充分發揮醫院檔案的管理和利用

摘 要：醫院檔案是醫院建設的真實記錄，是醫院建設、管理的重要依據。通過醫院檔案的形成及內容，可以認識到，加強醫院檔案管理工作，有利于醫院現代化、科學化管理，并充分發揮了檔案在醫院建設中的作用。

關鍵詞：醫院檔案；管理；利用

檔案作為知識的結晶和信息資源，是歷史發展與社會實踐的真實記載。隨著醫療體制改革的不斷深化，檔案管理工作正由原來的邊緣化向醫院管理的內核靠近。由此可見，檔案開發利用是檔案工作的根本目的和中心任務，醫院檔案工作必須通過檔案利用來體現其服務水平。

1 醫院檔案管理的形成

檔案工作是醫院現代化管理的基礎，是醫院有機活動整體的綜合反映，是醫院在各項活動中逐步形成和產生的全部檔案的總和，包括黨政管理、醫療業務、教學科研、人員結構、財務統計、設備設施、基本建設等方面的內容。是醫院各項工作的真實記錄和有效憑據，是第一手的參考材料。醫院檔案是眾多醫院管理者與醫務工作者的結晶，是醫院建設與發展的寶貴資料與物質財富。它不僅記錄著醫院興衰發展的歷史，從中可以看到醫院演變的歷史過程，還是醫院文化建設的重要內容，對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。

2 醫院檔案管理的基本要求

2.1 檔案要集中統一管理，不能分散管理

運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理，這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。

2.2 檔案工作服務機制創新，是永恒的主題

醫院檔案作為醫院豐富的信息資源，要爭取黨政領導的重視和支持，增強各部門的群體檔案意識，明確檔案管理部門和各部門的關系，做到多方聯系，多方協助配合，打破傳統檔案管理中只管不用的落后觀念，將“死”材料變成“活”材料，使其在醫院建設和發展中發揮應有的作用。

2.3 重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效益

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現各級醫院信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益，才能達到更好地推廣應用和服務大眾的目的。

3 檔案利用工作的價值

3.1 提供利用是醫院檔案工作的根本目的

我們之所以重視醫院檔案工作，關鍵是因為檔案對醫院的各項事業有用。因此，便于醫院各部門、各項工作對檔案的利用，是醫院檔案工作的出發點和歸屬。而整個檔案業務工作的利用環節便是這一根本目的的直接體現。

3.2 檔案利用工作對醫院檔案工作的發展有決定性影響

檔案工作的發展，取決于社會及醫院決策層的重視程度，取決于各項檔案業務工作是否健康、協調的發展。利用工作是最實際、最富有說服力的宣傳。通過實際發揮的作用，從而擴大醫院檔案在社會上的影響，贏得各方面的支持。利用工作對醫院檔案工作有著檢驗和帶動作用。

3.3 檔案利用效果是醫院檔案獲得的工作結果

檔案的利用效果，是檔案用戶在利用檔案室提供的檔案信息后，所獲得的工作、生產的結構。醫院檔案室應當把利用效果的收集、整理、分析和研究，作為一項基本的工作來抓。不但應當了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經濟效益和社會效益，而且應當全面了解和掌握檔案用戶利用檔案后有沒有產生積極效果等情況。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價值，從而為改善醫院檔案室藏結構與成分，加強各項基礎工作的建設，提供可靠的科學依據。

3.4 醫院檔案是醫療活動中維護醫患雙方利益的法律依據，對于處理醫療糾紛，保證醫院穩定的工作秩序等具有不可替代的作用。

4 檔案是醫院管理工作的重要組成部分

檔案工作是醫院管理工作的一部分，是有形資產的依據和證明，又是知識產權等無形資產的依據，是醫院資產的組成部分。作為資產，醫院檔案管理就是可以投入到醫院管理、經營、科研等活動中，并可以把這些活動的全過程完整地記錄下來，成為推動醫院可持續發展的動力。醫院檔案資料中，可以把這些活動的全過程完整記錄下來，成為推動醫院可持續發展的動力。醫院檔案資料中蘊藏著豐富的知識與信息，把這些智力資源和無形資產運用到醫院管理中，就可以最大限度地調動職工的工作積極性，從而實現知識創新，特別是醫學科學技術的創新，實現醫院管理的現代化與科學化。

5 加強醫院檔案管理的思考

5.1 加強學習，提高創新能力是檔案創新的必然要求

首先，要求檔案工作者必須具有一定的理論修養、文化功底和專業水平。如果對《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》等法律法規知之甚少，缺少文化素養，不懂得檔案專業知識，要進行檔案工作的創新是不可能的。其次，能夠將創新與實踐相結合，創新離不開實踐，創新必須深入實踐，新的實踐催生創新的需求，檢驗創新的成果。創新的過程就是在實際中發現問題、認識問題、解決問題，上升到理性認識，再回到實踐、指導實踐的過程。

5.2 抓好檔案管理的基礎工作

醫院檔案管理涉及收集、整理、編目鑒定、保管、統計、檢索與提供利用等內容。因此，歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質量要求；檔案的文件材料應當精練準確，并反映醫院的主要職能，實行檔案統一管理，才能對醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。

5.3 改進和更新檔案信息開發利用的方法和技術，充分體現新技術

傳統的檔案開發方式與方法已越來越難以適應現代社會的需求和檔案信息資源加工工作的實際需要，它們都要求能及時、準確、全面、系統地將檔案信息進行有效地濃縮和有效地存貯，以便于廣泛地提供利用。因此，要消除檔案信息資源開發利用工作的障礙，就必須大力改進和更新檔案信息開發與利用的方法和技術，并盡可能地將已開發研究出的現代高新技術運用到實際中來。

5.4 加強現代高新技術研究，努力造就新型檔案專業人才

現代的檔案管理和利用工作涉及到信息、科技、研究等多元素知識結構，這就要求檔案信息開發人員拓寬知識面，優化知識結構，成為復合型人才。只有保證檔案管理人員的高素質、高知識水平、高業務能力，才能保證檔案管理利用的深度和廣度，才能為進一步的檔案管理利用工作打下堅實的基礎。

參考文獻

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