論施工單位如何做好竣工資料的收集和管理

【摘要】隨著工程化管理水平的提高，工程竣工檔案要求越來越高，施工單位竣工資料整理在工程施工管理過程中越來越顯得尤其重要。本文就施工單位如何做好竣工資料的收集與整理談一些體會。

【關鍵詞】施工單位 竣工資料 收集整理

隨著工程科學化管理水平的提高，工程竣工檔案要求越來越高，施工單位竣工資料整理在工程施工管理過程中越來越顯得尤其重要。在工程施工管理過程中，施工單位要充分認識到竣工資料整理的重要性，從工程項目開工抓起，建立健全竣工資料管理制度，并加大投入，加強與監(jiān)理和業(yè)主之間的溝通，真正的實行”三同步”，就能做出“一流”的竣工檔案資料。

一、目前施工單位竣工資料整理存在的問題

1、項目部重視不夠，強調(diào)抓工程建設而忽視資料整編工作公路工程是一個看得見、摸得著的、實實在在的東西，是一個“硬件”，大家的目光都聚集到那里，不僅工程參建各方一致努力，而且領導也在關心，社會各界也在關注；而工程資料只是一個“軟件”，往往容易被忽視。所以在建設過程中，更多的精力都放到了前者上，抓進度，抓質(zhì)量，抓關鍵目標的實現(xiàn)。經(jīng)常是等到面臨驗收了，才抽調(diào)人員，加班加點進行突擊。由于先天不足，靠后天的彌補是難以達到滿意的效果的。由此可見，竣工資料整編工作能否作好，主要取決于項目部及有關部門的領導思想重視程度，及有關專業(yè)技術管理人員的思想重視程度。

2、平常的資料管理不規(guī)范

在工程實施過程中，平常在資料管理方面雖然花費了一定的人力、物力，做了一定的工作，但主要是圍繞工程的實施，側重于滿足日常工作的需要，并未將其與最后的整編歸檔有機結合起來，資料的管理深度不夠，規(guī)范程度較低。很多資料由于保存不當，或是管理人員變動，在竣工資料歸檔時，發(fā)現(xiàn)資料不全、遺失。有些資料在生成時就不符合竣工歸檔要求，如資料簽名用藍色簽字筆、圓珠筆書寫，資料紙張大小、材質(zhì)不符合要求等。在竣工整理時，補做、重做歸檔資料，造成時間、人力、物力浪費。

3、資料管理制度不健全雖然建立了一些資料管理方面的制度，但一般都不夠健全，難以保證資料整編工作的有效開展。如在文件、技術通知的管理方面沒有統(tǒng)一規(guī)定，編號不系統(tǒng)甚至混亂，其規(guī)格大小也往往不統(tǒng)一，給整編造成困難；沒有定期的資料整理、分類制度，沒有規(guī)范的資料查詢、索引體系，沒有資料的保管與移交專門制度，由于建設周期長、人員變動較頻繁，人員變動時資料交接手續(xù)不到位，往往造成資料的遺失，最后只有寫“回憶錄”，給歸檔工作造成很大的困難。6、施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范

原始驗收簽證資料，也有樁號、高程、工程量等項目與實際施工情況不相符，驗收項目有空白欄出現(xiàn)，簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現(xiàn)象，降低了竣工資料的使用價值。

二、竣工資料整編和歸檔工作的對策

1建立完善的資料管理制度

施工單位在資料整編中占據(jù)非常重要的地位，從工程施工開始，就應設專人負責施工過程資料的收集、整編、移交。按照國家和行業(yè)主管部門的有關規(guī)范、標準，制定相應的管理制度。從文件資料的形成、日常管理到收集整編、移交保管，形成一套完整的制度。在施工過程中，還應根據(jù)情況的變化對管理制度進行補充和調(diào)整。

