新時期加快檔案信息化建設的思考

[摘要]隨著信息化的發展，檔案管理信息化已成為社會信息化發展的必然選擇，新時期如何加快檔案信息化建設已成為當前檔案工作者面臨的新課題。

[關鍵詞]檔案管理；信息化建設

[中圖分類號]F23[文獻標識碼] A

新時期信息技術迅速發展，人類社會正在從工業社會向信息社會邁進，隨著信息化的發展，信息在社會生活中發揮著前所未有的作用，傳統的檔案管理模式已不能適應當前檔案管理工作的需要，檔案管理信息化是全面提升檔案工作服務社會能力的必然選擇，是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求。

1檔案管理信息化建設的主要內容

1.1檔案信息化科學內涵：檔案信息化，就是把現代信息技術應用到檔案管理工作中，對實體檔案資源按照信息化的方法進行收集、整理、開發、管理和利用，為公眾提供數字化的檔案資源，實現檔案管理模式由面向實體檔案保管為重點轉向以數字化檔案和提供社會服務為重點的轉變過程。具體來說就是通過各種數據庫及信息網絡，把文字、圖紙、聲像、實物等檔案信息存儲在光盤、磁盤、硬盤、磁帶等數字化載體中，利用現代化網絡和電子終端設備達到檔案信息資源的有效利用和共享，為用戶使用檔案信息提供更為快速、方便、生動、全面的服務。

1.2檔案信息化建設的組成：根據國家最新頒布《全國檔案信息化建設實施綱要》的主要內容，結合我們面臨的工作實際，檔案信息化建設的內容主要有以下幾個方面：1、信息網絡基礎設施建設。主要指檔案數字化設備和檔案信息網絡系統，包括硬件系統如計算機、存儲器、服務器、交換機、路由器，以及軟件系統如操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，其核心是電子信息網絡，它是檔案信息傳輸、接收、交換和資源共享的基礎平臺；2、網絡應用系統建設。檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設檔案管理應用系統離不開網絡應用系統建設提供的技術保障；3、標準規范建設。標準規范建設是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標志、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面制定標準、規范，并指導實施的過程；4、信息資源建設。電子文件的采集、接收和數字化館藏檔案是信息資源建設的主要內容；館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設是檔案信息資源建設的主要形式；5、人才隊伍建設。做好檔案信息化工作，人才是關鍵。既要有計算機專業人員，也要有檔案專業人員，更需要既懂檔案業務，又掌握信息技術的復合型人才。6、安全保障體系建設。信息安全保障體系建設主要由法律法規和管理制度、檔案信息的安全管理、檔案信息的安全技術、維護公共設施安全四個方面構成。

2制約檔案管理信息化建設的重要因素

2.1檔案信息管理系統軟件缺乏通用性。當前，檔案信息管理方面的軟件開發欠缺，不同的檔案管理軟件服務的對象不一，而且各個檔案管理部門的需求各不相同，導致開發的檔案管理軟件不能通用。缺少一個既可用于文件查詢、統計、檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統。由于檔案管理軟件通用性不強，致使檔案信息化建設、發展受到制約。

2.2檔案信息缺乏共享。檔案信息資源共享缺乏國家的宏觀調控和統籌規劃、缺乏管理制度和法律法規的保障，我國尚未建立一個全國性質的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設，形式各不相同，層次不一且缺乏統一的規范，由于創新性、服務性、共享性較差，所以很難滿足信息化條件下檔案資源共享的要求。

2.3檔案管理缺乏規范。檔案收集、整理的規范化和標準化是檔案信息管理數字化的前提。但由于各種原因，我國檔案工作部門業務基礎差，案卷質量參差不齊，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作沒有統一的標準，僅在某一個館或某個部門實施，無法在全國檔案部門推廣、實施統一的標準，這也制約了檔案管理信息化建設。

2.4檔案管理技術缺乏創新。檔案管理的技術工作、組織工作流程主要取決于計算機信息處理技術特點，檔案管理技術缺乏創新。目前越來越多的“文件資料”歸檔形式以硬盤、磁盤、光盤等存儲方式出現，過去的檔案收集、整理、分類手段、著錄標準及相關規定已不能完全適應現代化的文檔存儲方式。

