檔案管理在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中的功能探討

（青海大學(xué)醫(yī)學(xué)院）

摘 要：近年來，隨著高校擴(kuò)招政策的實施，大學(xué)生數(shù)量猛增，就業(yè)出現(xiàn)多樣化，同時就業(yè)形勢也日趨嚴(yán)峻。在就業(yè)過程中，檔案資料發(fā)揮著重要作用，它能充分體現(xiàn)大學(xué)生的在校生活、學(xué)習(xí)及各種活動。然而，當(dāng)前大學(xué)生檔案管理中存在諸多問題，嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量。因此，本文將深入探討檔案管理的就業(yè)服務(wù)中的功能，要求高校檔案管理員重視大學(xué)生檔案管理的作用，強(qiáng)化大學(xué)生檔案管理工作，促進(jìn)就業(yè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大學(xué)生；就業(yè)；服務(wù)功能；策略

目前，我國高等教育已經(jīng)步入普及階段，每年的大學(xué)生數(shù)量都呈上升趨勢，從而引起了一系列的就業(yè)問題，一舉成為學(xué)校、社會共同關(guān)注的熱門話題。現(xiàn)階段，我國的就業(yè)機(jī)制采取“市場導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、自主擇業(yè)”的市場化形式，即單位與學(xué)生進(jìn)行雙向選擇，而絕大多數(shù)用人單位以檔案作為選拔、錄用、考核大學(xué)生資質(zhì)的重要依據(jù)，再加上學(xué)生檔案又是一種寶貴且不可再生資源，能夠真實反映大學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活等個人經(jīng)歷。可見，只有創(chuàng)建完整有效的學(xué)生檔案，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理，增強(qiáng)管理的實效性，才能適應(yīng)嚴(yán)峻的就業(yè)形勢，才能為用人單位輸送急需的人力資源，這對于促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，規(guī)范大學(xué)生就業(yè)服務(wù)市場，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、目前學(xué)生檔案管理的存在問題

1.學(xué)生檔案意識薄弱

據(jù)了解，當(dāng)前大學(xué)生的檔案意識相當(dāng)薄弱，一部分學(xué)生幾乎不曉得個人檔案有什么東西，未能及時將材料上交歸檔，從而缺失了許多有價值的檔案材料，甚至有學(xué)生天真地以為一張《畢業(yè)生推薦表》、自薦信就可以展示自己，僅憑這個就能為自己帶來滿意的工作。敦不知，這種意識將會嚴(yán)重影響大學(xué)生的職業(yè)生涯。

2.歸檔范圍相對狹窄

在當(dāng)前就業(yè)形勢的影響下，培養(yǎng)綜合素質(zhì)的復(fù)合型人才已成為高校人才的培養(yǎng)目標(biāo)，這樣才能滿足社會需求。然而，現(xiàn)有檔案管理的歸檔范圍比較狹窄，思路方法落后，檔案材料僅停留在多年不變的內(nèi)容上，不但缺乏個性，而且缺乏特性。比如心理測試 成績、技能培養(yǎng)、各種資格證書等等，諸如此類能夠反映大學(xué)生綜合素質(zhì)的檔案材料都沒有納入歸檔范圍。

3.檔案的利用滯后

許多學(xué)生檔案還因循守舊，普遍堅持“檔隨人走”原則，即畢業(yè)生和個人檔案同時離校。目前，在社會的不斷發(fā)展過程中，用人單位紛紛采用“雙向選擇”的用人方式，常常會通過在校招聘會進(jìn)行錄用，時間確定往往是在畢業(yè)前的一個學(xué)期。但是，在用人單位開始招聘的時候，大多數(shù)高校卻提供不出完整的學(xué)生檔案，只能用《畢業(yè)生推薦表和自薦材料》來替代。這種現(xiàn)象表明：當(dāng)前學(xué)生檔案的利用非常滯后，管理方式落后，沒有與時俱進(jìn)，跟不上時代發(fā)展的需要，從而影響就業(yè)質(zhì)量。

二、檔案管理在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中的功能

1.“名片”功能

學(xué)生檔案涉及學(xué)生在校期間的許多內(nèi)容，包括學(xué)習(xí)與成長經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、身心健康、技能水平、獎懲狀況、學(xué)校鑒定，甚至包括學(xué)生特長、誠信、就業(yè)反饋信息等一系列內(nèi)容，這些都能為用人單位錄用人才提供重要依據(jù)。通過查看大學(xué)生的檔案，用人單位可以掌握學(xué)生的基本信息，進(jìn)一步了解高校畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，即檔案管理在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中發(fā)揮著“名片”功能。

2.“評價”功能

一般情況下，真實、完整的學(xué)生檔案能夠充分反映大學(xué)生的綜合素質(zhì)和整體形象，從而再現(xiàn)大學(xué)生德、智、體、美、勞各方面的綜合能力。另外，在學(xué)生步入社會以后，檔案管理在擇業(yè)定崗、定職、晉職，甚至出國留學(xué)中都起著至關(guān)重要的憑證作用。所以，檔案管理是用人單位評價學(xué)生的主要依據(jù)，在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中起著“評價“功能。

