Excel賬務處理中輔助核算探討

[摘要] 我國中小企業利用Excel進行賬務處理是一可選方案，本文主要介紹在應用Excel處理賬務時，如何設置與應用輔助核算功能，使賬務系統為企業管理提供更多的信息。

[關鍵詞] 賬務處理；Excel；輔助核算

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 19. 019

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）19-0032-02

1 引 言

我國中小企業居多，而這些企業若購買商品化的財務管理軟件，不僅成本太高得不償失，而且其中許多功能閑置。并且由于各單位業務情況各有不同，商品化的財務管理軟件必須要經過實施與維護才能投入使用，而且后期維護工作難度較大。而Excel集表格計算、豐富的圖形顯示和方便的數據管理功能于一體，可與各類管理信息系統軟件實現數據共享，還可提供管理和決策分析功能。另外，Excel軟件使用方便且價格便宜，因而利用Excel進行賬務處理在中小企業中得到廣泛應用。

在賬務處理中加入輔助核算功能可方便企業進行管理和決策。賬務處理中的輔助核算功能為用戶查詢、統計往來款、收入、支出等提供方便，為管理提供準確全面的信息，用于滿足企業更深層次的管理要求。利用Excel進行賬務處理時如何設置與應用輔助核算，是本文探討的問題。

2 輔助核算及其類型

輔助核算通過核算項目來實現。核算項目是會計科目的延伸，設置某科目有相應的輔助核算后，相當于設置了科目按核算項目進行更為明細的核算。但核算項目又不同于明細科目，它具有更加靈活方便的特性，一個核算項目可以在多個科目下，而且一個會計科目可以設置單一核算項目，也可以選擇多個核算項目。

常用的輔助核算類型包括單位往來核算、個人往來核算、部門核算、項目核算等，分別完成對賬戶的各往來單位信息、個人信息、部門信息及項目信息的獨立核算和反映。

2.1 單位往來核算

單位往來是指企業和其他企業間發生的各種債權債務業務，包括客戶往來和供應商往來。單位往來輔助賬是為了核算企業在生產經營過程中與外部企業發生的往來經濟業務，進行客戶和供應商往來款項的發生與清欠管理工作。而應收賬款、預收賬款和應付賬款等則是處理單位往來業務的科目。采用單位往來核算可以查詢與各客戶和供應商往來款項的總賬、明細賬，還可生成催款單、對賬單以及賬齡分析報告等。

2.2 個人往來核算

個人往來是指企業與企業內部職工之間發生的經濟往來業務，如出差借款、私人借款等。特別對于個人往來業務多的企事業單位，在賬務處理時，啟用個人往來輔助核算功能，進行個人借款、還款管理工作，可及時地控制個人借款，完成清欠工作，并可減少清理工作量，有利于加強個人往來賬戶的管理。另外，當需要將企業職工作為核算對象時，也可以使用個人核算。如其他應收款、主營業務收入等均可設為個人核算科目，用于反映職員的借還款情況或銷售業績。采用個人往來核算可以查詢個人往來明細賬，還可生成催款單、余額表以及賬齡分析報告等。

2.3 部門核算

部門核算是指對企業各個職能部門分別進行財務核算或業務管理。部門核算主要為了考核部門收支的情況，及時反映各部門的費用支出，對各部門的收支情況進行比較分析，便于各部門考核。如可將制造費用、管理費用、主營業務收入等科目及其明細科目設置為部門核算，用于反映企業不同部門費用使用情況及銷售業績。采用部門核算不僅可以查詢各級部門總賬、明細賬，還可對各部門進行收支分析等。

2.4 項目核算

項目核算指對企業的某些項目，如產品、課題、工程項目、合同訂單等的成本、費用、往來情況以及收入等進行單獨核算。如可將生產成本、在建工程、主營業務收入等科目設置為項目核算，用于反映不同項目的生產成本、建造成本及銷售情況。采用項目核算可以查詢各種項目核算與管理所需的賬表，即項目總賬、項目明細賬，以及項目統計表和項目執行分析報告等。

3 Excel賬務處理中設置輔助核算

應用Excel進行賬務處理時仍按照一般會計信息化軟件的處理流程，即包含系統初始化、憑證處理、賬簿處理、會計報表處理4項主要處理功能。輔助核算的設置主要是針對系統初始化和憑證處理，而賬簿處理和會計報表處理則是對設置好的輔助項目加以應用，可更方便快捷地完成賬簿處理和報表處理工作。

3.1 系統初始化功能中輔助核算的設置

系統初始化包括建立會計科目表與期初余額表。首先，建立一個會計科目工作表，輸入企業所有需要的會計科目，它的欄目包括科目代碼、科目名稱、余額方向以及各類輔助核算。

其次，輸入各賬戶期初余額，期初余額的輸入按輔助核算輸入，如圖1所示。

3.2 憑證處理功能中輔助核算的設置

憑證處理功能包括記賬憑證輸入和憑證查詢，其中最主要的工作是記賬憑證輸入，記賬憑證輸入是日常賬務處理的核心內容，用于錄入會計業務，即填制憑證，但在Excel中不是按傳統憑證的格式填制，而是采用類似普通日記賬的形式錄入，方便憑證查詢。它的欄目包括記賬憑證的主要項目以及輔助核算的項目，包括填制日期、憑證類別、憑證號、摘要、科目性質、總賬科目、科目代碼、科目名稱、借方金額、貸方金額、數量、單價、外幣、匯率、客戶或供應商、項目、部門、個人、結算方式、票號、附件張數、填制人、審核人等（如圖2所示）。

4 輔助核算在賬簿查詢中的應用

通過之前在系統初始化及憑證輸入時對各類輔助項目的設置，賬簿查詢中就可非常方便地查詢客戶往來、供應商往來、個人往來和項目等輔助賬，可利用Excel提供的篩選或分類匯總完成各種要求的輔助賬查詢。在此以客戶往來輔助賬為例說明，例如要查詢客戶 “X軟件學院”的應收賬款情況，可對憑證輸入表及期初余額表中的 “客戶或供應商”和“科目名稱”欄進行篩選操作，即可查看到該客戶的本期及期初的應收款情況，從而可分析出客戶付款的情況（如圖3所示）。

此外，還可利用Excel強大的統計和匯總功能，對各輔助項信息進行統計、匯總與分析，為決策者提供可靠的會計信息，為其做出科學的經濟決策提供保障。

主要參考文獻

[1]譚健，劉琪，等. Excel在會計信息處理中的應用[M]. 北京：清華大學出版社，2010.

[2]楊寶剛，王新玲. 會計信息系統[M]. 第3版. 北京：高等教育出版社，2011.