2.5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息數字化，關鍵在于人才，管理人員不僅要具備基礎的計算機操作能力，更要有較高的文化層次和技術水平。目前看來，許多檔案部門的高技術人才缺口較大，尤其檔案管理、計算機信息處理等方面的復合型人才就更稀缺，相當一部分檔案人員計算機水平偏低。即使引進了現代化設備，也不能發揮其應有作用，就更談不上檔案管理工作的信息化了。

3新時期推進檔案信息化建設的主要任務

3.1基礎設施是做好檔案信息化建設的前提

軟硬件設施建設是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的前提。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段，關系到檔案信息化建設的成敗和整體水平。做好信息化建設的基礎在網絡，關鍵在軟件，一定要整合優勢資源，開發統一的操作管理系統、數據庫管理系統、信息安全系統等檔案管理軟件系統，只有做好基礎建設，才能穩步、健康、有序、高效地推進檔案信息化建設。

3.2電子文件的歸檔和管理是做好檔案信息化建設的關鍵

電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設的重中之重，是推進檔案信息化建設的關鍵問題。檔案部門要以國家新近頒布的《電子文件歸檔與管理規范》的要求，加強本部門的基礎網絡、數據庫建設，實現電子文件在網絡環境下的實時接受、歸檔、管理、利用和統計，確保重要的電子文件快捷、完整、真實、有效的保存在檔案部門，為電子公文特別是紙質公文向檔案信息化轉換奠定基礎。

3.3轉變檔案管理模式是作好檔案信息化建設的重要組成部分

過去的檔案管理工作，就是把紙質、錄音、錄像、照片等作為檔案管理的實體，以人工操作為主完成各類檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的管理過程，但其步驟繁瑣，工作量巨大，造成部分檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料進行有效的提煉和加工處理，許多珍貴的檔案信息資源一定程度上被閑置甚至浪費。

隨著現代化設備和管理技術的引進與推廣，特別是計算機、存儲盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的信息化提供了良好的客觀環境。檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，利用現代化技術手段對形成的各種類別的檔案進行數字化加工，使實體檔案資源轉化為可重復、多平臺利用的信息資源，真正實現檔案資源的存儲價值和使用價值，為我國經濟社會的全面發展提供更全面、更高效、更快捷的服務，使之真正成為信息社會發展的寶貴戰略資源。

3.4建立檔案信息安全保障體系是做好檔案信息化建設的必要條件

“檔案信息存儲安全”和“檔案信息利用安全”是檔案信息安全保障體系的主要內容，是檔案管理工作的生命線。做好信息存儲安全工作，要加強信息安全和網絡安全意識，采取切實有效的網絡技術手段和管理措施，加強計算機網絡管理系統的監控，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，做好身份認證和密鑰管理，存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，各種文檔要及時進行備份，存儲到符合保管要求的應用載體上，確保檔案信息的保密安全和系統運行安全可靠。在利用安全上既要抓好利用也要做好保密，堅持利用和保密并重的原則，該上網公開的公開，不能公開的要設置訪問權限，不能只強調保密而限制利用，使有價值的檔案信息不能充分利用。

3.5加強檔案信息化人才建設是做好檔案信息化建設的成功之本

檔案管理人員是檔案資源與用戶之間相互聯系的橋梁和紐帶，檔案管理的數字化、信息化、網絡化需要一大批高素質的人才。通過引進與培養相結合的方式調整檔案管理人員的知識結構，加大對檔案管理的復合型人才的引進力度，加強對現有檔案人才的學習和培訓管理。不斷提高檔案管理人員的業務素質和綜合能力，建立一支既掌握檔案管理又懂的信息技術，知識結構合理的高素質人才隊伍。

參考文獻：

[1]國家檔案局.全國檔案信息化建設實施綱要[J].2002（11）.

[2]趙丹吉.《淺談交通運輸部門檔案管理中的信息化建設信息化建設》[J].2012（4）.

[3]林琳.新時期如何推進高校檔案信息化的建設[J].2011（10）.

作者簡介：靳海峰（1980.1-），館員，本科，研究方向：檔案管理。