大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用

[摘要]從大數據環境與企業文書檔案信息化管理、大數據環境中企業文書檔案信息化管理的意義、大數據環境中企業文書檔案信息化管理的內容、大數據環境中企業文書檔案的信息化建設與利用等方面，對大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用進行探討。

[關鍵詞]企業文書檔案；信息化管理；大數據環境

[中圖分類號]G275.2[文獻標識碼]A

1大數據環境與企業文書檔案信息化管理

1.1大數據的含義及意義。隨著互聯網上各種類型數據量的急劇增長，大數據時代正款款而來[1]。所謂大數據，是指由于數據的體量過于巨大，難以被用戶及時獲取和加工處理的數據。也就是說，由于所涉及的數據規模巨大，以至于利用目前的主要軟件工具，在可允許的時間范圍內，達到查詢檢索、下載獲取、加工處理、數據管理，并有效地整理成為對于用戶有用的數據資源已經變得非常困難。在大數據時代，數據就是資產已經成為人們的共識。大數據技術的戰略意義不僅在于首先要掌握龐大的數據資源，而且更在于對這些具有價值的數據資源進行專業化的處理，即提高對數據的加工和處理能力，通過加工和處理實現數據資源價值的增值。目前，大數據已經充斥在人們日常生活的每個角落，大數據環境所帶來的信息風暴正在變革著人們的生活、工作和思維習慣。而近年來，隨著企業檔案信息化建設進程的加快，企業文書檔案的數據量也在快速增長，成為大數據環境中的不可或缺的組成部分。

1.2企業文書檔案及其信息化管理。企業文書檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對企業具有保存價值的各種不同形式和載體的原始文書記錄信息[2]。企業文書檔案包括文字、圖表、圖片、照片、錄音、影像、動畫、3D虛擬、多媒體等各種形式和載體。它記錄了一個企業所從事的各類管理活動，如黨群管理、人事管理、財務管理、業務管理等。企業文書檔案通常是由辦理完畢的具有保存價值的文書信息資源轉化而成。企業文書檔案信息化是運用現代化的信息技術，加強企業文書檔案的收集、整理、管理、存儲、傳送、開發和利用，使各類企業文書檔案的形式和載體實現數字化和網絡化的轉變，進一步提高其利用價值，為企業的生產、管理和科研服務。在大數據環境中利用計算機網絡技術為企業用戶提供更為準確、及時、簡捷、實用的服務，實現企業文書檔案的社會化共享，最大限度地延長其使用壽命。

2大數據環境中企業文書檔案信息化管理的意義

2.1有利于提高企業文書檔案的管理水平。隨著大數據時代信息化技術的快速發展和企業科技創新的不斷發展，企業文書檔案的數據量和類型都在不斷增加。如何利用現代信息和技術提高企業文書檔案管理的工作效率，提高企業文書檔案方便快捷地檢索和查詢能力，提高企業文書檔案的利用率，改革創新企業文書檔案管理的模式，是企業檔案管理工作者應當面對的問題，也是值得深入研究的課題。因此，建設企業文書檔案信息化管理體系，對提高企業文書檔案和企業檔案的整體管理水平都具有重要的現實意義[3]。

2.2有利于企業文書檔案實現數字化和網絡化管理。隨著大數據時代的形成和云計算的出現，現代信息技術和網絡技術所擁有的強大數據計算、數據檢索和查詢、數字資源存儲、遠程網絡傳送、不同語言文字自動翻譯等功能，以及功能完善的各類企業管理數據庫系統，為企業文書檔案實現信息化條件下的數字化和網絡化管理提供了可靠保障。同時，信息化管理條件下的企業文書檔案，通過數字化技術的處理和加密，會變得更為規范、準確、高效與安全。反過來，數字化的企業文書檔案又為信息化建設中的網絡化建設提供了基礎。

2.3有利于企業文書檔案的利用與共享。完善的企業文書檔案配合其他企業檔案管理信息化系統，加之網絡化管理系統，能更充分地滿足為包括企業領導、管理人員、技術人員、服務人員在內的各類企業用戶，以及為更多的來自于社會不同層次、不同群體的各類用戶提供對于企業文書檔案的檢索、查詢、調用、復制、分析、研究、存儲等多種需求的服務。只要符合相關的保密規定和權限許可，用戶都通過網絡系統進行有效的利用，如此一來，就能夠使企業文書檔案在大數據的環境中，在各種網絡范圍、各種用戶層次和各種地域范圍內實現資源共享[3]。

2.4有利于企業文書檔案管理工作適應時代發展的需求。隨著大數據時代的快步到來，知識經濟社會的不斷發展，現代化的計算機技術、網絡技術、信息技術等科技水平的迅速進步，以及企業科技創新和科學管理的不斷發展，只有實現企業文書檔案的信息化管理，加快在信息化管理條件下的數字化和網絡化建設的步伐，才能為企業生產、科研和管理工作的健康發展，提供來自于企業文書檔案方面應有的資源保障，才能更好地與時俱進，及時適應時代以及我國“十二五”規劃期間企業發展和科學技術發展的實際需要。

3大數據環境中企業文書檔案信息化管理的內容

3.1企業文書檔案的數字化管理。傳統意義上的企業文書檔案是以紙質載體為主，檔案管理人員的數據錄入任務繁重，勞動強度大，且查閱非常困難，且需占用大量的存儲庫房、櫥柜和檔案架盒空間。而大數據環境中的數字化檔案克服了這些缺點，可節省大量的人力、物力和財力，且可方便地無限量地復制。企業文書檔案信息化管理中的一項重要工作，是對企業文書檔案進行數字化處理[4]，是指由紙質檔案轉變為以數字化方式存在的電子檔案，也可以直接稱其為數字化檔案，它們也成為大數據的組成部分之一。企業文書檔案的數字化建設是大數據環境中企業檔案信息化建設和管理的重要內容之一。

