信息化自動辦公的發展趨勢

摘 要：信息技術在現代社會中的應用越來越廣泛，其發展是一種未來化的發展。因此，信息技術對于現代以及未來在辦公的發展中都占據著重要的地位。就目前的社會經濟中，辦公室成為了其重要也是最基礎的組成部分，并且從結構上分析，辦公室本身也是一個小型的社會，包含了其獨特的人文、環境、以及文化。文章通過對辦公室在未來自動化的發展方向進行了分析，通過暢想和探從信息化的角度進行了論述。

關鍵詞：信息化；自動辦公；應用

互聯網作為二十世紀末期到二十一世紀對人類影響最為廣泛也最為深遠的產物，迅速的普及到人類的各項生產生活活動中，對于商務活動，其影響更為深遠，不但改變了商務活動的模式同時對于辦公模式的改變也越來越明顯。截止到2010年，電腦在全球的普及臺數已經達到了三十億臺，手機用戶也達到了四十億人，互聯網將全球聯系起來，不斷的擴大其規模。商務活動逐漸轉向了電子商務的模式，每年都發生著巨大的變化，無論在技術還是規模上。辦公環境以及辦公技術的改變，使得我們進入了信息技術時代，辦公自動化不但提高了辦公效率同時也提高了生產效率。信息技術無論是對于現在的辦公還是未來的辦公都有效的構成了重要的內容，而其隨著技術的進步還會發生新一輪的變化，辦公自動化的發展趨勢成為了必然。

1 辦公自動化和信息技術的關系

IT是信息技術的縮寫，其主要目的就是對信息獲取的研究以及對傳輸信息的研究和對處理信息的研究的一種技術手段，信息技術由三大方面組成，計算機、通信以及微電子，這三項技術也被稱作現代的信息技術。信息技術在感官上延長了人類的思維器官，對信息的處理、覺得等功能上予以加強，且利用計算機的處理，通過現代的通信手段對信息進行采集，利用現代化的信息設備對信息進行存儲、加工以及利用，自動化的信息辦公在技術開發以及產品制造和信息服務的學科中得到了良好的發展和推廣應用。

OA是自動化辦公的簡稱，通過計算機、通訊技術以及網絡和系統、行為科學的綜合手段的應用，使得人們將公務的管理集合到各種設備中進行物化處理，并通過辦公人員對各個服務以及各個目標進行人機互動，形成一個完整的有機整體的信息處理自動系統。

辦公的自動化是上個世紀由發達的西方國家開始發展起來的綜合技術，這種技術的發展是建立在高度發展的科技之上的，而我國的OA技術是從上世紀末開始至今才發展起來的，最開始我國的OA技術僅僅只能夠提供一些輔助性的單機辦公產品，而時至今日，輔助性的產品已經由小型發展到大型，同時性質也發生了改變，成為了協同性的產品。

2 未來發展的特點

辦公自動化本身就是面向各個企業和行業的，因此在其發展上無法給出一個統一的準確構思以及描述，在發展方向上有著其特殊性和多面性。但是就信息技術的取向上看，筆者認為還是有著幾點共同的發展特征的，主要體現在：

2.1 非專業化趨勢

現代的經濟、商務環境中，事物職員大多都是從事的一些文員性質的工作，一般都是集中在對文件的處理上，所以辦公環境需要進行完善合理的設置，使得一般的職員也可以通過簡單的只是以及數據的輸入就可以得出可讀取的文件，即檢索即時，傳送方便。由于在現代的商務環境中一般工作人員較多，雖然其制作的數據較之專家質量遠遠不及，但是數量上確實客觀的。目前網絡上的數據已經超過了千億，龐大的信息量需要通過高效的檢索進行有效的選擇。

2.2 工作流更靈活

文件在網絡中傳遞由于被電子化，在效率上高出了紙質的傳統文件幾個數量級，并且還能加入一些多媒體元素，不僅僅包括了文字，還能加入圖片以及動畫和語音等多種元素，使得信息更為的豐富。這種性質的文件傳遞只有在商務領域中才會顯示出其應有的價值，而這種文件的流動就被稱作是工作流，商務活動中，這種工作流是最常見的。由于工作流在用途上具有著相應的差異，因此，現階段的軟件在工作流的處理上就要靈活多變并易于控制。

