適應(yīng)新時期發(fā)展需要做好文書檔案管理工作

摘 要：新世紀(jì)以來，隨著國民經(jīng)濟(jì)和社會科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，文書檔案管理工作越來越受到人們的重視，同時其在發(fā)展中也面臨著前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在目前的檔案管理工作中，只有通過不斷加強(qiáng)管理技術(shù)、提高工作人員管理素質(zhì)、強(qiáng)化檔案管理方法，才能夠更好的提高文書檔案管理效率和作用。文章就文書檔案管理工作要點(diǎn)和重要性進(jìn)行了分析，提出了在新時期社會高速發(fā)展的基礎(chǔ)上，如何做好相關(guān)檔案管理工作的要點(diǎn)，以期發(fā)揮出拋磚引玉之效。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；服務(wù)

文書檔案是目前行政單位工作和辦公活動中不可缺少的基礎(chǔ)性要素之一，是協(xié)助企業(yè)和單位領(lǐng)導(dǎo)對各項事務(wù)進(jìn)行管理并發(fā)揮一定工作優(yōu)勢的主要手段。在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，文書檔案作用與日突出，已成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者決策水平和決策效率的衡量依據(jù)。由此可見，在目前的檔案管理工作中，文書人員素質(zhì)和技術(shù)的高低對檔案管理有著重要性影響，同時做好現(xiàn)代文書檔案管工作中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，對于整個檔案發(fā)展也發(fā)揮著不可忽視和替代的作用。

1 文書檔案概述

文書檔案是目前行政單位和企業(yè)工作中不可缺少的基礎(chǔ)元素，是協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)處理各項事務(wù)工作的主要手段和方法，也是協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出正確、科學(xué)決策的關(guān)鍵所在。

1.1 文書檔案概念

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、單位以及其他社會組織在經(jīng)營各項活動中所具備的保存查詢價值的一種文件，也被人們廣泛的稱之為管理性檔案。在目前的文書檔案管理工作中，是針對檔案管理活動中各項事項進(jìn)行完善和控制的過程，也是目前社會發(fā)展中最受人們關(guān)注和重視的一項工作模式和工作體系之一。在檔案管理工作中，企業(yè)文書檔案管理水平的高低是影響一個企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展動力的關(guān)鍵，也是企業(yè)生存和發(fā)展的決定性因素之一。在目前的社會發(fā)展中，我們只有合理、充分的發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，才能夠在工作中真正的實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價值和工作體系。

1.2 文書檔案特點(diǎn)

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的一種特殊的文件形式，而文件作為檔案的基礎(chǔ)前提，在管理工作中就需要我們從文件入手去總結(jié)和分析，針對檔案管理工作中存在的各種要點(diǎn)和工作模式進(jìn)行分析和歸納，同時在工作的過程中還需要我們從多個不同的方面深入的探討與研究。文書作為目前企業(yè)決策依據(jù)，在應(yīng)用的過程中有著客觀性、實(shí)用性、邏輯性和歷史性的特點(diǎn)。

1.3 文書檔案管理的重要性

由于在目前的社會發(fā)展中，文書檔案本身具備著專業(yè)性、實(shí)際性、邏輯性等特點(diǎn)，因此在管理工作中需要我們從政策、機(jī)密、專業(yè)等多個方面入手去總結(jié)，從而保證文書檔案管理的順利、持續(xù)、全面進(jìn)行，使得檔案管理工作中各種資源都能夠得到良好可靠的發(fā)揮和認(rèn)識。特別是在社會主義市場經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)的今天，做好文書檔案管理工作對于一個企業(yè)而言都是十分關(guān)鍵和重要的，也是提高企業(yè)競爭力發(fā)揮的關(guān)鍵。在目前的文書檔案管理工作中，其一方面是企業(yè)得以發(fā)展的基礎(chǔ)平整，另外更是對于未來企業(yè)經(jīng)營活動制定的參考依據(jù)。基于這兩方面的作用，就需要我們在檔案管理工作中高度重視其管理工作的整體性和完善性，使得工作中各方面問題都能夠得到有效的處置和解決。

2 文書檔案管理現(xiàn)狀

2.1 基礎(chǔ)普遍較差

在目前的文書檔案管理工作中，多數(shù)企業(yè)由于多年來一直處于封閉式管理狀態(tài)，這就造成了在文書檔案管理工作中對于管理體制和管理流程的認(rèn)識較差。傳統(tǒng)的文書檔案管理的主要目的是為了保管并避免檔案丟失為主要原則的，這種管理模式下，檔案的應(yīng)用較低，同時其作用達(dá)不到良好的發(fā)揮，同時在目前的檔案管理工作中，對于檔案整理規(guī)范和規(guī)則不統(tǒng)一，不全面，使得檔案管理工作中存在的基礎(chǔ)較差的局面。

2.2 檔案檢索率不高

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常的檢索都是以手工搜索為主的，同時隨著社會的發(fā)展，各種計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)也逐步的應(yīng)用在檔案管理工作中，使得檔案管理逐步形成了計算機(jī)為主的管理，但是這種現(xiàn)象仍然是少數(shù)，同時由于過去檔案管理人員計算機(jī)技術(shù)水平低、現(xiàn)象不規(guī)范，因此在工作中還需要我們從多個不同的角度入手去總結(jié)和研究，并且其中存在的案卷混亂問題較為嚴(yán)重，這就形成了檢索率十分低，造成了企業(yè)檔案利用率低的現(xiàn)象。

2.3 工作人員素質(zhì)普遍低

目前的檔案管理工作中，雖然相關(guān)單位在工作中都具備著穩(wěn)定、專業(yè)的檔案管理人員，但是文書檔案管理隊伍中還存在著文化程度不高、專業(yè)素質(zhì)不精，在工作中還無法適應(yīng)新時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。尤其是進(jìn)入新世紀(jì)以來，隨著新技術(shù)和自動化技術(shù)的發(fā)展，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

3 新時期做好文書檔案管理工作的對策建議

3.1 要進(jìn)一步提高文書檔案管理人員的責(zé)任意識

文檔管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。要通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)。同時，要把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

3.2 要進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法

首先，要全面普查案卷。要剔除一些無用的文件，才能避免今后實(shí)行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步。其次，重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工填寫，以保證案卷更加規(guī)范。第三，規(guī)范題名，提高檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅有查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)，因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是填寫題名項要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。

3.3 要進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案管理工作的信息化水平

掌握現(xiàn)代化管理技能，是新時期做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。電子計算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

4 結(jié)束語

在檔案工作中更是結(jié)合科學(xué)技術(shù)知識，廣泛的應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，這也是當(dāng)前檔案工作者所面臨的主要的困擾和制約因素。提高檔案工作人員的計算機(jī)和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)方式是提高文書檔案工作效率的基礎(chǔ)前提。