談新時期高校院系圖書資料室的建設

[摘要]高校院系圖書資料室是圖書館的補充和延伸，本文分析了目前我國高校院系資料室建設的現狀和存在問題，提出了新時期院系資料室的發展方向和改進措施。

[關鍵詞]圖書館；院系資料室；分館；建設

[中圖分類號]G258.6[文獻標識碼] A

隨著信息化網絡化的日益普及，也使我國高校圖書館事業得到迅猛發展，成為名副其實的學校文獻信息資源中心。但作為文獻中心重要組成部分的院系圖書資料室，卻發展相對比較緩慢，長期以來，二級院系圖書資料室呈現出分散型的管理體制，管理水平和服務手段落后，滿足不了信息時代環境下廣大師生對資源利用的需求。因此，如何利用好其圖書資料的針對性和專業性，為全校師生的教學和科研工作提供深層次的服務，充分發揮其作為學校圖書館的延伸和補充作用是新時期院系資料室建設亟待解決的一個問題。

1高校院系資料室的功能特點

學校圖書館的服務對象是全校的廣大師生，是全校信息資源中心的主體；院系資料室的服務對象主要是本院系的教師、研究生及本科生，能夠最快捷地將文獻資源提供給他們，在院系的教學科研工作中發揮著重要的作用，是學校文獻信息中心的重要組成部分。從文獻資源的內容來看，圖書館雖然整體上藏書豐富，內容涵蓋全校所有專業，但是對于專業書籍的收藏卻不足，滿足不了各院系專業信息的需求；院系資料室側重于收集相關學科的專業文獻，包括相關專業的會議資料、雜志、音像制品、碩博論文等，充分體現了圖書資料室所收藏資料專、精、深的特點，這些都是圖書館所不具備的。與此同時，院系資料室管理者能更直接了解到本院系教師、學生的信息需求，更熟悉所在院系各專業教學、科研以及相應專業的藏書現狀，因此能快速準確，有的放矢地收集到突出本專業特征的信息。所以說圖書館和院系資料室在功能上各持其責，在特色上各不相同，兩者相輔相成，是一個統一的有機體[1]。

2院系圖書資料室的現狀和存在問題

2.1管理體制不健全

目前，大多數院系資料室都存在兩級管理的體制，在行政和人事上的管理權歸屬于各個院系，業務上由學校圖書館進行協調指導。但在實際工作中往往造成圖書館疏于對院系資料室的指導，相關院系領導對于圖書資料室的業務工作又不太熟悉，出現兩者都不管的局面，導致圖書資料室發展緩慢。學校圖書館和院系資料室的建設缺乏統一的統籌規劃，重復訂購圖書期刊嚴重存在，造成了相當大的資源浪費。

2.2管理人員素質有待提高

受高等院校用人機制的限制，高校一般會把一些學歷層次普遍偏低的人員安排到圖書資料室工作，這部分人員不但缺乏專業的學科背景，也缺乏專業的圖書情報知識，缺乏知識的管理、鑒別、研究能力，服務意識比較淡薄，不能開展深層次的服務。此外，還有一部分圖書資料室沒有配備專職的管理員，而由院系的一些行政人員兼職管理，這些人員大都身兼數職，多重的身份使得資料員難以保障圖書資料室的正常開放，導致資料室的實際開放時間縮水，降低了院系資料室的使用效率。

2.3信息資源利用不能滿足需求

隨著科學技術不斷發展，學科之間的交叉越來越多，也誕生出了一些新的邊緣學科，因此，各學科的交叉發展使得本院系資料室的信息資源已遠遠不能滿足日常教學和科研的需求，轉而需要尋求外院系圖書資料室的信息資源服務。但院系資料室一般只對本院系的師生開放，這樣就造成了外院系的師生不能共享其信息資源服務，這些資源雖然被閑置，但真正的需要者又無法利用，形成了資源閑置和資源短缺并存的局面，給讀者利用文獻帶來諸多不便。

2.4管理手段落后

目前相當多的高校院系圖書資料室對文獻的管理仍處于手工操作階段，圖書資料的采購、分類、編目等都是手工操作，有的圖書資料室甚至連編目都沒有，文獻資源只是簡單地陳列在書架上，造成查找資源很困難。即便有些院系采用計算機管理，但也僅局限于圖書的登記、編目、統計等基本管理上，沒有采用全校統一的圖書自動化管理系統，沒有和學校圖書館以及其他院系資料室聯網，導致資源不能共享，資源利用率低下。

