加強檔案信息資源建設的幾點建議

[摘 要] 檔案信息化建設是當今世界信息化深入發展背景下的產物，是電子政務建設的重要組成部分，檔案信息資源建設是檔案信息化建設中重要的一環，本文從加強檔案信息資源采集、推動檔案信息資源共享、開展檔案信息資源開發、促進檔案信息資源利用、保障檔案信息資源安全等方面出發，探索信息資源建設的措施，以實現檔案工作的最大價值。

[關鍵詞] 檔案； 信息； 資源； 建設； 建議

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）13- 0072- 01

檔案信息資源建設工作，是檔案工作的中心任務，在整個檔案工作中占有突出的位置。檔案信息資源涵蓋了政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等各方面內容，領域寬、潛力大。因此，加強檔案信息資源建設是檔案信息化建設的出發點和落腳點，是檔案信息化工作的重中之重，應當貫穿于檔案信息化工作的全過程。

1 加強檔案信息資源采集

檔案信息資源采集是檔案收集工作的重要內容，也是豐富館藏的重要任務。當前，檔案信息資源收集工作總體上是好的，但檔案遲歸、漏歸現象還很嚴重，各地、各部門之間發展也很不平衡。因檔案信息資源采集不到位而造成的損失很大，許多民生領域工作也因為檔案信息遺失或錯誤而影響公眾利益。檔案信息化建設的深入開展使檔案信息采集手段更為先進，使許多過去難以顧及和完成的任務成為可能。要抓住有利時機，健全檔案信息資源采集網絡，積極而為，強力推動，加大檔案執法工作力度，建立、健全和完善橫向到邊、縱向到底的檔案信息采集工作體系，為建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系提供基礎保障。

2 推動檔案信息資源共享

檔案信息化建設的推進，使檔案信息資源共享具有比檔案實體共享更為寬闊的視野，易于摒棄部門利益而達成共享協議。在此條件下，檔案信息資源共享具有整合的功能，但這種整合不拘泥于檔案實體的整合，而是更加側重檔案信息的整合，側重發揮信息集合效應。從這個意義上來看，檔案信息資源共享也就具有了共建的含義，對降低檔案信息采集和管理成本，豐富檔案信息資源內容具有重要作用。檔案信息資源共享的目標是打破時空限制，實現全方位、全天候檔案信息資源開放。從打破空間限制的角度看，檔案信息資源共享首先要打破行政壁壘，突破部門和級別限制，在上級、平級和下級檔案館之間形成館際資源共享；其次是打破職責界限，在綜合檔案館、專業檔案館、部門檔案室，乃至基層檔案管理節點之間實現共享。從打破時間限制的角度看，檔案信息資源共享可以“全天候”進行，也有即時響應的含義。當然，檔案信息資源共享永遠是相對的，最終也要受到保密要求、權限控制等制約，從而甄別不同檔案的實際情況，在非共享、目錄共享、部分內容共享和全文共享幾種形式中有選擇地組織實施。

3 開展檔案信息資源開發

檔案信息資源的“開發”與“利用”許多時候被作為同義詞使用，此處所講的開發，不僅包括原有意義上的檔案查閱、編研、開放、公布檔案等含義，而且更加強調深度挖掘檔案信息資源的效益，使之可以與非檔案信息資源共同發揮應用潛力和價值，從而產生疊加效益。在檔案信息化建設日益深化的背景下，更多的檔案信息資源開發形式成為可能。

第一是傳統形式的開發，即常規的一般性的檔案查閱利用活動。第二是科研形式的開發，即通過綜合比較研究檔案信息資源，形成科研成果。第三是經濟形式的開發，即挖掘檔案信息資源的潛力，形成經濟效益。第四是市場形式的開發，即通過市場運作方式，形成檔案信息產品乃至產業。檔案信息資源開發的主體不僅包括檔案工作人員，更重要地是要體現開放性，吸納和吸引更廣泛的人員和組織參與其中，根據不同檔案的屬性開展檔案信息資源開發活動，發揮最大效益。

4 促進檔案信息資源利用

促進檔案信息資源利用是建立方便人民群眾的檔案利用體系的重要內容，重點在于通過檔案信息化建設拓寬檔案信息資源利用渠道。第一是能夠查得到。在關鍵字檢索的基礎上，逐步建立模糊查詢系統和搜索引擎。這就要求在檔案數字化環節不僅應有圖形格式文件，還應有相關聯的文檔格式文件，以便查找。第二是能夠查得全。不僅要保證單一檔案信息查得全，還應有相關輔助信息。需要建立信息甄別機制和智能化查詢系統，建立、健全和完善分類指標體系，防止因為海量信息造成信息排序紊亂和信息湮沒。第三是能夠查得準。既要求數字化的檔案與檔案原件無論在形式上還是信息內容上都能夠滿足用戶需求，又能夠保證檔案信息的準確度，包括模糊查找所獲檔案信息的準確度。第四是查得容易。就是充分借助多種媒體，在傳統媒體基礎上，通過檔案信息資源網、移動手機網絡、有線電視網絡等，均可查閱。第五是查以致用。即通過數字認證等技術手段，能夠使多媒體查閱的檔案達到法律效力要求。同時，用于非法律用途時，檔案信息的格式應有大眾化的服務途徑，能夠方便利用者編輯使用。

5 保障檔案信息資源安全

保障檔案信息資源安全的要求是多方面的，基于檔案信息化的檔案信息資源安全體系建設是整個檔案安全體系的重要組成部分。第一要保證“人”的安全。設計身份識別系統，賦予不同身份人員以不同的查閱和管理權限，符合保密工作和檔案工作規范要求。第二要保證“源”的安全，在有效保護原件的基礎上，確保初始數字化成果安全，防止篡改。第三要保證“質”的安全，對數字化的檔案信息資源進行異質備份，多手準備。第四要保證載體安全。通過采取技術安全策略，防止網絡攻擊和失密事件發生，避免數字化的檔案信息因軟件系統和相應設備等的更新而不可讀取。第五要保證環境安全，采取應急減災措施，實施同城異地備份和異域異地備份策略。關于防火、防盜、防震等具有普遍意義的“八防”措施，不必展開細說，應按照相關規定貫徹落實。