ERP在科研院所財務管理中的應用研究

[摘要] 隨著我國科學研究事業的不斷發展，科研院所由政府主導的公益性角色逐步向市場主導的競爭性角色轉變。要想在激烈的市場競爭中取得優勢，科研院所必須進行相應的體制改革和管理創新，ERP管理理念的引入是一項重要舉措。本文以中國科學院ARP系統應用為例，對ERP在財務管理中產生的積極作用、存在的問題和改進措施進行了系統的研究。

[關鍵詞] ERP；ARP； 科研院所；財務管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 19. 018

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）19- 0030- 03

1 ERP管理理念和中國科學院ARP概念

ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源計劃），是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP系統具有人力資源管理、供應鏈管理、項目管理、財務管理和市場銷售管理等多種功能，旨在通過使用計算機來達到企業管理的自主化、自動化和信息化，從而能夠提高企業的總體生產效率。ERP系統的管理理念較早得到了科研院所的認可，其中最具代表性的就是中國科學院資源規劃項目（Academia Resource Planning，ARP）系統的推廣應用。

中國科學院是國家科學技術方面最高學術機構，也是全國自然科學與高新技術綜合研究發展中心，肩負著國家科技進步和推進國家現代化的重任，它的信息化建設水平對反映科研院所的信息化水平具有代表意義。2002年中國科學院提出科研管理活動的信息化，即啟動ARP項目建設，最終目標是要實現中國科學院的資源規劃信息系統工程。ARP項目從中國科學院院所兩級治理結構出發，以科技計劃與執行管理為核心，綜合運用創新的管理理念和先進的信息技術，對全院人力、資金、科研基礎條件等資源進行配置，對相關管理流程進行整合與優化，以構建有效的管理服務信息技術平臺。通過ARP項目的實施，進一步推進中國科學院管理創新，不斷提升管理工作水平和效率，促進科技創新和人才培養效益的最大化。

經過十余年的發展，中國科學院在全院100多家科研院所開通了ARP系統，并逐步擴展了網上報銷、預算管理等系統功能，實現了決策依據科學化、資源配置最優化、管理工作協同化、工作流程規范化和信息資源共享化的目標。

2 ARP系統在科研院所財務管理中的積極作用

財務管理是整個科研院所管理的核心，財務模塊是整個ARP系統的核心模塊，ARP系統的推廣應用對科研院所財務管理水平的提升起到了重要作用。

2.1 有利于財務信息采集模式更新，提高會計基礎工作效率

實施了ARP系統后，能夠對財務數據進行快速準確的收集、處理和傳遞。部門、人員、科研項目、固定資產等基礎信息直接通過財務模塊的外圍模塊錄入，通過網上報銷系統自動生成記賬憑證，大大地減少了傳統財務軟件下手工輸入數據的重復性，有效減少數據錄入出錯率，提高了會計基礎工作效率，保證了人力數據、物力數據、業務數據與資金數據的一致性。

另外，利用互聯網技術的開放性，通過角色授權，可以把財務數據適當地集成和共享，打破了傳統財務信息在時間和空間上的限制，滿足管理者對實時財務信息的需求。同時，可以提高科研院所要求相對較高的保密項目等會計數據的安全性，提升了會計憑證和會計單據的存檔質量。

2.2 有利于提高財務人員的專業能力，創新財務管理理念

傳統科研院所體制下，強調專款專用，科學事業單位會計制度采用收付實現制原則，財務核算難度小，大多數財務人員財務管理和會計判斷等專業能力薄弱。現代科研院所經營業務日益多元化，新的《科學事業單位財務制度》的頒布對會計核算和財務管理工作提出了新的要求。這對科研院所財務人員的工作提出了挑戰，亟需培養一支高素質的財務管理人才隊伍。

ARP系統的應用，降低了日常會計核算工作量，豐富了財務信息來源，有助于財務人員轉移工作重點，實現由會計核算者向財務管理信息和財務決策信息提供者的轉變。ARP信息系統把科研院所的人力資源、物力資源和財力資源通過計算機和信息技術網絡整合于一體，財務人員充分地參與到科研院所的事業管理之中，能夠及時地處理和分析財務系統中出現的問題，收集和反饋相關的財務信息，從而為領導的各種決策提供有價值的依據。財務管理人員將把提升科研院所的總體價值作為最新的使命，并且為科研院所的未來發展服務。