3新時期高校院系圖書資料室建設對策

為了充分發揮高校院系資料室應有的功能和作用，我們應注意從如下幾個方面的工作入手：

3.1嘗試把院系資料室改建為二級學院分館

為了促進學校圖書館與院系資料室的協調發展，可以把院系資料室作為圖書館的分館來加強建設，業務上直接歸圖書館管理；各二級學院要明確一位副院長分管分館工作，并指定專人具體負責。遵循“協調共建、分散收藏、規范管理、資源共享”的原則，由學校圖書館負責各二級院系分館建設的有關問題，加強二級院系分館與學校圖書館之間的協調，避免與圖書館重復收藏。學校圖書館以綜合性圖書為主，二級學院分館以專業書籍為主；主館以面向全校、面向社會為主，分館以面向本單位師生員工為主。主館和分館均應實現通借通還、資源共享的目標；按照與二級學院就近分配的原則，由學校統一分配場地給二級學院作為分館使用。

3.2加強資料室圖書館文獻資源建設

目前，無論是對于高校圖書館還是院系資料室，其經費都十分緊張的，因此就要構建由學校圖書館統籌安排經費，合理配置資源的管理系統。院系資料室所購圖書資料必須和學院專業緊密相關，在購買之前，學校圖書館應組織人員審查院系資料室已購文獻的品種與數量，并比對學校圖書館和其他院系資料室的數據，確定新購圖書資料的清單，要把有限的經費花在刀刃上，避免重復就購買；此外，圖書資料室不僅要系統收藏專業文獻資料，而且還要收集參考價值較高和不易獲取的內部文獻資料。總之，一切要圍繞專業建設和重點學科建設的要求，提高收藏圖書資料的數量和質量，形成院系圖書資料室的藏書特色。

3.3加強軟硬件建設，構建信息資源共享平臺

為了提高院系資料室的管理水平，促進文獻的共享共建，院系資料室和學校圖書館應使用同一圖書自動化管理系統，以校園網為依托，建立一個以圖書館為主體，各個院系資料室為分支，涵蓋全校各個學科和專業的文獻信息保障體系。院系資料室要在圖書館的業務指導下，統一分類編目規范，使個各院系書目數據進入學校圖書館總書目數據庫；通過建立公共查詢系統和規范化的電子書目數據庫，在全校范圍內實現校圖書館文獻信息資料和各院系文獻信息資料的共享共建。這樣，圖書館與各院系資料室之間就形成一個看似分離、實則緊密的文獻實體，把分散在各院系的資料室連接成一個互相協助、互相開放、密切聯系、聯機檢索、資源共享的多功能、全方位多層次服務的有機文獻情報網絡系統[2]。讀者通過校園網任何一個網絡終端，都能查到所需文獻的館藏，及時、快速地索取所需資料。

3.4充分發揮自身優勢，提供專業化服務

院系資料室的服務對象主要是本院系的專業教師和學生，相對于學校圖書館，院系資料室的專業性更突出。正如一些研究者所言，高校院系資料室的優勢之一是其專業化：“其功能的基本定位是緊扣本院系學科建設和專業建設，為教師承擔的專業教學、研究課題和撰寫學術論文以及為學生的專業學習和論文寫作提供有關文獻情報服務，具有很強的學科內涵和專業個性”。[3]因此，除了收藏專業性的國內外文獻資料，還要圍繞學科建設開展深層次的服務。

3.5努力提高院系資料室管理人員業務素質

院系圖書資料室的管理員是溝通廣大教師與科研人員和資料室文獻的紐帶和橋梁，因此，要不斷加強圖書管理員業務素質的提高，提高服務水平。除了引進高學歷的專業技術人才之外，在現有條件下，加強現有人員業務水平培訓也是非常有效的手段。首先要使在職人員主觀上能夠認識到這一問題的必要性，使其有持續不斷的動力主動學習相關業務知識，其次，要定期的組織院系圖書管理員參加相關業務培訓，包括圖書自動化系統操作、書刊編目、文獻檢索、參考咨詢等方面，不斷提高他們的業務水平。

總之，在高等教育信息化浪潮中，各高校要高度重視院系圖書資料室的建設工作，要利用現代化的計算機技術、網絡技術建立校內信息資源共享系統，把高校圖書館和院系圖書資料室緊緊地聯系在一起，使它們之間既相互合作又合理分工，且各具特色；充分發揮院系資料室的專業化優勢，為重點學科建設提供深層次服務，不斷促進高校圖書館事業的蓬勃發展。

參考文獻：

[1]邵云香.高校合并后院（系）資料室存在的價值及其建設[J].現代情報，2003（03）.

[2]鐘立平.關于高校院（系）資料室建設的探討[J].四川教育學院學報，2009（04）.

[3]王瓊.高校院（系）資料室的個性化走向[J].圖書館學研究，2005（4）.

作者簡介：付光宇（1979-），男，碩士，館員，研究方向：信息資源管理。