新形勢(shì)下企業(yè)如何進(jìn)行信息化管理

[摘 要] 我國正處于社會(huì)轉(zhuǎn)軌、經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的特殊時(shí)期，社會(huì)各界對(duì)企業(yè)如何提高競(jìng)爭(zhēng)力都較為關(guān)注。現(xiàn)代企業(yè)管理信息化程度越高，其在激烈競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力就越強(qiáng)。企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力與其管理信息化的程度正相關(guān)，信息技術(shù)與現(xiàn)代企業(yè)管理相結(jié)合是管理變革的成果。合理采用信息化手段對(duì)企業(yè)進(jìn)行有效管理已是大勢(shì)所趨，本文就企業(yè)信息化管理的重要性進(jìn)行探討，在此基礎(chǔ)上分析當(dāng)前企業(yè)信息化管理存在的問題，提出解決企業(yè)信息化管理問題行之有效的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；信息化；管理

[中圖分類號(hào)] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）13-0039-03

企業(yè)信息化是指在銷售、生產(chǎn)、服務(wù)等方面實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)溝通和共享，關(guān)鍵在于通過企業(yè)管理的信息化提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)不再局限于資金、技術(shù)、人才等方面，更多的要看企業(yè)的信息化管理能力。信息化管理能力越強(qiáng)，其面對(duì)瞬息萬變環(huán)境的應(yīng)變能力就越高。

1 企業(yè)信息化管理的重要性

企業(yè)信息化管理對(duì)于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展非常重要，可以說企業(yè)是否進(jìn)行信息化管理直接反映了企業(yè)有沒有競(jìng)爭(zhēng)力。

首先，通過對(duì)信息的采集可以為決策奠定基礎(chǔ)。信息采集工作的好壞，直接決定企業(yè)信息管理工作的成敗。如果信息采集不足、失真或者是過于龐雜，則不利于決策的制定。

其次，企業(yè)進(jìn)行信息化管理能有效提高管理效率。信息化可以提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理、人事管理、銷售管理、倉庫管理、質(zhì)量管理、生產(chǎn)控制、物流管理、檔案管理等方面的效率，企業(yè)管理者只需輕輕敲擊鼠標(biāo)鍵盤即可方便快捷地獲取企業(yè)急需信息。

再次，企業(yè)信息化管理能改進(jìn)組織結(jié)構(gòu)。網(wǎng)絡(luò)化使傳統(tǒng)的金字塔形企業(yè)結(jié)構(gòu)向扁平化，臃腫的機(jī)構(gòu)得以減肥。在對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行改進(jìn)的同時(shí)，也能較好地優(yōu)化組織職能。中下層管理人員被賦予更多的權(quán)限，可以及時(shí)根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化做出及時(shí)有效的反應(yīng)。企業(yè)內(nèi)部員工之間的溝通交流更加方便容易，溝通暢通，工作效率必然提高。

第四，能夠較好地優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。企業(yè)信息化管理對(duì)于優(yōu)化企業(yè)生產(chǎn)流程有極大的幫助。管理信息系統(tǒng)能很好地改善企業(yè)的經(jīng)營管理，企業(yè)利用管理信息系統(tǒng)可以更清晰地了解企業(yè)情況。通過網(wǎng)絡(luò)也能讓企業(yè)獲得更多的顧客。

2 企業(yè)信息化管理存在的問題

盡管許多企業(yè)在信息化方面投入了不少資金，購置了計(jì)算機(jī)，建立了企業(yè)局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫，開發(fā)了應(yīng)用程序系統(tǒng)，但沒有很好地利用起來或沒有達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)，企業(yè)信息化顯而易見是不成功的。這主要是因?yàn)闆]有正確認(rèn)識(shí)信息化對(duì)企業(yè)管理的作用，企業(yè)信息化不能包治百病，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，具體問題具體分析。

第一，對(duì)于信息的采集、加工、利用不足。

（1）信息采集的目的、范圍、信息源選擇不當(dāng)，導(dǎo)致信息失真。信息的采集是為了實(shí)現(xiàn)組織特定時(shí)期的特定目標(biāo)，因此一定要有針對(duì)性，不能大海撈針，也不能敷衍了事，但在實(shí)際操作中信息采集往往流于形式，沒有真正發(fā)揮有用信息的作用。

（2）對(duì)信息加工不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致信息無效。因?yàn)樾畔⒌牟杉粐?yán)謹(jǐn)，所以采集來的信息可用性不高，有時(shí)甚至?xí)O誤商機(jī)，導(dǎo)致決策失敗。所以對(duì)采集來的雜亂無章的大量信息如果沒有進(jìn)行鑒別和篩選就使用，無疑是搬起石頭砸自己的腳，對(duì)于企業(yè)管理毫無作用，信息條理化、規(guī)范化、準(zhǔn)確化的程度有待提高。

