關于住房保障檔案信息化工作的思考

（江蘇省連云港市住房保障中心 江蘇連云港 222000）

近年來，我市大力加強住房保障工作力度，保障性住房建設規模逐年擴大。以經濟適用房、廉租房和公租房（在建）為主體的住房保障體系日趨完善，由此產生的住房保障檔案也在不斷增加。如何利用現代信息技術對住房保障檔案信息進行保管和利用，不斷提高住房保障體系的信息化水平，增強住房保障檔案規范化管理，提升住房保障工作效率，顯得尤為必要。

一、我市住房保障檔案現狀要求信息化管理

住房保障檔案是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，主要包括住房保障對象檔案和住房保障房源檔案。按照住房保障對象檔案“一戶一檔”，住房保障房源檔案“一套一檔”的原則，共整理歸檔住房保障檔案一萬余份。隨著保障性住房的逐年增多，保障性住房檔案也越來越多，僅2013年新增各類住房保障檔案2000余份，已有的檔案管理模式、管理手段已經不能滿足社會各界對住房保障檔案利用的復雜化、多樣化和及時性要求，因此住房保障檔案信息化迫在眉睫。

二、住房保障檔案自身特點要求信息化管理

（一）住房保障檔案具有動態性

住房保障工作的管理方式決定了住房保障檔案具有動態性的特點。由于保障對象家庭收入、財產、住房面積、人口等基本情況不斷變化，為加強監督管理，住房保障機構需定期對住戶情況進行年檢，并更新檔案；根據經濟發展水平和保障能力，申請和保障標準不斷調整；隨著社會發展和市場環境的變化，住房保障形式和制度也會不斷發展和完善等，只有通過信息化的管理手段，才能把這些動態性的資料記錄下來，完整的歸檔。因此，住房保障檔案的動態性要求對其實現信息化管理。

（二）住房保障檔案具有實用性

保障性住房管理是一個系統工程，準入門檻的設定、申請材料的判定、申請人資格的審查、退出機制的完善等都需要一連串的檔案數據作為依據。保障性住房在發生產權變更、產權糾紛、住房拆遷、住房改變用途等情況時，都需要查詢住房保障檔案，因而，住房保障檔案具有實用性的特點。實現保障性住房檔案的信息化工作，能夠避免實體檔案的損壞或丟失，提高工作效率和服務質量。因此，住房保障檔案的實用性要求對其實現信息化管理。

（三）住房保障檔案具有關聯性

住房保障檔案具有關聯性的特點。住房保障檔案的關聯性主要有三個方面：一是同一批保障性住房房源檔案共用一套或幾套原始材料，存在很強的相關性；二是由于存在價格補差、產權變更等情況，同一權利人的住房資料可能存在于多份檔案中；三是保障性住房屆滿進入二、三級市場后，將產生新的房地產權屬檔案。住房保障檔案的關聯性會造成住房保障檔案中多套房屋共用一套公用資料、同一個權利人的住房資料也可能存在于多份檔案中的現象，只有通過信息化技術才能將各類材料建立起關聯，從而系統、準確地反映房屋的狀況。因此，住房保障檔案的關聯性要求對其實現信息化管理。

二、對我市住房保障檔案信息化管理的幾點思考

（一）根據住房保障檔案特點，確定檔案內容。

根據《住房保障檔案管理辦法》及保障性住房管理工作實際，住房保障檔案具體內容初定如下：

1、住房保障對象檔案，申請材料：包括申請人的基本情況、住房狀況和收入、財產狀況證明；審核材料：包括審核表，審核部門對申請人提供的申請材料審核記錄；實施保障材料：包括輪候記錄、實施保障通知書、房屋租賃合同、房屋買賣合同、貨幣補貼協議等相關材料；動態管理材料：包括對住房保障對象基本情況和住房、收入、財產狀況等定期或者不定期的審核材料，變更或者終止保障等動態變更材料。

2、住房保障房源檔案，情況材料：包括房屋來源和權屬證明材料，房屋地址、所屬項目或者小區名稱、保障性住房類別、房號、戶型、面積等情況記錄材料；使用管理情況材料：包括房屋承租人、租賃期限、租金標準、租金收繳，房屋購置人、購置價格、產權份額，租售轉換、上市交易，房屋入住、退出交接手續等情況記錄材料。

（二）開發專用軟件，加強檔案數字化加工。

目前我市住房保障檔案信息化管理系統仍使用市檔案局統一要求的《永樂文檔一體化通用軟件》，電子檔案以Excel條錄形式展現，實際查找仍需翻閱紙質檔案，給檔案的查閱帶來很多不便。因此，急需更新檔案管理軟件系統，對檔案的數字化處理，將其轉化為計算機可以識別和處理的數字信息。保障性住房檔案的數字化按處理方式主要分為紙質檔案數字化和音頻視頻資料數字化。對于普通的紙質檔案，可利用掃描儀進行處理；對于音頻視頻檔案，可通過模數轉換軟件將連續的模擬量轉換成離散的數字信息。

（三）提高檔案工作人員的自身素質。

住房保障檔案管理的現代化始終仍需要依賴檔案工作人員去實現。人的素質的高低決定著檔案管理的水平，是檔案信息化建設的關鍵所在，特別是檔案管理進入信息化階段，對檔案工作人員提出了更高、更嚴的要求。作為一個檔案工作者首先應該具有較高的政治思想覺悟、良好的職業道德嚴謹的工作作風和良好的職業道德，樹立創新意識、競爭意識，以《檔案法》為依據和準則，全身心地投入到檔案工作中去，扎實做好本職工作，使檔案信息資源發揮其更大的作用。