淺談新時期高校檔案信息化建設

摘 要：檔案事業“十二五”規劃對檔案信息化建設提出了新的要求，高校檔案信息化發展需求日益迫切。本文圍繞新時期高校檔案信息化建設的目標、主要內容、實施條件等方面展開探討，針對目前高校在檔案信息化建設方面的問題進行了分析。

關鍵詞：新時期 高校 檔案 信息化建設

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）09（a）-0215-01

檔案信息化管理是檔案工作不斷滿足社會信息化發展的一種必然的趨勢，有助于全面提升檔案工作。檔案信息化建設可以將檔案信息資源合理配置、科學管理，以滿足社會各方面對檔案信息的需要。高校檔案信息化是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程，是檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。

1 高校檔案信息化建設的主要內容

1.1 基礎設施建設

檔案信息化的建設是否成功的關鍵要看檔案信息基礎設施的建設，這是檔案信息化整體水平的一個重要體現，只有做好了檔案信息基礎設施建設，才能不斷的推進檔案信息化建設的穩步、健康、高效的發展。檔案信息基礎建設主要包括以下幾個方面的內容：數據庫管理系統、計算機、服務器、交換機、路由器、存儲器、操作系統、信息安全系統等網絡系統及其檔案數字化設備。對于檔案信息化基礎設施建設的整體規劃則包括了以下幾個方面的內容：檔案信息化的整個硬件平臺和網絡，信息化建設的基礎在網絡，關鍵在軟件。

1.2 檔案資源建設

1.2.1 遵守規范標準

檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。實行統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化。對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，以國家《電子文件歸檔與管理規范》等相關規定為依據，實現網絡環境下的電子文件的接收、歸檔、管理和利用。

1.2.2 檔案數字化建設

檔案信息數字化是指為了使紙質檔案、音像檔案等以傳統載體形式承載的檔案信息能夠通過計算機進行管理的提供利用，而利用高速掃描技術、數據壓縮技術等信息處理手段，將其進行轉換處理，形成數字信息，并以數字代碼方式存儲。檔案資源數字化是檔案信息資源建設的一個重要方面，也是檔案信息化建設迫切性所在。目前，大量電子文件的產生推動了檔案信息化建設，檔案現代化管理，其重點應放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產生的、屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實實現與辦公自動化的有效接軌，及時接收各歸檔單位新產生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務。實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化。

1.3 檔案信息數據庫建設

檔案信息數據庫是在計算機存儲設備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關聯的檔案信息數據的集合。這些數據包括檔案題名、責任者、分類號、主題詞、內容摘要等，還包括全文、圖像、聲音、影像等。從長遠看，檔案信息數據庫建設的發展就是檔案信息化建設的推進，其間涉及數字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲、保管、保護，檢索、傳遞、利用、統計、銷毀等全過程。加強數據庫的建設主要做好以下三個方面的內容：第一，要加強文件目錄數據庫的建設；第二，要做好對重要檔案的數字化建設，不斷的建設出高質量、高水平的全文信息數據庫；第三，要做好所有館藏檔案全部數字化。要明確數據庫建設目的是為了檢索、建立檔案信息管理系統的需要。

1.4 服務體系建設

檔案信息服務體系建設是檔案信息化的服務方向。通過建立檔案信息共享通道和服務平臺，不斷的拓展檔案信息服務社會的渠道方式，不斷的減少“信息孤島”、不斷的強化檔案信息的資源共享機制，另外對于檔案信息資源的開發及其利用要不斷的更新，并且還要加快速度，不斷的建立出高效、優質、快捷的一種新型的檔案服務體系。另外，強化檔案信息網絡的建設，首先要實現檔案工作的自動化，通過各個方面實行計算機的有效的管理、控制，可以通過計算機軟件系統來實現計算機的有效的管理和控制，使用軟件系統來收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、利用、編研等。建立以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的檔案管理系統。同時，加強檔案網站建設。檔案網站是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯系社會的重要窗口，是新時期檔案利用者實現檔案信息快捷利用的有效渠道。

1.5 安全體系建設

對于檔案信息安全體系建設在檔案工作中，是一項重要的內容，決定了檔案事業中各項工作是否能順利的進行。因此，對于檔案信息安全不能忽視，視其與檔案實體安全一樣重要，并且要采取相應的措施來保證檔案信息的安全，保證數字檔案及其電子文件的內容的真實性、長久性和有效性。具有通過以下兩個措施來確保檔案信息安全：一是采取切實有效的技術手段和管理措施，確保檔案信息存儲安全；二是內部局域網要與外網實行物理隔離，設置訪問權限，確保檔案信息利用安全。

2 高校檔案信息化建設實施的重要條件

2.1 經費保障

將檔案信息化建設作為檔案管理重要任務，進行專項落實。學校相關部門齊抓共管，共同推進。要積極爭取學校財務預算，確定一定的比例投入檔案信息化建設，確保此項工作健康、穩定、持續的發展。充分認識到檔案館信息化建設的重要性和緊迫性，加大經費投入，以保障信息化建設順利進行。

2.2 人才配備

錢學森說過：“現代圖書館、檔案館、情報單位的工作人員應該是信息專家或信息工程師，是信息系統的建設者，也是信息使用者的向導和顧問。”檔案信息化建設而言，對于人才也提出了更高的要求，要不斷的選拔和培養出不僅具備精通的檔案管理能力，同時，還要求要熟悉掌握關于本單位的相關業務的流程；不僅要求熟悉掌握基本的計算機的管理知識，同時，還要能夠準確的提供軟件開發的需求，另外信息化建設的復合型人才還要具有能與計算機專業人員能熟練溝通的能力，同時還具備豐富的實踐經驗，以及較強的事業心和責任感的檔案管理人才。

在高校檔案信息化建設中的人才隊伍建設的過程中，我們必須不斷的優化結構，以便于日后能為檔案工作提供強有力的人才保障，并始終做到以人為本，把提高人才隊伍素質作為首要任務去完成。

3 結語

綜上所述，檔案信息化建設具有長期、全面和具體的特點，而在當下，我國高校在檔案信息化建設方面普遍面臨著困難和挑戰，任重而道遠。作為新時期的檔案工作者，必須與時俱進，迎接挑戰，積極探索新思路新方法，開創檔案工作新局面，更好地適應社會和時代發展的需要，更好地服務于社會。

參考文獻

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