2.3 無限的無線辦公場所

隨著像Wi-Fi 等無線技術的發展，基于網絡的通訊方式迅速在工作領域興起，這些通過手機、筆記本電腦等實現的通訊方式包括電子郵件、即時通訊、視頻會議等應用得到了一次技術性的飛躍。封閉辦公室的概念已經不復存在，人們可以在大廳、咖啡館、機場、賓館甚至于車上隨時辦公。

2.4 技術革新使圍墻消失

技術上的革新已經把辦公室的概念模糊化了。甚至有著名公司認為隨著信息技術的發展，咖啡館是辦公產品最具潛力的市場。由于辦公室場所分散化，因此辦公建筑的設計也將發生變化，許多公司開始在辦公建筑內擴大和重新設計公共區域，使其更寬敞、更具有家的感覺。這種充滿人性化的設計可以使員工在工作時心情舒暢。

2.5 視頻技術的大量應用

未來辦公室的另一大進化是大量視頻技術的利用，視頻的感性表現力大，所以在重要場合中被使用，隨著視頻技術和壓縮技術的發展，諸如視頻會議等得到大力推廣。在微軟總部舉行的未來辦公用品展上推廣之一就是通過攝像頭全方地看到與會者參加會議的情況，甚至還可以看到每一位發言人的面部表情，并進行互動式的討論。

3 Web2.0 模式和UU-office 概念

關于未來辦公自動化的辦公景象，很多大公司和專家從不同角度提出了一些新的概念，如日本理光株式會社的Web2.0 模式和東京大學坂村健教授的UU-office 概念。

3.1 基于Web2.0 的未來辦公室

隨著信息流通量迅速增大，導致了商務本質的變化，質到量的變化促使我們的工作方式也必須隨之發生改變，以適應商務領域的高速成長。Web2.0 在縮短企業與用戶之間的鴻溝的同時，也改變著我們的辦公環境。企業不僅可以借助Web2.0 絕佳的互動性，更好地滿足用戶的需求，而且企業自身的辦公模式也正隨著改變。普適計算技術的出現無疑將令隨時隨地迅速訪問到自己所需信息的夢想得以實現，而這更將推動Web 時代高效率、輕松、愉快的工作方式演進。

3.2 用普適計算網絡技術構筑起了真正智能的UU -office

辦公室作為未來辦公室的重要實現技術，東京大學坂村健教授也利用最新的普適計算網絡技術為我們展現了全新的UU-office 辦公室。UU-office 是Ubiquitous and Universal Office 的簡稱，Ubiquitous譯為隨時隨地，Universal 譯為遍及四方的。其核心也是令辦公系統能夠真地服務于人，實現“以人為中心”的辦公。它以智能化為目標，整合設備和技術構建現代辦公模式，讓人們實現隨時隨地、隨心所欲的辦公。

UU-office 的底層實現基礎，是構建于一種被稱之為uID技術的基礎平臺上，它能夠通過為所有辦公室的個體物品（包括人和設備等）分配的一個特有的128bitucode 代碼來自動識別周圍狀況。這種uID 可以利用目前的電子標簽、條碼、UWB等任何數據信息技術來實現，最終為今天繁雜的辦公環境加全新的基于位置的智能化增值服務。

4 結束語

就目前的社會經濟中，辦公室成為了其重要也是最基礎的組成部分，并且從結構上分析，辦公室本身也是一個小型的社會，包含了其獨特的人文、環境、以及文化。文章通過對辦公室在未來的自動化的發展方向進行了分析。對傳統辦公模式的徹底革命則始于上個世紀末的信息技術熱潮。

隨著信息技術的日新月異，讓我們看到了未來辦公室的發展方向。未來辦公室的工作方式不僅僅提高工作效率，同時能以人為本地不斷進化，靈活地組織，能夠實現更快的決策。更重要的是，這種全新的辦公室將會提供我們更為順暢的工作環境，創造有個性而且多樣化的工作方式。我們相信，明天的辦公室將不再冰冷，明天的辦公室將更加溫馨、更加貼心，一切由你而主宰，辦公也會更加輕松。