（3）信息采集后卻不加以利用，挫傷企業(yè)信息化管理工作的積極性。對(duì)于采集而來的信息進(jìn)行鑒別和篩選，其目的在于合理利用。如果不加以利用，則無法為企業(yè)管理提供幫助。同時(shí)信息反饋不當(dāng)，也容易導(dǎo)致信息的利用效果不佳。

第二，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完備。很多企業(yè)一直都希望運(yùn)用信息化對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理，可是基本的硬件設(shè)施卻不完備。要想真正運(yùn)用管理信息系統(tǒng)，硬件和軟件設(shè)備必不可少。不管是大企業(yè)還是中小型企業(yè)，都應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己企業(yè)的特點(diǎn)合理運(yùn)用管理信息系統(tǒng)。

第三，對(duì)企業(yè)信息化管理的思想認(rèn)識(shí)不足，可能會(huì)貽誤很多商機(jī)。企業(yè)內(nèi)部對(duì)管理信息系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)應(yīng)當(dāng)清晰，實(shí)際操作中企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工可能對(duì)管理信息系統(tǒng)都有所戒備。運(yùn)用管理信息系統(tǒng)是組織的一場(chǎng)革新，有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)使用管理信息系統(tǒng)的支持度不高。認(rèn)為管理信息系統(tǒng)會(huì)使得企業(yè)成本增加，不利于企業(yè)利潤的增長。應(yīng)當(dāng)看到管理信息系統(tǒng)雖然會(huì)增加企業(yè)成本，但真正運(yùn)用到位也能為企業(yè)帶來數(shù)倍于成本的成效。即使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理信息系統(tǒng)支持，但不對(duì)下屬進(jìn)行培訓(xùn)也無法及時(shí)展開工作。因此，應(yīng)當(dāng)由上至下進(jìn)行觀念更新。

第四，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)不合理，管理程序混亂。企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生改變后，如果企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)不及時(shí)加以調(diào)整，企業(yè)內(nèi)部人員便無法發(fā)揮應(yīng)有的能力。管理程序混亂，也會(huì)導(dǎo)致工作積極性不高的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，企業(yè)必須對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理的調(diào)整，針對(duì)管理程序進(jìn)行有效的梳理。

第五，管理模式有待更新。創(chuàng)新是企業(yè)得以不斷發(fā)展的關(guān)鍵。運(yùn)用管理信息化對(duì)技術(shù)創(chuàng)新有積極的促進(jìn)作用，信息化可以使技術(shù)創(chuàng)新的速度加快，產(chǎn)品生命周期縮短，而且對(duì)信息流、物流、人才流、資金流等各方面都起到較好的管理作用，應(yīng)當(dāng)合理運(yùn)用管理信息化，提高企業(yè)的創(chuàng)新能力。

第六，信息化管理制度不健全，不利于企業(yè)管理信息的保密。信息化管理給企業(yè)帶來極大的便利，但是如果監(jiān)管不當(dāng)也容易使商業(yè)機(jī)密泄露。企業(yè)所有的信息都錄入系統(tǒng)，如果有人心存不軌竊取信息對(duì)企業(yè)將造成很大的傷害。如果信息系統(tǒng)感染病毒，將會(huì)對(duì)企業(yè)管理信息化工作帶來極大打擊。企業(yè)必須對(duì)信息化管理制度加以重視，防范信息泄露事件的發(fā)生。

第七，信息化管理沒有及時(shí)更新信息，導(dǎo)致企業(yè)管理的實(shí)效性有所欠缺。對(duì)于信息的及時(shí)更新也非常重要，因?yàn)槠髽I(yè)所處的內(nèi)外部環(huán)境隨時(shí)會(huì)發(fā)生變化。在實(shí)際操作中企業(yè)往往忽視了信息的更新，使管理的效果大打折扣。

3 企業(yè)信息化管理的對(duì)策

企業(yè)進(jìn)行信息化管理可以為決策奠定基礎(chǔ)、有效提高工作效率、改進(jìn)組織結(jié)構(gòu)、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，這些優(yōu)點(diǎn)對(duì)于處于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的企業(yè)而言非常重要。但企業(yè)信息化管理也存在一定的不足，主要集中在對(duì)信息采集、加工、利用的不足，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完備，對(duì)企業(yè)信息化管理的思想認(rèn)識(shí)不足，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)不合理、管理程序混亂，管理模式有待更新，信息化管理制度不健全，企業(yè)沒有及時(shí)更新信息等7方面。針對(duì)企業(yè)信息化管理存在的諸多問題，必須采取行之有效的對(duì)策。

