云南省高等學校學生資助系統管理與應用研究

摘 要：國家新資助政策體系的建立，對高校家庭經濟困難學生的資助措施不斷完善，為做好學生資助工作，切實加強管理。云南省教育廳于2009年開發了云南省高等學校學生資助管理系統（以下簡稱“管理系統”）。筆者連續三年作為學校管理員操作該管理系統。總結經驗對管理系統的操作流程、操作重點難點、如何使管理系統填報工作有序、高效的開展、管理系統的現實意義等方面在本文中進行了論述。

關鍵詞：管理系統 操作流程 家庭經濟困難學生認定 獎學金 助學金

中圖分類號：G420 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）06（a）-0095-01

云南省高等學校學生資助管理系統主要目的是對高校家庭經濟困難學生電子檔案識別認定、建立、完善；獎學金（國家獎學金、國家勵志獎學金、省政府獎學金、省政府勵志獎學金）和助學金（國家一等助學金、國家二等助學金）的申請；資助資金的監管等業務領域實現學生信息采集、審核、上報、儲存、統計等管理環節的電子化和網絡化。從而加快學生信息化管理、提高資助管理的現代化水平和工作效率，是教育電子政務建設的重要內容。

1 管理系統的操作流程

操作流程有四個層次，分別為學生填報、班主任操作、輔導員操作及學校管理員操作。據時間節點的順序我們把管理系統的填報、審核、公示、上報分為以下幾個步驟。

（1）學生基本信息進入系統的步驟。

該步驟是一個從上之下的過程。首先學校管理員根據高校實際情況建立院、系用戶，例如學校有工商管理學院、城市學院、體育系等八個院、系。就建立八個用戶；之后由院系輔導員根據自己院、系的實際情況建立下設的行政班級；最后該行政班級的班主任導入該班學生的姓名、學號、性別、生源地等實際信息。

（2）學生完善信息及填報申請的步驟。

在班主任導入學生數據完畢后，學生可以根據學號為用戶名進入管理系統，根據系統指示完善個人信息和家庭信息。

（3）班主任審核學生申請的步驟。

班主任要根據學生提供的由生源地民政局出具的《家庭經濟困難證明》所反應的家庭經濟狀況、學生生活狀況掌握的信息、學生系統填報申請表由班級評定小組民主評議后在系統中核定貧困等級（家庭經濟非常困難、一般困難、困難、不困難）并在系統中公示三天，公示期內學生可以到系統查閱如有不符可以提出異議。如公示期內無異議，上報到院系級。

（4）院、系輔導員審核的步驟。

班主任上報學生申請后，有院系專門負責資助工作的輔導員進行審核，審核通過后上報到學校級。

（5）學校審核步驟。

學校管理員接院系級上報學生申請后，查核學生信息及申請表稱述理由無誤后，通過審核，并公示三天，公示期間學生、班主任、輔導員可以上系統查詢，如無異議，由學校管理員上報教育廳。

（6）家庭經濟困難學生建檔認定工作結束后，學生可以根據實際情況進入管理系統申請國家一、二等助學金；國家勵志、省政府勵志獎學金；國家獎學金、省政府獎學金。

2 操作過程中出現的重點、難點

（1）在班主任導入學生信息的過程中，一定要嚴格按照系統提示下載“標準樣表”，按表格要求填入學生相關信息之后導入系統，如表格內容順序不符會出現不能導入或導入錯亂的現象發生。

（2）學生在填寫貧困學生認定表過程中，“家庭人均收入”一欄所填寫的為家庭人均收入（即為家庭每月總收入×12÷家庭人口數）且需與前家庭成員信息中的相關信息相符。收入只是一個單量標準，還要結合該家庭是否受災、欠巨額債務、家庭成員是否有重大疾病等等因素綜合考慮來評定是否家庭經濟困難、貧困等級。

（3）班主任在審核學生提交的申請時注意三個方面：

①審核申請表時，請點擊“申請表查詢”先了解申請的學生數量后，在逐一進行審核。

②審核過程中，申請人數較多的班級，班主任應該對應紙質檔案認真點選貧困等級認定，如出現錯選、漏選應該第一時間與學校管理員取得聯系，由學校級進行刪除操作，請學生重新提交申請。

③在審核過程中，班主任需了解通過、不通過、駁回三個按鍵的實際意義。“駁回”是說明學生提交的申請出現誤差的情況，可以更改后再次提交。“不通過”則是說明學生實際情況不符合評選條件，一旦點擊該學生本年度不能申請該助學金或獎學金。

3 如何使管理系統填報工作有序、高效的開展

每年進行管理系統填報工作的時間為9月至10月，時間緊、任務重，如何按時、有效、準確的進行管理系統填報審核是此項工作的重點，根據三年的填報工作的經驗，提出以下幾點建議：

（1）由于管理系統的填報工作相關內容的學習、操作方法是由上而下的傳達的，其間會出現信息傳遞的弱化和失真。導致填報工作出現錯漏、反復、效率低下等現象出現。解決此問題有如下幾點：

①根據云南省助學貸款管理中心下發的文件精神及要求，結合學校實際，擬定通知，通知中寫明填寫要求、填寫的時間節點及應該注意的重點、難點。

②制定操作手冊及組織培訓。根據管理系統的填報流程，制定學生、班主任、輔導員及學校管理員操作手冊，明確各級在實際操作的過程中需要注意的事項。

③針對上一年次填報工作出錯較多、效率較低的院系進行調研，深入學生了解情況，追根溯源，提出改進方法。

（2）把系統填報工作作為考核輔導員、班主任工作的重要內容并作為提高責任心教育的重要突破口。

①就系統填報工作制定工作制度，設置出錯率表格，以數據的形式表現各二級院系填報工作的情況。

②在系統填報過程中，根據系統公平、公正、公開的原則具有一定的不可逆性。班主任、輔導員一旦出現審核上報錯誤，需要經過刪除錯誤信息、重新填報、重新審核、重新公示、重新上報等一系列復雜、漫長的過程才能校正錯誤。

4 云南省高等學校學生資助系統的現實意義

在填報工作涉及面較廣，需要協調配合才能完成工作，所以在學校內部，各層次群策群力、積極溝通、互相學習、班主任輔導員以老帶新共同完成工作，體現了集體主義精神。在潛移默化中增強了學校的凝聚力和向心力。

更重要的意義在于，管理系統加快信息流通，學生信息可以在幾秒鐘內同時傳達到相關人員，無任何中間環節。規范辦公流程，使各級管理員責任明確，權限分明，查有所依，杜絕推諉、扯皮現象。提高辦事效率有效協調學校內個層級的協同工作問題，實現高效協作辦公，能夠方便的隨時查看學生的基本信息和統計學生獲獎情況、各層級的工作進度情況，跟蹤監督，提高執行效率和力度。[3]

相信在不久的將來，隨著云南省高等學校學生資助系統進一步完善，學生的獎助評優工作可以向無紙化辦公邁進。

參考文獻

[1]云南省教育廳關于做好2010年度國家獎助學和省政府獎學金及相關工作的通知[Z].云教貸[2010]21號.

[2]郭宏遠，王恒福.淺淡輔導員工作責任心[Z].浙江交通職業技術學院.

[3]無紙化辦公[EB/OL].百度百科.