淺談家庭檔案管理

[摘 要] 家庭檔案是家庭成員在從事家庭事務(wù)和社會(huì)活動(dòng)的過程中，記錄并保存起來以備日后查考使用的各種資料，以實(shí)物檔案居多，是一個(gè)家庭及其成員成長(zhǎng)經(jīng)歷的縮影。家庭檔案的建立以及管理，使整個(gè)家庭的美好記憶有了延續(xù)，促進(jìn)了家庭的和睦。同時(shí)，家庭是社會(huì)的組成部分，從家庭檔案中也可以反映出社會(huì)的發(fā)展與變遷。如何更好地管理家庭檔案，是本文重點(diǎn)論述的問題。

[關(guān)鍵詞] 家庭檔案； 征集； 保管

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）17- 0095- 01

家庭檔案與人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書檔案等各種類型的檔案有一個(gè)很大的區(qū)別，就是它不僅可以由檔案保管部門進(jìn)行管理，也可以由社會(huì)中的每個(gè)家庭及其成員自行收集、管理，其內(nèi)容豐富多樣，因此我們應(yīng)該從多角度去思考如何更合理地管理家庭檔案。

1 家庭檔案的收集范圍

每個(gè)家庭中的成員人數(shù)、從事的職業(yè)、參與的社會(huì)活動(dòng)、所處地域各不相同，因此各個(gè)家庭所形成的家庭檔案內(nèi)容和數(shù)量千差萬別，都有其獨(dú)特性。家庭檔案的收集范圍主要包括：

1.1 家庭成員在工作中形成的材料

我們?cè)诠ぷ鬟^程中形成的歸個(gè)人所有的材料，都是我們?cè)诠ぷ髦胁粩嗯Φ囊娮C，是值得我們保存的。

1.2 家庭成員在學(xué)校生活中形成的材料

不管是正在上學(xué)的孩子還是已經(jīng)走上工作崗位的成人，學(xué)校多姿多彩的生活都是我們美好的記憶。學(xué)生時(shí)期的試卷、教科書、作業(yè)本、發(fā)表過的論文、獎(jiǎng)狀等，都記錄了我們美好的校園生活。

1.3 日常家庭生活中形成的材料

這一類的家庭檔案內(nèi)容豐富多樣，如煤氣水電費(fèi)的收據(jù)、購買家用電器和日常生活用品的購物小票，出生證、結(jié)婚證、病例資料、所拍攝的照片和錄像、錄音、銀行開戶證明、借貸證明等。

1.4 家族流傳至今的物件

家族中流傳下來的物件，對(duì)于整個(gè)家族有著深厚的感情意義，是家庭檔案的重要組成部分。

2 家庭檔案的整理方法

如何將處于零散狀態(tài)的各種原始資料變得系統(tǒng)規(guī)范，是家庭檔案整理的重點(diǎn)。

對(duì)于家庭檔案的整理，筆者采用年度—內(nèi)容整理法和成員—年度整理法。

2.1 年度（如需要可再按月細(xì)分）—內(nèi)容整理法

此整理辦法適用于對(duì)所有家庭成員共同享有的檔案的整理。其中包括家庭所繳納的各種費(fèi)用收據(jù)，所購置家用電器的購買憑證，家庭聚餐和旅游發(fā)票等，主要適用于家庭整體經(jīng)濟(jì)類消費(fèi)憑證，這種方法便于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，有利于對(duì)家庭收支情況的了解。

由于此種方法適用的檔案類型以票據(jù)為主，可在此表內(nèi)容和月份對(duì)應(yīng)的空格處粘貼收據(jù)，并按表格大小進(jìn)行折疊，到年底即可統(tǒng)計(jì)一年消費(fèi)情況。

2.2 成員—年度（如需要可再按月細(xì)分）整理法

此整理方法適用于對(duì)家庭個(gè)人成員檔案的整理，隨著人們檔案意識(shí)的增強(qiáng)，很多家長(zhǎng)已經(jīng)開始為孩子建立成長(zhǎng)檔案，從孩子出生起便將有紀(jì)念意義的物件保留下來；有的人喜歡將自己生活中形成的或者收集的物品保存起來作為紀(jì)念，都可以采用這種整理方法。其優(yōu)點(diǎn)是將家庭中每個(gè)成員的檔案分別整理，查找都比較方便，也有利于提高個(gè)人檔案的整體性，而且在該年度內(nèi)，整理者可以隨時(shí)進(jìn)行添加。由于此方法適用的家庭檔案大多是物品，需要一定的空間，可將其裝箱或放置于柜架等，按順序進(jìn)行排列，并在其存儲(chǔ)物體表面貼上明細(xì)表。

3 家庭檔案保管的注意事項(xiàng)

除少數(shù)家庭檔案委托檔案保管機(jī)構(gòu)代為保管外，大部分在個(gè)人家庭中進(jìn)行保管，因此保管的環(huán)境和條件也遠(yuǎn)不如檔案保管機(jī)構(gòu)，為了使家庭檔案在個(gè)人家中更加完好地保存，我們需要注意以下幾點(diǎn)。

3.1 紙質(zhì)家庭檔案的保管

對(duì)于紙質(zhì)家庭檔案，我們最關(guān)心的問題就是紙張的老化和字跡的褪色，如果在家庭保管中出現(xiàn)上述情況，就會(huì)影響其憑證價(jià)值。

（1） 紙張老化的預(yù)防。光線、溫度、濕度、氧化劑、微生物和化學(xué)藥品等因素，都會(huì)引起或加速紙張的老化，因此，在紙質(zhì)檔案的保存過程中，我們要采取多種措施：防潮、防高溫、防光、防氧化等。

（2） 字跡褪色的預(yù)防。第一，光是引起字跡發(fā)生不同程度褪色的主要因素，因此在家庭紙質(zhì)檔案的保管過程中，我們要將其避光保存。第二，研究表明，在其他因素一定時(shí)，溫度越高，字跡的褪色速度越快，因此在家庭紙質(zhì)檔案的保管過程中，也要避免高溫的環(huán)境。第三，濕度過大的環(huán)境、酸堿等化學(xué)藥品和灰塵都會(huì)加速字跡的褪色，因此在家庭檔案保管過程中盡量營造一個(gè)適宜檔案長(zhǎng)久保存的環(huán)境。

3.2 特殊載體家庭檔案的保管

隨著社會(huì)科技的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了多種形式的檔案，目前家庭檔案中比重比較大的特殊載體檔案就是電子照片以及音頻和視頻資料，一般情況下我們將其存儲(chǔ)在電腦的硬盤中，但是電腦就如人一樣，也會(huì)“生病”，一旦電腦出現(xiàn)故障，我們所存儲(chǔ)的大量電子資料就會(huì)丟失，其損失是難以估計(jì)的，因此，對(duì)于此種類型的家庭檔案，最實(shí)用和方便安全的保管方法就是進(jìn)行備份。我們可以將這些電子資料拷貝到光盤、移動(dòng)硬盤、U盤等存儲(chǔ)載體中，可以進(jìn)行多重備份，并要對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行安全合理的保護(hù)。

家庭檔案存我們?nèi)松啔v的歷史見證，是我們美好生活的縮影，家庭檔案會(huì)越來越廣泛地走進(jìn)千家萬戶，讓我們共同記錄美好的人生。