3.2企業文書檔案的網絡化管理。經過數字化建設所形成的企業文書檔案，需要利用現代化的計算機網絡技術進行聯網，才可以實現在各種不同層次、不同類型、不同地域、不同網絡范圍內的用戶對其檔案資源的共享利用。因此，企業文書檔案的網絡化管理是最終實現檔案資源共享利用的重要技術手段。企業文書檔案的網絡利用功能有多種，如網絡分類、網絡歸檔、網絡組卷、網絡借閱、網絡檢索、網絡傳送、網絡交流、網絡隔離、網絡復制、網絡上傳、網絡下載、網絡獲取、網絡存儲、網絡服務等。還有基于安全性網絡化管理的邏輯隔離網絡化管理和物理隔離網絡化管理等。

3.3企業文書檔案的安全化管理。企業文書檔案的安全保障問題是其網絡化帶來的最為突出的問題，由于大數據環境中的安全問題相當突出，因此，需要在實際工作中通過不斷改進技術、升級管理系統、加強保密措施等方法逐步加以解決。首先是安全保護問題。要防止由于工作人員操作失誤、設備及網絡故障、計算機病毒、網絡黑客攻擊等因素造成企業文書檔案的損毀和遺失。其次是安全保密問題。對于涉及保密的企業文書檔案，需要采取相應的保密管理措施[5]。所以，企業文書檔案的公開程度也應分為完全公開、部分公開和完全保密進行必要的分級管理。

4大數據環境中企業文書檔案的信息化建設與利用

4.1擁有大量類型完備的企業文書檔案。在大數據環境中，企業文書檔案建設的主要任務就是擁有大量有價值的數據，并保證這些數據的質量和相關性，以及具備快速的數據處理能力和掌握相應的處理技術，從而最終實現企業文書檔案為用戶服務的目的。擁有各種類型、具有價值的企業文書檔案，是大數據環境中企業文書檔案信息化建設的重要基礎目標。在傳統的紙質企業文書檔案中，檔案的類型相對較少，一般僅有各種上級文件、本企業資料和對外聯系資料等。而在大數據環境中的信息化企業文書檔案中，檔案的類型大為增加，最為典型的是增加了具有明顯的數字化企業文書檔案特征的一些類型，如企業及其產品和服務的宣傳課件、動畫、音頻、視頻、多媒體、3D虛擬、產品數據庫等。

4.2對企業文書檔案進行加工和處理。對企業文書檔案加工處理的內容，如企業文書檔案的檢索，包括檢索的全面性、準確性和可選擇性。選擇合理便捷的檢索方法，確定所需要企業文書檔案的類型、分類、級別、內容、時限、共享性等。企業文書檔案的分類歸檔，包括上級、本企業、對外聯系三大類，以及本企業中又可繼續分類為會議、業務、活動、勞資、歷史等文書檔案。建設企業文書檔案數據庫，建設包括各種會議、文件、科研、生產、人員、勞資、歷史資料的企業文書檔案數據庫[6]。企業文書檔案網絡鏈接，包括進行各種類型和區域范圍的網絡鏈接，如局域網、城域網、廣域網、互聯網，以及內部網或專用網的網絡鏈接，為企業文書檔案的資源共享提供基礎。

4.3企業文書檔案的利用與服務。任何檔案資源的最終目的都是為用戶提供利用服務的，企業文書檔案也不例外。企業文書檔案在企業的生產、科研和管理方面具有重要的史料價值、憑證價值、參考價值和研究價值，而這些正是為用戶提供各種檔案資源服務的基礎所在[7]。可以利用所建設的信息化企業文書檔案為用戶開展類型多樣的各種服務，并應體現出大數據環境中現代化服務的特征。如可利用電子郵件、網絡電話、網絡短信、網絡視頻等現代化信息傳輸技術手段，為用戶開展企業文書檔案的查詢和咨詢服務。利用電子郵箱、網絡硬盤、網絡電話等現代化技術手段，為用戶開展企業文書檔案的遠程傳送服務。利用各種類型和地域范圍的網絡，為用戶提供企業文書檔案的開放下載獲取服務。也可利用企業文書檔案資源，為用戶開展某個企業、某種產品、某種服務的企業文書檔案信息跟蹤服務。可將企業文書檔案面向各級區域范圍開放服務，如面向本企業、本地區、本省、全國、全球范圍的用戶開放服務。

參考文獻

[1]孟小峰.慈祥大數據管理：概念、技術與挑戰[J].計算機研究與發展，2013（1）：146-169.

[2]張曼琴.城建企業加強檔案信息化管理[J].檔案管理，2011（5）：92.

[3]葛紅.企業檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案學通訊，2011（1）：92-94.

[4]李南南.企業文書檔案數字化加工處理[J].辦公室業務，2012（11）：100-101.

[5]張璐.論新形勢下企業文書檔案保密工作[J].機電兵船檔案，2012（4）：20-21.

[6]張亞平.淺析煤炭企業文書檔案管理流程的優化[J].檔案天地，2013（4）：58-59.

[7]王瑾.企業檔案精細化管理的實踐與探索[J].浙江檔案，2012（6）：54-55.

作者簡介：庫俊平（1982-），女，濮陽市規劃建筑設計研究院助理館員，畢業于中原油田廣播電視大學會計學專業。