淺析電子管理在高校檔案中的應用

摘 要：隨著信息化程度的提高，建立高校電子檔案信息化已經成為高校事業發展的必然要求。針對高校檔案管理的現狀及存在問題，提出了對加快高效檔案信息化建設的幾點建議。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化

中圖分類號：G712 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）32-028-01

隨著經濟社會和科學技術的飛速發展，信息技術在高校檔案工作中得到了廣泛應用，傳統檔案管理“為保管而保管，重保管輕利用”的觀念已經無法適應現代信息社會飛速發展的需要，高校檔案管理已從檔案的實體化向數字化進行轉變，高校檔案管理的信息化也成為未來高校檔案事業發展的必然趨勢。

一、高校檔案管理信息化的必要性

1、高校的服務對象決定了高校檔案必須實現信息化管理

高等學校是以學生群體為服務對象的機構，因為高校的這種特殊性，每年都會有大量教職員工及學生的檔案數據變動，錄入或者遷出，加上學生就業、繼續深造等各種情況，檔案的變化便呈現出變動頻繁、數量大、跨區域調度等特點，而且在檔案的保存和維護上都需要耗費大量的人力、財力、耗時也較長。再者檔案的存儲也需要占用較大的空間，加上檔案的保存年限受限，極易造成信息的流失，所以高校檔案的這些特點決定了高校檔案必須實現信息化管理。

2、檔案管理信息化是高校快速發展的必然要求

傳統的檔案主要是一些紙質檔案、歷史照片、影音文件等，隨著計算機的廣泛應用，各種信息系統、視頻、電子文檔等等大量在高校普及應用，例如信息系統、學生的學籍管理系統、資產、財務管理系統等等。而這些系統數據、文件、電子文檔都是寶貴的數據資源，可以說，高校的發展離不開現代化的計算機。這些數據資源日后必然要作為檔案留存，對于學校今后的發展有著重要的作用和意義。

3、檔案管理信息化可以充分開發、利用檔案的價值

檔案留存的主要作用一方面是保存高校發展的歷史記錄，另一方面也是易被忽視的方面就是使它產生社會效益、經濟效益，為高校未來的發展服務。對于檔案數據，不應該只停留在事實的表面，而應該進一步挖掘檔案數據的潛在價值。

二、高校檔案管理信息化的現狀及存在問題

1、觀念落后，對檔案信息化的重要性認識不足

當前，高校教學和科研發展的要求越來來越高，高校檔案管理的信息化往往易被忽視。高校檔案管理僅停留在檔案保存的層面上，方便有需要的學生、老師來查閱，有時候也是為了應付上級部門的檢查。缺乏對檔案信息進行深層次的加工，也缺少創造檔案新價值的意識，檔案信息化發展在高校的教學科研快速發展過程中只是個附屬品。

2、不重視檔案人員的配備和培訓

信息化技術的普及和應用需要人們掌握新知識、新技術，檔案信息化管理工作，對檔案人員的業務素質要求也逐步提高。由于對檔案信息化工作的意識淡薄，學校通常會安排行政人員兼職管理檔案或者由一些年齡比較大、準備退休的人員來從事檔案管理工作。對于檔案信息化來說，這些兼職檔案人員往往對于檔案信息化建設的拓展力不從心，而年齡大的專職管理人員又不擅長使用計算機等現代化設備，從而制約了電子檔案信息開發利用所產生的作用。

3、電子信息化本身產生的不安全因素

近幾年，由于電子檔案信息處理手段的高效，普及很快，但電子檔案本身也存在著一系列問題。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中所產生的登記性誤差，電子檔案由于喪失了手寫漢字的特征性，是可以被原樣復制的，甚至被篡改后根本不留痕跡等等；同時網絡的存在導致可以遠距離調用信息，還存在著信息可以被修改、被盜用等風險。

三、加強高校檔案管理信息化的幾點建議

加強高校檔案信息化管理，一方面是硬件的建設，即信息化涉及到的設備、網絡等基礎設施的建設；另一方面是軟件的加強，即檔案人員隊伍的加強，筆者主要提出以下幾點建議。

1、加強領導對檔案管理信息化工作的重視

檔案信息化工作的順利開展，需要大量資金的投入和優秀人員的配備，這就需要高校領導的重視和支持，更需要加強檔案信息化工作的宣傳力度，讓大家充分了解檔案信息化的內容、產生的價值，使檔案信息化工作不僅僅只得到高校領導的重視，更能得到各個職能部門的配合，從而形成檔案信息化工作的良好氛圍。

2、加強高校檔案信息化人才隊伍建設

信息化條件下，檔案管理人員不僅要掌握圖書情報、檔案學的專業知識，還要掌握計算機、網絡等技術知識，一個好的檔案管理者主要取決于檔案管理者自身的業務素養，如信息的獲取、分析、鑒別能力。這就要求高校部門要加強檔案人員的培訓，通過繼續教育、定期參加檔案相關的業務培訓班、研討會等方式，不斷提高檔案管理人員的業務水平，使他們成為既精通現代化技術又懂業務的復合型人才。

3、加強檔案信息化的硬件建設

配備檔案管理所需的計算機設備和信息采集設備，再根據實際工作需要配備相應的檔案管理軟件，盡快建立和完善網絡管理系統，并與互聯網及校園網接軌，加快高校檔案目錄集及全文數據庫的建設。通過互聯網、校園網和檔案館網頁等渠道，實現檔案管理自動化信息的及時更新及信息資料的共享，提高檔案的利用率。

4、提高信息化管理的安全保障水平

安全管理既沒有現成的解決方案，也沒有固定模式，更不能認為靠采購一些安全產品、提高一些技術手段就能解決問題，安全技術必須和相關的管理制度、法制體系、監管手段和人才保證等結合，才能發揮效果。

總之，高校檔案管理越早實現信息化，對學校的發展越有利。因此，高校應當盡快加強檔案信息化軟硬件的建設，早日實現檔案的信息化管理，通過共享的檔案信息資料，提高優質的檔案信息檢索與查詢，為檔案利用提供高效的服務。

參考文獻：

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