（1）分工明確、責任到人。根據(jù)現(xiàn)場施工需要，項目部一般將技術部門分為總工室、工程部、質(zhì)檢部、安檢部、合同部、實驗室、測量隊。總工室負責全面技術指導，編制施工組織計劃，擬訂施工方案，編制設計變更等；工程部主要負責現(xiàn)場施工管理，施工技術指導及協(xié)調(diào)其他技術部門的工作；質(zhì)檢部負責施工質(zhì)量檢查，質(zhì)檢資料填報，往來資料歸檔管理及竣工資料編制協(xié)調(diào)；安檢部負責施工安全檢查；合同計劃部負責施工計劃組織，擬訂施工合同或協(xié)議，填報合格計量報表；實驗室負責試驗、檢測報告，指導施工；測量隊負責施工放樣，指導施工。根據(jù)以上分工，各部門認真編排工作計劃，組織人員，具體分工，責任到人。要求技術人員按時按量完成施工任務，及時填報相關報表，通過驗收和返回的資料應及時完整交質(zhì)檢部歸檔管理。質(zhì)檢部設專人負責資料歸檔管理，及時將資料進行分類歸檔。總工室應定時會同其他技術部門對資料進行檢查，以確保資料完整。

（2）各部門間的協(xié)作和制約。各部門間加強技術協(xié)作的同時，應加強相互間的監(jiān)督與檢查力度，制定相關制度，以求達到最佳效果。如工程部完成某個施工項目應及時報質(zhì)檢部或安檢部進行驗收，質(zhì)檢部或安檢部要根據(jù)施工規(guī)范認真嚴格檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，并提出整改措施。質(zhì)檢部或安檢部完成質(zhì)檢后，及時填報質(zhì)檢報表，并交工程部核查，以確保資料準確真實反映施工情況，最后由質(zhì)檢部上報駐地監(jiān)理組驗收。

（3）建立檢查、約束機制。從強化經(jīng)濟責任制考核入手，將竣工文件工作納入基建工程目標管理，并將其納入工程技術部門的職責范圍和總工程師、技術人員的崗位責任制，作為技術管理工作的重要組成部分，明確責任指標，嚴格考核，并將竣工文件編制工作列為先進評比的條件，不斷強化技術人員收集原始資料的意識。引進激勵競爭機制，獎勵先進；對劣質(zhì)資料進行嚴厲的經(jīng)濟處罰。

2、強化日常資料管理工作日常的資料管理工作好壞，對資料的最后整編和歸檔有著非常大的影響。做好平時的工作，保證基礎資料規(guī)范、系統(tǒng)、完整，整編時可以減少很多工作量。日常資料管理中應注意的事項很多，如記錄按要求填寫，文件規(guī)格統(tǒng)一、分類存放，施工原始資料及時收集、專人保管，對設計圖紙和設計變更加強管理、做好登記。

3、分階段對竣工資料進行整理歸檔

（1） 熟悉施工圖紙，提出疑問并解決。工程開工前的準備是最重要的，首先熟悉設計施工圖、設計說明，從事不同的工作就從不同的角度去看，抓住重點。

（2） 填寫和準備工程開工必備的資料。填寫工程施工安全開工條件驗評表、工程文明施工開工條件驗評表、工程質(zhì)量保證體系審查表（附七大員責任制）、開工報告、見證取樣計劃表、施工組織設計、安全施工組織設計，資料準備齊全后就找相關單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。

（3） 分類存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過程中就按照檔案館的工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔；對于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關單位的來往資料雖不歸檔，也應分類整理；對于用于施工中的各種表格分編號、單位放好，便于使用時拿取。將工程資料分為施工技術管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗評定材料和竣工圖四部分分別歸檔。

三、結束語

由此可見，隨著交通基礎設施建設的迅速發(fā)展，要求公路工程資料內(nèi)容更加全面、完善。施工管理人員唯有不斷的學習和掌握新的整理方法，才能把這項工作做好。