高校新建檔案館的建設與管理

摘 要 檔案館的建立意味著檔案工作在高校不再是一個附屬性工作，作為重要的領導決策咨詢機構，高校檔案工作在依法治校和科學決策上將發揮越來越重要的作用。新建檔案館規劃與建設的科學性直接關系到高校未來檔案館工作的效率和質量，本文對高校新建檔案館工作中所涉及的檔案館建設目標與定位、檔案資源現代化與整合、檔案服務模式等方面的思考與實踐進行了初步總結，擬為涉及同類工作的同行提供參考。

關鍵詞 高校檔案館建設 定位 檔案資源 檔案服務

中圖分類號：G48 文獻標識碼：A

高校檔案是記錄學校辦學歷史、教育教學管理與精神文化活動的憑證材料的統稱，是高校發展進程和歷史沿革的見證，在確立高校辦學發展方向、提升高校社會影響力以及提升學校的品牌建設等方面具有重要作用。同時，隨著我國民主政治的進一步深入，社會管理法制化和高校管理規范化成為高校適應時代發展的需要，高校檔案館作為高校發展與管理過程中主要管理活動原始材料的保管與保護機構，在依法治校與治學等學校管理活動發揮著越來越重要的咨詢與決策作用，因此加強高校檔案管理工作建設是推進高校管理工作科學化、法制化和規劃化的必要舉措之一。在檔案室基礎上建立高校檔案館意味著學校對檔案管理工作提出了更高更新的要求，因而新建檔案館在場館建設要求、資源管理范圍、服務模式等均與先前的檔案室比較有較大的擴展與提高，因此對高校新建檔案館建設中的一些問題進行研究與探討對同類院校檔案工作具有重要的指導意義。

基于數字技術、新材料技術、新型防護技術等高新技術的現代科技背景，檔案形態與檔案服務模式均在不斷的發生著變化。數字化檔案、新型檔案載體、新型檔案防護技術等新型檔案技術的出現意味著在檔案館的建設中應注重創新和不斷創新。另外，要建設好高校檔案館，必須有長遠、明確的建設目標定位，因為高校檔案館建設內容和標準與其目標定位密切相關，如庫房建設，資源管理，開發利用等莫不如是。隨著高校去行政化的加強，高校檔案館將不再是學校黨政機關的附屬部門，而是為全校各項工作乃至為全社會服務的科學文化事業機構，與文書檔案室已形成明顯的區別，因此高校檔案館的新建不能簡單理解為場館面積和管理人員職數由小變大的量變過程，而是在目標定位，資源體系建設，檔案綜合開發利用與服務等全方位提升的質變過程。

1 高校檔案館的定位與建設目標

一般而言，任何一個機構在建立與建設之時，首先應該確立其機構定位和管理建設目標才能正確規劃與實施。高校檔案館主要為本校領導決策機構、業務管理部門和全校教職員工提供政策依據咨詢與法律文件憑證查詢，因此應充分給予檔案館獨立思考與工作的外部環境，從而保障檔案館出具的任何查詢資料和信息都有精確性和真實性保障。在級別規劃中，新建高校檔案館的機構設置級別不得低于其他業務處室，以減少行政因素對檔案工作的不良影響，使學校決策機構能獲得準確、原始、完整的決策依據資料。作為高校的決策咨詢與服務機構的定位決定了高校在新建檔案館時必須對其建設給予高度重視，一方面高校檔案館的建立需要腳踏實地，因校制宜，不能盲目照搬其他機構或機關檔案館的建設方案和方法，另一方面必須進行合理規劃與仔細研究，不能只是在檔案室基礎上簡單提升，而應在正確認識高校檔案館的屬性、管理與使用功能以及未來檔案館的發展方向和發展理念等的基礎上對檔案館的建設與發展進行合理定位，才能循序漸進， 充分發揮檔案館在學校辦學與管理中的決策咨詢作用。也就是說，高校檔案館的建立與建設必須結合學校實際需要和未來發展需要確立學校檔案館建設的近期和遠期目標。

2 檔案館庫房和資源的建設與管理

檔案館為一個實體性的服務機構，一般都具備一定面積的檔案庫房等建筑設施條件和經過編類的各種紙質、數字以及實物形態的文件或物件等組成的硬件設施與檔案資源。檔案庫房與檔案資源建設屬于檔案館的硬件建設內容，其庫房規模與資源體系情況決定著檔案館資源的價值儲量和開發利用潛力，庫房與資源建設規劃的科學性與合理性對高校檔案館的開發利用潛力和未來發展具有決定意義。因此新建檔案館在建設規劃時應通過實地調研、考察交流以及資料收集等方式了解新時期檔案館場館建設與檔案資源建設內容的新特點和新要求，依據學校實際需要和未來發展需要制定符合本校實際的庫房與檔案資源建設目標。首先，在庫房建設規劃中應主要考慮高校本身實際校情，選擇符合檔案保管要求的建筑位置或樓層作為檔案庫房的建設場地，選址的正確性對檔案物件的保藏以及利用的便利性均有很大的影響，這一點應為學校領導所重視。其次，檔案館資源建設上要緊跟現代各種新型檔案管理技術和管理信息化的最新要求，著力加強檔案管理信息化、數字化和網絡化的規劃與設計，以適應現代社會管理的時代需要。

3 檔案管理與開發利用模式創新

高校檔案館的功能是為學校領導決策層提供精確的政策依據、正確出具校內外需要的各類檔案憑證，為重要的決策服務部門。要使新建檔案館的檔案資源能夠發揮最大的社會價值，為學校管理和學校發展提供準確、及時的檔案查詢服務，創新檔案管理工作模式和提升檔案工作人員業務能力是非常必要的，也是保障檔案利用能力不斷提升的前提條件，否則，再好的庫房和再多的資源只能是一堆廢紙。

基于原有高校檔案室的檔案服務大多基于“接待應對”模式，屬于被動性質的工作心態，可能與高校本身對檔案工作的重視不夠有關，也和檔案從業人員對檔案工作的重要性認識不足有關，因此高校在新建檔案館后應該在檔案服務與管理模式上加強創新研究，結合本校檔案管理現狀，探索研究檔案管理工作新模式，加強檔案館的軟件建設。一般來說應從兩個方面著手，首先是制度建設，科學合理的工作管理制度是管理與服務機構規范化實施管理與服務職能的保障。檔案管理制度中應充分體現檔案服務標準中的“準確、及時、完整”等基本要求，要建立查檔責任制度，從而保證檔案服務工作的可靠性與權威性。其次是要對檔案從業人員的業務能力與職業素養要加大提升與培訓，可以通過人才引進、對口交流，專業培訓，業務進修等多種途徑和模式逐步提高高校檔案隊伍的專業素養，有計劃、有目的的培養一支專業知識過硬，職業修養高的檔案管理隊伍。

表面上看來，高校檔案工作不是學校管理工作的主流，很容易被單位領導忽視。但是在學校領導決策與咨詢中卻默默扮演著相當重要的作用，檔案服務工作的嚴謹與細致很多時候影響著學校重要決策的效率和決策結果的科學性。高校建立檔案館從一個方面說明學校領導層對檔案管理工作給予了應有的重視和地位，因此高校在新建檔案館的建設規劃中應該充分理解檔案工作在高校管理工作中的地位與責任，在機構定位、建設目標、場館與資源建設、檔案管理制度建設以及服務模式等方面進行深入研究與規劃，使新建檔案館能夠在高校未來各項事業的發展中提供科學準確的檔案情報與管理決策信息。

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