探討高校教學(xué)秘書的素質(zhì)要求及提高途徑

摘 要 高校教務(wù)秘書是高校教學(xué)工作的服務(wù)者，管理者，教學(xué)秘書隊(duì)伍的素質(zhì)高低直接影響高校教學(xué)工作質(zhì)量及管理水平。探討高校教務(wù)秘書的素質(zhì)要求及提高途徑具有重要意義。教務(wù)秘書的素質(zhì)提高成為高校教務(wù)管理面臨的困境之一。筆者通過對(duì)素質(zhì)內(nèi)涵的探析理解，探討高校教務(wù)秘書的素質(zhì)要求，并提出提高素質(zhì)途徑的建議，教務(wù)秘書的素質(zhì)提高很大程度取決于高校管理環(huán)境。

關(guān)鍵詞 高校管理 教學(xué)秘書 素質(zhì) 提高途徑

中圖分類號(hào)：G451 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 素質(zhì)的內(nèi)涵

《辭海》對(duì)“素質(zhì)”一詞的定義為：①人的生理上的原來的特點(diǎn)；②事物本來的性質(zhì)；③完成某種活動(dòng)所必需的基本條件。高校教務(wù)秘書作為高校教學(xué)管理的重要組成部分，在教學(xué)管理扮演著服務(wù)者，管理者角色，面對(duì)著焦慮，隊(duì)伍不穩(wěn)定等因素，更需要一定的素質(zhì)，才能有效履行教務(wù)管理的職責(zé)，發(fā)揮作用，促進(jìn)高校教學(xué)質(zhì)量的提高及教學(xué)管理的和諧運(yùn)作。

素質(zhì)的分類：三類素質(zhì)是指自然素質(zhì)，心理素質(zhì)和社會(huì)素質(zhì)。八種素質(zhì)是指政治素質(zhì)，思想素質(zhì)， 道德素質(zhì)，業(yè)務(wù)素質(zhì)，審美素質(zhì)，勞技素質(zhì)，身體素質(zhì)，心理素質(zhì)。綜合幾項(xiàng)素質(zhì)分類，對(duì)于高校教學(xué)秘書來說，應(yīng)具有責(zé)任意識(shí)，管理意識(shí)，人文意識(shí)，創(chuàng)新協(xié)作意識(shí)的素質(zhì)內(nèi)涵。以政治思想的高度重視為基礎(chǔ)，職業(yè)道德素質(zhì)及業(yè)務(wù)勞技素質(zhì)為主要載體，完善心理身體素質(zhì)，能夠完成崗位職責(zé)，創(chuàng)新高效地處理教學(xué)管理事務(wù)，協(xié)調(diào)各職能部門，服務(wù)于師生，提高教務(wù)管理質(zhì)量。

2 高校教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

具有責(zé)任意識(shí)，管理意識(shí)，人文意識(shí)，創(chuàng)新協(xié)作意識(shí)應(yīng)作為高校教學(xué)秘書的整體素質(zhì)要求的重點(diǎn)，高于技能等素質(zhì)的存在。在多數(shù)人認(rèn)為教學(xué)管理的簡(jiǎn)單操作容易完成的情況下，對(duì)高校教學(xué)秘書的素質(zhì)要求具體應(yīng)體現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，強(qiáng)化責(zé)任感，提高責(zé)任意識(shí)。有良好的政治思想素質(zhì)，能夠把握時(shí)代的脈搏，關(guān)注教學(xué)改革，堅(jiān)定樹立管理理念，把教學(xué)管理作為工作的本職責(zé)任。第二，以人為本管理，加強(qiáng)管理意識(shí)。教學(xué)秘書的工作不簡(jiǎn)單地理解為對(duì)資料的處理，包括教學(xué)工作的安排及學(xué)生學(xué)籍，教師事務(wù)等各項(xiàng)管理，工作中應(yīng)更尊重學(xué)生，尊重老師，促進(jìn)溝通。第三，保持健康向上的身心狀態(tài)，重視人文意識(shí)。教學(xué)工作中肯定個(gè)人品格及才能，保持樂觀向上的工作態(tài)度，有效地管理情緒，提高工作的主動(dòng)性參與性，努力實(shí)現(xiàn)人本價(jià)值。第四，堅(jiān)持學(xué)習(xí)，具有創(chuàng)新協(xié)作意識(shí)。教務(wù)工作不是一成不變的，需要不斷更新學(xué)習(xí)，走出資料堆，以更有效的管理方式處理繁復(fù)的教務(wù)工作，如創(chuàng)新使用辦公軟件等。爭(zhēng)取合作交流機(jī)會(huì)，團(tuán)結(jié)協(xié)作能提高工作效率。

3 高校教學(xué)秘書提高素質(zhì)面臨的困境及選擇

一般來說，許多人都是抱著工作激情投身職業(yè)，希望在工作中獲得認(rèn)可及自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與對(duì)自我期待的滿足。從高校教學(xué)秘書本身來看，努力提高自身素質(zhì)的同時(shí)會(huì)遇到這樣的困惑。在近年高校擴(kuò)招的形勢(shì)下，大眾化教育強(qiáng)化，高校教務(wù)秘書的工作強(qiáng)度也隨之加大，工作能力要求更高，教學(xué)秘書不單是“辦事員”角色，不是簡(jiǎn)單執(zhí)行政策、上傳下達(dá)的“傳聲筒”，而應(yīng)是協(xié)調(diào)管理教學(xué)工作，起到教學(xué)管理參謀作用的得力助手。但高校教學(xué)環(huán)境給予教學(xué)秘書教學(xué)管理的參與度不夠，認(rèn)可度不高，影響了教學(xué)秘書自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和自我期待的滿足。