2.3 有助于加強財務預測和分析能力，提升預算管理水平

科研院所財務工作執行事業單位財務規則，隸屬于預算會計體系，以預算管理為中心，以預算收支核算為重點。科研院所一方面接受國家科技管理部門對科研經費的嚴格監管，一方面強調市場競爭能力的提升。這需要科研院所擁有較為完備的核心業務信息系統、財務信息系統、流程監控信息系統的支持，采用合理的管理方法降低成本，提高資源利用效率，ARP的應用正好提供了這樣一種管理平臺。

通過ARP系統的科研項目模塊和預算管理模塊，各研究中心的項目支出可以進行多維度、交互即時匯總。這些數據在不同角度的即時處理，可以使管理層快速得到需要的信息，實現對科研項目預算大類和預算總金額的控制，做到了對預算管理需求的快速響應；利用ARP信息系統的資源共享功能，財務預算信息能夠在得到授權的層級共享，使課題負責人、科研項目管理人員等的管理需求和信息供給完全一致，避免了決策的相互沖突，加強了行動的協同性；ARP系統提供了信息化集成的最佳方案，以價值鏈為基礎，將科研院所的人力、資金、信息進行有效整合，為企業管理層制訂、落實行動方案提供了有效支撐，使財務管理的事前預測、事中控制成為現實，真正實現了預算會計的管控職能。

2.4 有助于提高科研院所的內部控制，降低科研經費流失風險

隨著國家科研經費投入的日益增大，科研經費流失風險問題突出，國家“十二五”科技發展規劃明確提出要“根據科研活動的規律和特點，加強科研經費的過程監管”。

ARP本身就是一個控制系統，它為內部控制的有效運行提供了支撐。首先，ARP系統的實施能夠有效解決傳統信息系統下信息孤島的問題，記錄所有活動的相關數據，提供所有可能相關的信息。這樣做出決策可依據的信息數據類型更廣，更多維，數據重復更少，決策力更強，有助于實現全面控制活動過程。其次，ARP系統有助于企業實現實時控制。ARP系統的有效實施能夠解決傳統系統信息處理滯后的問題，自動記錄業務直至產生報表，使科研院所能實時控制內部資源。再次，ARP環境下，加強了財務人員和科研人員的溝通，財務信息對相關課題負責人公開透明，并通過預算管理模塊，限制預算大類超支，為國家審計節省了人力物力，保證了科研經費使用的合規性和效益性。

3 ARP系統在科研院所財務管理中存在的問題

隨著我國科學研究事業的不斷發展，科研院所由公益性角色逐步向市場競爭角色的轉變，科研院所越來越重視對科學事業的管理，尤其是對信息系統的應用和管理。但是，還有很多的科研院所對ARP系統的認識不足或者管理者的綜合素質不高，導致了許多問題的出現，進而影響了科研院所的總體經營績效。ARP系統在科研院所財務管理中存在的突出問題如下：

3.1 對整個ARP系統的認識不夠，未能推動ARP系統有效實施

部分科研院所缺乏對ARP系統的管理思想和管理軟件的認識， 領導參與到ARP系統中的管理不到位，沒有引起足夠的重視。將ARP信息系統中出現的問題歸入技術問題之中，過分地看重信息功能，而忽視了其管理職能，甚至將其視為一種繁瑣的和跨度周期過長的管理系統，持排斥心理。

部分科研院所未能有效解決ARP實施過程中出現的諸多矛盾， 比如ARP的集成性與各部門的協調性之間的矛盾、ARP的應用范圍很廣與數據收集量巨大之間的矛盾、科研院所管理人員的素質低下與ARP信息系統的先進性之間的矛盾、ARP的有效性與合理性之間的矛盾等。這些矛盾的存在和不斷激化可能導致ARP系統不能真正地為科研院所所用。

3.2 ARP系統功能使用不徹底，未能全部實現財務管理信息化

中國科學院下屬的各家科研院所在管理模式和管理流程上不盡統一，ARP系統在某些方面難以通用。部分院所管理者觀念上對系統功能認識不夠，不愿意改變固有的管理模式，ARP系統在科研院所財務管理中的應用呈現出不平衡的態勢。部分科研院所未實現薪酬模塊和總賬模塊的互聯，未能通過工資薪金發放明細信息自動歸集生成會計分錄并導入總賬模塊，不能保證薪酬模塊與總賬模塊數據的完全一致性。部分科研院所一再延遲預算管理模塊的上線，不愿意受制于系統對預算大類的限制，存在會計科目與預算大類之間任意組合、隨意調整的現象。

