檔案鑒定工作之我見(jiàn)

[摘 要] 檔案鑒定，是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)和核心是以人為本，只有堅(jiān)持以人為本，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的檔案工作人員，才能有效推動(dòng)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 檔案； 鑒定； 管理； 對(duì)策

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）13- 0071- 01

1 當(dāng)前檔案鑒定工作中存在的問(wèn)題

檔案鑒定，是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，長(zhǎng)期以來(lái)人們對(duì)檔案的價(jià)值鑒定存在一定誤區(qū)，具體表現(xiàn)在如下幾方面：

（1） 缺乏對(duì)檔案材料的完整性鑒定。歸檔材料不完整，是長(zhǎng)期存在的普遍問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：① 歸檔材料門(mén)類不全除文書(shū)檔案外，大多數(shù)的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有進(jìn)行收集歸檔，分散在部門(mén)人員手中，如聲像、電子文件材料等，這就使檔案不能全面反映本單位的職能活動(dòng)和基本情況，不便于今后各項(xiàng)工作的利用。② 歸檔部門(mén)不全。一個(gè)單位內(nèi)各部門(mén)的職能不同，產(chǎn)生的文件材料數(shù)量也不盡相同，平時(shí)不注重文件的收集，業(yè)務(wù)材料分散在部門(mén)人員手中，還有些單位只注重紅頭文件、上級(jí)文件的歸檔，忽略對(duì)賬外文件、各類統(tǒng)計(jì)年報(bào)、業(yè)務(wù)報(bào)表等進(jìn)行歸檔。③ 歸檔的文件材料不完整。編號(hào)文件本身連接不上，缺少附件、底稿等，尤其是科技檔案在這方面特別突出，如有的缺少合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、開(kāi)竣工報(bào)告等。這就使檔案的憑證作用大打折扣。

（2） 檔案的規(guī)則不細(xì)。2006年頒布的文書(shū)檔案保管期限表，條目條款 13 條，與我國(guó)文書(shū)檔案文件類型、內(nèi)容、數(shù)量繁多極不相稱，量少的條目與眾多的檔案內(nèi)容必然發(fā)生矛盾，給實(shí)際操作帶來(lái)困難。條目過(guò)少，必然造成條目?jī)?nèi)容過(guò)于抽象、概括性過(guò)大的問(wèn)題，而概括性大、過(guò)于抽象的詞匯增多，如“重要”、“一般”的詞匯過(guò)多，在鑒定過(guò)程中，立卷人往往根據(jù)自己的理解，按照《歸檔文件整理規(guī)則》對(duì)文件進(jìn)行鑒定，但因每個(gè)人的理解不同，對(duì)一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給今后利用工作帶來(lái)不便。

（3） 缺乏對(duì)檔案鑒定的意義與地位的認(rèn)識(shí)。在一些基層單位，檔案人員只注重收集工作，缺乏對(duì)檔案鑒定的意義與地位的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有把鑒定工作當(dāng)成檔案的核心工作加以對(duì)待。在檔案鑒定工作中不能去其糟粕，取其精華，剔除無(wú)價(jià)值的檔案，把有價(jià)值的檔案保管好，而是“有文必歸“現(xiàn)象比較普遍。利用時(shí)，不能按照利用者的需求及時(shí)查找出來(lái)，不能把檔案的作用發(fā)揮出來(lái) 。

（4） 缺少專門(mén)的檔案人才。檔案鑒定是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)、難度性較大的工作，是檔案工作者全部工作中最困難和最重要的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。目前，大部分企業(yè)檔案管理隊(duì)伍文化層次比較低，大部分檔案工作人員不是檔案專業(yè)畢業(yè)的， 這種情況不利于檔案鑒定工作水平的提高。

2 提高檔案鑒定工作水平的對(duì)策

（1） 加強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值準(zhǔn)確性的鑒定。① 保存價(jià)值鑒定。指對(duì)文件材料有沒(méi)有保存價(jià)值、保存價(jià)值大小的鑒別，并以此作為確定文件材料是否歸檔的重要依據(jù)。② 準(zhǔn)確性鑒定。要求檔案人員逐件逐張去審查檔案材料，從內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，全面考查分析確定其價(jià)值。如：正文與底稿是否相符，正本副本是否相符、竣工章等是否遺漏丟失或者弄錯(cuò)等，在文件材料歸檔時(shí)，由檔案人員進(jìn)一步鑒別，并在備考表中檢查人欄簽字或以其他形式確認(rèn)歸檔文件的準(zhǔn)確性。

（2） 加強(qiáng)檔案鑒定工作制度化、程序化建設(shè)。檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)室存檔案定期或不定期進(jìn)行鑒定，逐卷、逐件進(jìn)行清點(diǎn)造冊(cè)，分批、分期進(jìn)行鑒定。對(duì)需要延長(zhǎng)保管期限的案卷，在有關(guān)目錄及案卷備考表中予以注明，繼續(xù)保存；對(duì)應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案，編制“銷毀清冊(cè)”一式兩份，按有關(guān)程序予以銷毀。通過(guò)鑒定，有利于提高室存檔案的質(zhì)量。

（3） 成立檔案鑒定機(jī)構(gòu)及鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)應(yīng)該成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T組成。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定及銷毀的最終審定，具體工作由檔案部門(mén)（或?qū)Ｂ殭n案人員）和與檔案內(nèi)容有關(guān)的職能部門(mén)共同承擔(dān)。檔案鑒定機(jī)構(gòu)的成立，有效避免了檔案鑒定工作的主觀性、隨意性，確保了檔案鑒定工作的準(zhǔn)確、無(wú)誤。

（4） 完善各種檔案保管期限表。在檔案鑒定工作中檔案保管期限表具有舉足輕重的作用，它是檔案鑒定的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，決定文件保管的類型以及時(shí)間的期限，影響檔案鑒定工作的質(zhì)量和效率。檔案人員應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則》制定適合本單位的文件材料歸檔范圍和保管期限表，使鑒定人員在操作時(shí)有明確的標(biāo)準(zhǔn)可以參照，從而提高檔案鑒定的效率與質(zhì)量。

（5） 加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)和核心是以人為本，只有堅(jiān)持以人為本，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的檔案工作人員，才能有效推動(dòng)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。首先，對(duì)在崗人員應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，使其接受新知識(shí)、新理念、新技能。其次，檔案工作者要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的思想，不斷提高自身的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能。再次，及時(shí)招收、引進(jìn)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，為檔案事業(yè)注入新鮮血液。只有這樣才能提高檔案人員自身的鑒定水平，從而提高鑒定工作的效率和質(zhì)量。