3.1 管理與疲于應(yīng)付

作為新時(shí)期的高校秘書管理應(yīng)具有一定的管理理念，主動(dòng)參與教學(xué)管理，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，有效提高教學(xué)管理質(zhì)量。但由于擴(kuò)招形勢(shì)強(qiáng)化，高校教學(xué)秘書人員配備不足，每位教學(xué)秘書工作量激增，一旦工作扎堆，形成工作量爆炸，教學(xué)秘書只能應(yīng)付工作而無暇思考管理方法，長(zhǎng)期如此更會(huì)降低工作效率，使之處于疲于應(yīng)付狀態(tài)。

3.2 責(zé)任感與消極怠工

高校教學(xué)秘書作為高校教學(xué)運(yùn)作的任務(wù)承載者，政策執(zhí)行，服務(wù)師生的管理者，對(duì)管理工作應(yīng)具有高度責(zé)任感，肩負(fù)著教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)正常的工作使命。但教學(xué)工作的細(xì)化和瑣碎，如成績(jī)管理，考試安排等，高度的責(zé)任感在一定程度使教學(xué)秘書處于高度緊張狀態(tài)，為避免教學(xué)事故也常常處于焦慮中。如此無形的精神壓力，產(chǎn)生一定的負(fù)面效應(yīng)。加上教務(wù)工作的繁雜，工作辛苦而得不到認(rèn)可和理解，責(zé)任重卻受忽視，“付出”與“回報(bào)”不對(duì)等，久而久之，工作疲倦，積極性下降，容易消極怠工。

3.3 以人為本與機(jī)械作業(yè)

長(zhǎng)期以來，教務(wù)秘書一職被認(rèn)為只需簡(jiǎn)單操作，機(jī)械作業(yè)的工作崗位，是多數(shù)人能勝任的工作崗位，對(duì)教學(xué)秘書要求停留在整理試卷，安排考試，停調(diào)課等常規(guī)工作，忽略了教學(xué)秘書服務(wù)于教師與學(xué)生，協(xié)助于職能部門和本部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理的職責(zé)，教務(wù)秘書與師生領(lǐng)導(dǎo)均有密切的溝通要求，和諧共處，協(xié)調(diào)管理，是高校教學(xué)秘書的必備素質(zhì)。高校教學(xué)秘書應(yīng)以人為本，但長(zhǎng)期的工作狀態(tài)在一定的工作環(huán)境中形成機(jī)械作業(yè)的工作流程。

3.4 創(chuàng)新學(xué)習(xí)與被動(dòng)接受

創(chuàng)新學(xué)習(xí)與工作，必要的崗位技能培訓(xùn)和適時(shí)的進(jìn)修，能使教務(wù)秘書接觸工作時(shí)少走彎路。教學(xué)秘書在工作也應(yīng)及時(shí)學(xué)習(xí)創(chuàng)新工作，如培養(yǎng)學(xué)生管理隊(duì)伍協(xié)助等。但實(shí)際中教務(wù)秘書上崗培訓(xùn)或存在于教務(wù)秘書之間的口頭交流，很多新同事對(duì)教學(xué)秘書工作一知半解，只能在以后的工作中慢慢摸索，對(duì)教務(wù)系統(tǒng)的使用也是被動(dòng)地接受常用的功能，基于對(duì)系統(tǒng)的不了解也不敢嘗試操作。這樣簡(jiǎn)單地傳承固有的工作模式難免不能與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢(shì)的工作難度，強(qiáng)度。

4 提高高校教學(xué)秘書素質(zhì)的途徑

第一，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，明確崗位職責(zé)的分工，完善教務(wù)管理制度和拓寬教學(xué)秘書的發(fā)展空間，使得教師的工作責(zé)任感及成就感統(tǒng)一。如我院在教務(wù)工作中以條塊工作結(jié)合模式進(jìn)行教務(wù)管理，暫時(shí)緩解人員配備不足的窘境。第二，創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，營(yíng)造和諧寬松的工作氛圍。高校管理環(huán)境的優(yōu)化體現(xiàn)在工作中提倡人文關(guān)懷，具體在教學(xué)管理方面，應(yīng)重視教學(xué)秘書在教學(xué)工作中的作用，提升對(duì)教務(wù)秘書教學(xué)工作的認(rèn)可度，尊重教學(xué)秘書的勞動(dòng)成果。教學(xué)秘書不是只會(huì)裝訂試卷，安排考試及課程的“人機(jī)交互”工具，需得到更多的認(rèn)可和尊重，同時(shí)也要求教學(xué)秘書主動(dòng)調(diào)整個(gè)人與人的關(guān)系，在工作中充分尊重學(xué)生，溝通領(lǐng)導(dǎo)與教師。第三，引進(jìn)信息化系統(tǒng)并及時(shí)做培訓(xùn)，全面普及系統(tǒng)，解放教學(xué)秘書的工作力，減輕其工作壓力。創(chuàng)設(shè)合作交流機(jī)會(huì)，發(fā)揮教學(xué)秘書主觀能動(dòng)性，加強(qiáng)教務(wù)秘書管理的參與度，使得教務(wù)秘書融入管理，能夠管理，有效管理。如此教學(xué)秘書能夠提高素質(zhì)，發(fā)揮實(shí)際作用，在自我實(shí)現(xiàn)上得到滿足。

參考文獻(xiàn)

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