另外，網上報銷系統目前僅實現了網上提交報銷單功能，未能將報銷的原始單據等掃描入網上報銷系統，從而未能實現完全的電子化簽批，停留于電子報賬和紙質簽批并存的半自動化階段；尚未啟用合同管理系統，未與網上報銷系統互聯，無法實現合同經濟條款對財務付款業務進度的控制； 采購模塊和庫存模塊待啟用，對于一些大型的儀器設備等采購事項，無法從采購申請階段即采集信息，未實現成本支出預測和資金統籌安排。對于科學研究過程中使用量大且部分價值較高的科研專用材料，無法真實反映收發存實物信息，從而做好科研材料的精細化管理。

3.3 財務人員在ARP系統建設過程中發揮的作用有限

在項目建設前期，財務人員由于受到種種因素影響，常常難以提供及時、合適、正確的流程設計思路。在ARP系統上線后，又忙于財務系統的操作，不能成為系統真正意義上的主人，無法很好地駕馭財務系統管理職能，管理效率和成本管控并沒有明顯改善，反而苦于流程復雜，工作量增加。

4 ARP系統在科研院所應用前景分析

隨著科研院所ARP系統使用的熟練和事業管理水平的提升，ARP的系統功能將進一步擴展。

4.1 ARP系統的財務管理空間進一步拓展

隨著ARP系統對科研院所財務工作的“包攬”，財務人員會有更多的精力和機會去開拓財務管理的空間，把越來越多的科研院所資源納入財務管理。除傳統的資金、材料、設備等資源的規劃外，還將擴展至人力資源管理。結合科研院所知識型人才密集的特點，科研院所將利用ARP系統進行人力資源價值管理，對人力資源進行評估，充分挖掘科技人才價值。

4.2 ARP系統將用于成本管理，提升績效

隨著科研院所轉制工作的推進，科研院所逐步走向市場化經營。科研院所的成本管理問題將成為重點難點，需要一個能夠協調所有計劃、管理各種成本的全面且集成化的綜合系統。ARP系統將用于成本管理，對成本的獲利能力進行分析和比較。此外，通過對所有成本的管理使用一個統一的標準和體系，保證收集到的數據具有一致性，建立一個標準的成本體系。對所有物料的收、發、存進行標準的核算，把成本的費用控制在科研院所能夠承受的范圍內，提高科研績效。

4.3 ARP系統將擴展外端接口功能

受項目資金性質限制，使用財政資金的科研設備等采購均須遵循《政府采購法》的相關要求。政府采購目錄一般會定期更新，這就需要科研院所及時掌握最新數據，及時上報“政府采購計劃”；當需要進口設備時，向財政部門申請變更采購方式。ARP系統將實現采購模塊與政府采購系統、財政部采購方式變更審批系統等的互聯，從根本上規范采購方式的合理性。

隨著國家科研投入的日益增加，科研院所資金流量和存量額日益增大，財務工作結算任務重。通過開放網上報銷系統與銀行結算系統端口，實現銀企互聯功能，將大大減少銀行支付系統的錄入工作量和工作差錯，降低財務人員資金支付壓力。

4.4 ARP系統由管理信息系統向決策應用系統轉變

在未來，科技進步對經濟增長的貢獻率大幅上升，中國將進入創新型國家行列。中國科學院堅持“創新科技、服務國家、造福人民”的發展宗旨，落實“一三五”（一個定位、三個重大突破、五個重要培育方向）規劃，積極探索激發創新能力的體制機制。ARP系統將用于支撐服務中國科學院“創新2020戰略”，進一步推進管理信息化的進程，根據技術發展的要求，建設中國科學院管理云環境，實施“信息化管理與決策支持工程”，實現由管理信息系統向決策應用系統的轉變。

5 結 論

ARP信息系統是一種先進的科研院所管理工具，作為財務管理者要正確地使用ARP系統，為整個科研院所的財務管理工作提供便利。ARP系統的廣泛應用，使得科研院所的組織結構趨向于扁平化，使信息溝通更加便利和有效。在科研院所的財務管理人員的財會知識方面也體現出現代科研院所管理的理念和最新模式。應進一步完善ARP系統，充分發揮其在科研院所財務管理過程中的積極作用，提升科研院所的綜合競爭力。

主要參考文獻

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