第一，對(duì)于信息采集、加工、利用進(jìn)行及時(shí)而有效的管理，使漫無目的收集信息的活動(dòng)得以改善，企業(yè)不再因此陷入混亂。要有針對(duì)性地、有選擇性地采集信息，關(guān)鍵在于界定采集的范圍。信息有用性對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)組織特定時(shí)期的特定目標(biāo)有較大的促進(jìn)作用，因此一定要有針對(duì)性，不能大海撈針，也不能敷衍了事。管理者可以從需要什么樣的信息、用多長時(shí)間采集這些信息、從哪里采集這些信息3方面加強(qiáng)信息采集的成效，除此之外也要靈活地隨著事態(tài)的發(fā)展而不斷深化。對(duì)信息加工要嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待，避免發(fā)生信息失真、無效、雜亂無章的情況。并且針對(duì)鑒別、篩選好的信息要加以合理的利用，唯有如此才能保證信息化管理的順利實(shí)施。

第二，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，配備計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不完備，猶如士兵戰(zhàn)場(chǎng)打仗而未帶武器。企業(yè)要進(jìn)行有效管理，離不開硬件設(shè)施的使用。想要做好管理，就要懂得投入。投入一定的資本購置網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，是工作順利開展的關(guān)鍵所在。硬件設(shè)施得以改善，還要根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部具體情況選擇適合企業(yè)發(fā)展的管理信息系統(tǒng)。只有硬件軟件雙管齊下，才能保障信息化管理的成效。

第三，企業(yè)內(nèi)部由上至下更新觀念，堅(jiān)持合理運(yùn)用適合企業(yè)發(fā)展的管理信息系統(tǒng)。革新管理思想是企業(yè)進(jìn)行有效管理的關(guān)鍵，科學(xué)地運(yùn)用先進(jìn)的管理方法是每一個(gè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實(shí)到位的。對(duì)管理信息系統(tǒng)而言，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都應(yīng)當(dāng)加深認(rèn)識(shí)，強(qiáng)調(diào)管理信息系統(tǒng)能為企業(yè)帶來的管理效果。除了領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，還要對(duì)企業(yè)管理者、員工進(jìn)行必要的信息化知識(shí)培訓(xùn)。讓企業(yè)由上至下進(jìn)行一場(chǎng)變革，讓企業(yè)所有人都意識(shí)到管理信息系統(tǒng)的重要性。

第四，對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，保障管理程序的精簡(jiǎn)高效。優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，規(guī)范企業(yè)管理程序是企業(yè)運(yùn)行過程中較為關(guān)鍵的一環(huán)。對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，提高工作效率，為企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第五，更新管理模式，進(jìn)一步提高資金監(jiān)控能力。對(duì)于企業(yè)的信息流、物流、人才流、資金流進(jìn)行合理有效的管理，用信息化提升企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的能力。創(chuàng)新有利于新產(chǎn)品、新項(xiàng)目的研發(fā)，在技術(shù)創(chuàng)新的同時(shí)，創(chuàng)造更多的利潤。

第六，促進(jìn)信息化管理制度的進(jìn)一步健全，便于企業(yè)管理信息的保密。完整的安全管理制度，應(yīng)包括人員安全管理、操作安全管理、設(shè)備安全管理、軟件版本管理。眾所周知，對(duì)企業(yè)而言，商業(yè)機(jī)密至關(guān)重要，如果被人竊取將帶來極大的損失。對(duì)信息化管理的制度必須嚴(yán)格制定。要保證信息安全，不被心懷不軌的人利用。對(duì)于重要的信息要備份，嚴(yán)格進(jìn)行管理。具體的管理信息系統(tǒng)操作環(huán)節(jié)應(yīng)該由專人負(fù)責(zé)，有效地對(duì)信息進(jìn)行監(jiān)管。

第七，及時(shí)更新信息化管理的信息，保證企業(yè)管理的效果。如果信息更新不及時(shí)，將會(huì)受到多方面的負(fù)面影響。為了避免直接損失，處于社會(huì)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌期的眾多企業(yè)一定要注重信息的更新。信息化的建設(shè)過程是漫長的，所以要耐心、細(xì)心地對(duì)待信息更新工作，這是企業(yè)走向成功的基石。

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異的今天，信息化管理對(duì)于企業(yè)而言是必須的。要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，就必須對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理改革。而管理改革的關(guān)鍵就在于更新觀念，用信息化提升企業(yè)管理水平。如果企業(yè)沒有深刻意識(shí)到這一點(diǎn)，其發(fā)展必定受到阻礙。因此，在新時(shí)期新背景下對(duì)企業(yè)進(jìn)行信息化管理迫在眉睫，信息化管理越有效，越能促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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