如何做好文書檔案工作

摘 要：文書檔案管理是一個單位各級黨組織、行政實施領導開展工作的重要依據，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現，是一項繁瑣、嚴密的工作，檔案材料為今后開展工作奠定了堅實的基礎，是領導決策的重要依據。在文書檔案已走向網絡化和數字化形勢下，如何做好文書檔案的管理工作，使之規范化、程序化、數字化、網絡化，不斷適應辦公室工作變化的需要，也是擺在檔案管理工作人員面前的一個值得研究和探討的熱門話題。

關鍵詞：文書檔案；管理；制度

檔案是歷史的真實記錄，匯集著大量的信息。文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分。文書檔案管理的好壞，不僅直接影響到一個立檔單位整體檔案管理的質量，而且也關系到整個單位檔案管理的水平。如何更好利用檔案資源為領導決策、為基層生產服務提供依據，產生最大效益，是擺在我們文書檔案人員面前的重要任務。下面對文書檔案工作談幾點認識：

1 文書與檔案工作的關系

文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展。文件是檔案的主要來源，檔案是由形成文件材料辦理完畢轉化而來的，文書工作不僅直接影響著文件材料的質量，也直接關系到檔案工作的質量。任何事件，通過一定的條件可以互相促進、相互轉化。文書與檔案兩者關系理順了，可以收到事半功倍的效果，檔案工作做好了，會對文書工作產生積極的作用，促進文書工作的進一步完善和提高。通過檔案工作，可以發現文書處理工作中存在的不足。如文件材料的質量，立卷歸檔案是否齊全完整，分類組卷是否科學、規范等，從而完善和改進文書處理各項制度和辦法。只有文書和檔案兩項工作有機結合起來，才能為辦公室各項工作正常運轉提供必要的保證。

2 文書檔案的歸檔管理

公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》等有關規定，及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關材料整理（立卷）、歸檔。

2.1 文件材料的歸檔制度

⑴歸檔范圍：根據國家相關文件規定，凡是反映本單位工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

⑵歸檔時間：歸檔時間指文書處理部門和業務部門將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間，辦理完畢的文件一般應在第二年6月底之前向本單位檔案室移交。

⑶歸檔案卷質量總的要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。

2.2 文書檔案的整理與鑒定

文書檔案的整理工作，就是將零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行分類、組織、排列和編目，使之達到系統有序。

2.2.1 分類方法

文書檔案的分類方法傳統上采用四種聯合分類的形式，即：年度—組織機構分類法；組織機構—年度分類法；年度—問題分類法；問題—年度分類法。根據各立檔單位的實際情況，許多單位基本上采用年度—組織機構和年度—問題兩種分類方法。

⑴年度—組織機構分類法。就是先將立檔單位內的文書檔案按年度分開，然后在每個年度內部組織機構進行分類。

⑵年度—問題分類法。首先將立檔單位的文書檔案按年度分開，在年度內再按問題分類。

文件經過分類之后，就要在每一類文件內，將文件進行系統化的整理，即進行立卷工作。

2.2.2 案卷排列和案卷目錄的編制

⑴文件經過立卷以后，還必須進行系統的排列。案卷排列就是根據一定的方法，確定類內案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷之間的聯系。文書檔案排列的主要方法是：分保管期限—年度—組織機構和保管期限—年度—問題。

⑵案卷目錄的編制。案卷目錄是固定案卷位置，統計案卷數量，監督、保護檔案的基本工具，也是檔案室最基本的檢索工具。根據國家有關規定的要求，文書檔案案卷目錄一般應區別不同的保管期限，分年度或混年編制。

2.2.3 檔號的編制

檔號的作用在于有次序地固定檔案的位置，便于檔案的保管、檢索、統計和利用的需要。在檔案的整理和保管中，常用的檔號有四種：全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內文件頁號（件號）。

2.2.4 檔案的鑒定

檔案的鑒定工作主要是考查檔案的價值，確定檔案不同的保管期限。按照國家的規定，文書檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種。

3 文書檔案人員綜合素質對文檔工作的影響

愛崗敬業，開拓創新，以一流的素質爭創文檔一流的成績，文檔工作質量的好壞，關鍵取決于文檔工作人員的素質。因此作為一名合格的文檔工作者應具備：

3.1 窗口意識

文書檔案是辦公室工作的一部分，文書工作人員除了擔負文件收發、登記、傳閱、批辦文件歸檔等工作，還兼任著接待來信查詢等事務性工作，工作性質和特點決定了我們既要甘于默默無聞、埋頭苦干，又要謙虛熱情、誠懇待人，以自己良好的修養氣度，熱情周到服務態度體現工作的一個側面。

3.2 專業意識

文檔工作是一項專業性很強的工作，做一名合格的文檔工作者應具備多方面知識和才能，不但應具備文書、檔案管理及寫作、計算機等方面的知識，還應根據工作需要，不斷學習各類知識。

4 總結

總之，文書檔案是現代化信息高速發展中不可缺少的信息資源，是各方面管理的重要組成部分，是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現其工作的特有職能。

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