3.“發(fā)展”功能

在大學(xué)檔案建立的過程中，集中體現(xiàn)著學(xué)生成長與發(fā)展的整個縮影，它能夠培養(yǎng)學(xué)生“記錄自己發(fā)展過程的所有者”和“檔案制作者”的主體意識，有利于學(xué)生進(jìn)行自我反省、自我評價和自我完善，從而實現(xiàn)自我，即檔案管理在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中起著“發(fā)展”功能。

4.“保障”功能

做好檔案管理工作，在一定程度上有助于保障大學(xué)生就業(yè)的合法權(quán)益。隨著我國人事制度改革的不斷深入，用人單位的人事管理工作也日益規(guī)范，比如：畢業(yè)生參加工作后，其落戶、保險辦理、轉(zhuǎn)正定級、職稱評審、學(xué)歷教育 查詢等相關(guān)問題都需參照人事檔案，甚至畢業(yè)生進(jìn)行深造、報考公務(wù)員同樣需要人事檔案，即檔案管理在大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中起著“保障”功能。

三、增強(qiáng)檔案管理就業(yè)服務(wù)功能的策略

1.以用戶需求為導(dǎo)向

檔案管理必須堅持以用戶需求為導(dǎo)向，針對用人單位需要的人才培養(yǎng)模式，科學(xué)地收集歸檔資料。收集學(xué)生的檔案材料，不單單包括大學(xué)生的個人資料，還要看重收集所能反映的專業(yè)技能、解決問題的能力等，可以體現(xiàn)學(xué)生特性的材料。比如：職業(yè)資格證、社會實踐活動記錄、社團(tuán)活動、重大比賽等等，促使用人單位能夠全面了解畢業(yè)生。因此，檔案管理人員要有針對性地收集用人單位頗感興趣的相關(guān)材料，以便輔導(dǎo)員、班委在評語時，能夠在某些方面給予學(xué)生以客觀、全面的評價，要求反映出大學(xué)生鮮明的個性品質(zhì)，真正使檔案管理起到就業(yè)服務(wù)的功能，從而提高檔案管理的實際利用價值。

2.實現(xiàn)檔案管理信息化

信息化時代，要想讓檔案管理更好地為就業(yè)服務(wù)，必須使檔案管理向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，實現(xiàn)資源共享。由于網(wǎng)絡(luò)手段可以加速學(xué)生信息的傳播和處理，拓寬大學(xué)生檔案的應(yīng)用范圍，還能使用人單位快捷地進(jìn)行網(wǎng)上查詢。建立大學(xué)生電子檔案，它具有速度快、數(shù)據(jù)準(zhǔn)、存貯量大、便于檢索等優(yōu)勢。建立人才信息庫，能夠為用人單位、相關(guān)部門提供比較完整、高效的學(xué)生成長數(shù)據(jù)，緩解檔案管理與利用間的矛盾。所以，各大高校需要實施檔案信息化建設(shè)，向用人單位展示學(xué)生資源，同時也樹立高校的良好形象，構(gòu)建了科學(xué)合理的大學(xué)生檔案信息管理體系。

3.堅持“以人為本”理念

檔案管理員要樹立“以人為本”的服務(wù)理念，一要有良好的職業(yè)道德，增強(qiáng)責(zé)任心，及時收集并整理學(xué)生的檔案材料，確保大學(xué)生檔案的真實性和時效性；二要深入了解單位的招聘意圖，獲取單位對檔案材料的最新要求，不斷建立人才業(yè)績檔案和誠信檔案，肩負(fù)起對大學(xué)生、用人單位負(fù)責(zé)的雙重責(zé)任。此外，還要充分發(fā)揮檔案管理員的主觀能動性，積極探討檔案管理業(yè)務(wù)，通過崗位培訓(xùn)、在職進(jìn)修等方式，不斷學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，與時俱進(jìn)，從而更好地做好大學(xué)生的就業(yè)服務(wù)工作。

4.增強(qiáng)師生檔案意識

加強(qiáng)檔案管理，需要增強(qiáng)師生的檔案意識。檔案部門可以定期對師生進(jìn)行檔案知識的培訓(xùn)，大力宣傳《檔案法》，讓師生正確地認(rèn)識檔案管理工作的意義，以及大學(xué)生檔案對學(xué)生今后職業(yè)生涯的重要作用。利用廣播、版報、網(wǎng)站等有效形式，結(jié)合學(xué)校素質(zhì)教育，不斷普及檔案知識。在檔案管理過程中，檔案管理員要密切配合學(xué)生管理部，相互溝通，相互了解，提高學(xué)生的檔案意識，使大學(xué)生正確認(rèn)識檔案、明確歸檔材料，為充分就業(yè)打下堅實基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

總之，確保大學(xué)生及時、充分就業(yè)是現(xiàn)代化建設(shè)的根本要求，必須引起我國高校和社會各界的高度重視。面對嚴(yán)峻的就業(yè)形勢，解決大學(xué)生“就業(yè)難”的問題迫在眉睫，特別是高校檔案管理員要充分發(fā)揮檔案管理的就業(yè)服務(wù)功能，提高思想觀念，將學(xué)生就業(yè)放在首位。檔案管理員還需具備超前的服務(wù)意識，以單位、學(xué)生為對象，以館藏檔案為基礎(chǔ)，以服務(wù)就業(yè)為目的，積極與學(xué)生、單位進(jìn)行溝通，強(qiáng)化檔案管理措施，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，集中體現(xiàn)檔案管理服務(wù)人才、服務(wù)社會的作用。

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