淺談高校合同管理中應注意的問題

【摘 要】合同在高校這樣一個特殊企業中是從事經營活動和對外經濟、學術交往的主要手段，高校的發展過程亦是合同簽訂和履行過程，合同管理是對合同的審批、簽訂、履行全過程進行計劃、組織、控制、調節和監督檢查等管理活動。因此，加強高校招投標管理中的合同管理中的應用對高校健康穩步發展具有十分重要的意義。

【關鍵詞】高校；合同；管理；問題

合同在高校這樣一個特殊企業中是從事經營活動和對外經濟、學術交往的主要手段，高校的發展過程亦是合同簽訂和履行過程，合同管理是對合同的審批、簽訂、履行全過程進行計劃、組織、控制、調節和監督檢查等管理活動。因此，加強高校招投標管理中的合同管理中的應用對高校健康穩步發展具有十分重要的意義。

目前，我國高校因其規模龐大、院系諸多，學校內部也出現經費劃分不合理，各單位一味的搶占經費，其合同管理的內部控制變得就較為松散，往往項目還不成熟合同已經簽署，在這種情況下，以學校名義簽訂的合同就產生了很大的風險。雖然項目要經過學校審查，但由于項目內容涵蓋了學校的眾多學科，學校合同管理部門只能形式審查，不可能做實質性審查。這就形成一種矛盾現象，在簽訂合同的過程中，項目申請部門是整個活動的中心，對項目風險及利害的判斷主要由項目負責人及項目組成員評估做出，但名義上以及實際承擔責任的卻是學校；而且，學校是事業法人，不是有限責任公司，沒有賠償“到出資額為止”的法律保障，因此實際上便承擔了無限責任。[1]

一旦在合同履行過程中出現問題或糾紛時，負有管理之責的合同當事人之一的行政機關卻難以管理。簡言之，如果合同款付出后，該項目沒有履行，或未完全履行，項目單位虛假報賬、虛入資產，待到資產盤點時再進行虛假報廢，學校、乃至國家將要蒙受多大的損失。

這些問題的產生有多方面的因素，既有內部的、也有外部的，既有人為的，也有政策漏洞。分析起來有幾個方面：1、政策法規不配套，管理難度大，項目的立項、資金籌措、施工、質監、竣工驗收、資金投標等涉及到多個職能部門多種規章制度的限制，致使相互之間的職能不明，責任不清。2、權錢交易，制約了法規的實施。少數人置政策、法規于不顧，利用手中的權力搞權錢交易。3、監督不嚴，處罰不力。沒有完備的監督機制，致使出現問題也只能形式性處罰。

因此，加強高校合同管理迫切需要加強下面幾方面工作：

一、提高高校合同管理水平和設置合同管理機構

目前高校項目合同管理的人員，大多數是非專業出身，有的是工程施工、工程管理部門的工程技術人員和管理人員，也有的是剛走出校門的大學生，人員的思想素質，業務能力參差不齊。有的雖具備一定的專業知識，但缺少經濟管理和法律方面的知識和經驗。有的具備經濟管理和法律方面的知識，卻又不懂工程技術。而合同管理是一項專業性強、知識面寬、法律法規意識要求高、需要豐富實踐經驗的管理工作，合同管理人員必須具備多方面的知識和能力。首先，應該加強合同管理人員的合同意識，強化法制觀念，加強對《合同法》、《建筑法》、《招標投標法》等一系列法律、法規的學習，使全體員工能夠熟悉和使用這些法律、法規。只有依照法律、法規從事經營活動，才能受到國家法律的保護，才能真正地維護自身的合法權益。其次，還應加強和提高高校經濟合同管理水平，必須設立法律事務機構（合同管理機構），建立健全高校企業法律顧問制度，配備足夠的法律人員。法律顧問應協助管理高校合同，參與合同的起草、修改、審查工作及重大合同的談判，解決合同糾紛的調解、仲裁、訴訟。最后，應加強合同規范性文本的設立，按照類別的不同分別制成統一的規范性合同文本，供有關人員對外簽訂合同時使用。使用統一的規范性合同文本，便于對合同的審查、傳遞、歸檔等管理，確保合同的有效性和合法性，使合同的簽訂和管理達到規范化、標準化的要求，有利于提高合同管理的水平。

二、建立分級授權管理和合同會審制度

高校應當根據業務性質、組織機構設置和管理層級安排，建立合同分級管理和審批制度。合同承辦部門應當將起草的合同文本交由合同關鍵條款涉及的其他專業部門和法律部門會同審核并出具書面意見。會同審核的重點主要包括合同的經濟性、可行性、嚴密性、合法性。重大合同或法律關系復雜的合同，應當指定法律、技術、財會、審計等專業人員參加談判，必要時可以聘請外部專家或中介專業機構參與。合同管理部門應當介入重大合同簽訂前的資信調查，既是為項目組提供幫助，也是事前把關，而且，在必要時，應進行實地考察，了解對方的商業信譽和履約能力，或者委托專業調查機構對其資信情況進行調查。[2]

三、建立健全合同檔案管理和合同履行監督制度

建立合同檔案是記錄和反映高校對外經濟往來關系，具有一定的保存和參考價值，其內容應包括經濟合同文本及有關資料，與合同事宜有關的往來信件、傳真、圖表等。高校合同檔案一般在執行完畢后交與學校檔案室保管，以便查閱利用。

實行合同履行監督制度的目的是為了發現和解決合同執行過程中各類問題，采取措施以確保合同的按期履行。在監督過程中，合同管理部門要注意協調各部門在執行合同過程中的關系，如果發生矛盾，要組織有關部門協調解決。[3]

四、建立合同違約、糾紛處理制度

對于違約情形，應當按合同條款要求對方承擔違約責任。必要時應采取相應的保全措施。根據《合同法》的規定，承擔違約責任的形式：賠償損失、違約金、定金罰則、繼續履行、采取補救措施。而合同在履行過程中發生糾紛則應及時協商解決。經協商無法達成一致的，應向學校報告，并在法律規定的時效內依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。[4]

五、防止利于合同的違法行為

高校在簽訂合同之前要嚴格審查，積極防止少數人利用手中權限利用合同的違法行為出現，以免給國家、學校、以及個人造成無法挽回的損失。一旦發現出現危害國家利益、學校權益的違法行為，應及時報告上級行政管理部門。構成犯罪的，依法追究刑事責任。

總之，合同管理作為高校招投標管理中的一項重要內容，其合法性、嚴密性和完備性是高校管理規范化、制度化的相應要求。規范合同管理，建立完善的管理制度，有利于提高各高校在激烈的市場競爭中的穩步發展。

【參考文獻】

[1]楊鳳菊.高校科研合同管理探析[J].長江大學學報（社會科學版），2013（06）.

[2]徐小燕，規范合同管理保障企業穩步發展——談內部控制在合同管理中的應用[J].經濟研究導刊，2013（18）.

[3]何榮.加強合同管理是國有企業依法治廠的關鍵[J].企業科技與發展，2013（11）.

[4]中華人民共和國合同法[Z].1999，中華人民共和國主席令第十五號.