檔案數字化信息長期保存策略的關鍵問題淺析

[摘 要] 本文主要從數字化檔案長期保存策略的角度，闡述數字化檔案長期保存過程中所出現的一些問題，同時針對這些問題提出相應的改進措施。

[關鍵詞] 數字化檔案； 長期保存策略

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）13- 0069- 01

隨著計算機技術和網絡信息技術的不斷進步，檔案信息服務也逐漸開始步入信息化時代，許多檔案館早就生產了許多數字化檔案，但長期保存數字化檔案的能力和技巧卻存在著不足。這是阻礙檔案信息化建設進步、發展的一個關鍵問題。

1 數字檔案信息長期保存中存在的問題

數字檔案信息的保存、整理和使用是以電腦、儲存裝備、應用軟件系統和網絡作為基礎的。人們可以充分利用檔案信息化所帶來的便捷服務，但是在使用的過程中也出現了許多問題，比如，病毒和非法入侵等。這些情況已經對數字檔案信息的安全造成了一定的威脅。現在，數字檔案信息在長期安全管理方面存在幾個比較嚴重的問題。

（1） 檔案數據的儲存和讀取問題。首先是儲存問題。現在的數據儲存技術還不能解決數字檔案長期存儲所面臨的難題，現在比較常用的存儲設備，比如優盤、移動硬盤等的使用時間和傳統的存儲媒介如紙質、膠片等具有很大的差距，同時，還容易受到氣溫、濕度等的因素影響。其次是讀取問題。數字檔案信息一定要依靠計算機才能讀取，萬一計算機出現什么事故，或者操作系統出現了什么意外情況，或者由于地震、火災等造成計算機損壞、數據丟失，就無法再讀取數字檔案；在不一樣的軟件系統下形成的數字檔案信息存儲，格式不同且不容易進行轉換，所以在讀取相關數據時就有一定的困難。技術和設備更新之后，如果不能第一時間把格式轉換的問題解決，那么相關的數據也就沒有辦法再進行讀取。

（2） 太過重視利用而忽視了保存。現在檔案部門進行的檔案數字化工作，最終目的是為了提高檔案的利用率，但是反而忽略了檔案數字化信息的長期保存，對怎樣科學、正確地治理和利用并長期保存檔案數字化信息等工作缺少考慮。

（3） 缺少相關的標準。最近幾年以來， 國外的數字信息長期保存問題成為了重點和熱點， 但是，我國數字圖書館的視線始終放在對數字圖書館建設、組織信息和搜索系統以及對知識產權的治理上， 沒有重視對數字信息長期保存的問題，導致我國數字信息保存一直處在試驗階段。

2 檔案數字化信息長期保存策略選擇的標準

（1） 正確選取數字化檔案的儲存載體。對于檔案部門來講，在選取數字化檔案的儲存載體時，數據傳送的速度、保存的速度都不是最關鍵的因素，重點是要考慮下面這些問題：第一，數據是不可以進行更改的。數字化檔案一定要具有檔案的性質，所以儲存的數據一定要確保是真實的、完整的。第二，載體的安全性能一定要高。數字化檔案儲存載體的選取要特別重視載體的持續性，使用壽命比較短的儲存介質不能用。有許多介質對外部環境是十分敏感的，容易對介質的儲存功能造成一定的影響，所以也是不能選用的。第三，載體的技術期限。儲存介質的技術期限指的是和介質有關的技術的生命周期。技術期限短的儲存介質，其技術過時之后相關的數據就有可能無法讀取。所以，技術期限比較短的儲存介質也是不可選用的。第四，載體要得到市場的支持。數字化檔案的儲存介質要選取那些可以得到市場支持同時又符合有關工業標準的儲存介質。

（2） 更新速度要快。數字技術的發展是迅速的， 這就要求信息儲存的技術也要進行不斷的更新。其重點是要及時掌握新舊技術的更替時間，要對硬件設施和軟件版本進行跟蹤， 從而可以確定更新版本的最佳時間。但是， 更新一般包括很多方面的問題， 例如，法律、資本、技術、道德等。所以，如果想要確保更新可以順利地開展，還要依賴于其他方面的認同和支持。

（3） 全國數字信息歸檔系統要統一起來。這是數字信息長期保存的重點治理策略。因為數字信息保存涉及到法律、資本、技術、文化、社會道德等方面的因素，所以數字信息長期保存要得到多方面、多途徑的鼓勵和支持，只是憑借原有的圖書館、檔案館進行長期的保存是無法實現的。因此， 必須建立全國統一的數字信息歸檔系統。

隨著數字化環境的發展， 許多圖書館、檔案館和一些文獻收藏部門， 也逐漸收藏數字形式的文獻， 同時還提供網上閱讀和借閱， 然而，許多圖書館沒有把數字信息長期保存納入其職能范圍之中，造成許多在網上傳播的、有價值的信息，無法得到長期的保存。所以， 我們應該要建立一個全國統一的數字信息歸檔系統， 把它作為我國數字信息的主要基地。

3 結 語

綜上所述， 數字信息的長期保存工作是一項十分重要而且艱巨的工作。數字文獻和傳統文獻的特征是不相同的， 所以數字信息只有在它產生的環境中保存才是最實惠、最有效的。因此， 為了防止走錯方向， 當前我們一定要對數字信息的長期保存工作重視起來，同時要重點地對其進行研究。

主要參考文獻

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