試論如何做好文物檔案管理

文物是文博單位陳列研究的物質基礎，所以對文物檔案進行有效的、科學的管理和深入研究，是歷史賦予文物工作者的神圣職責。文物檔案是記述和反映文物事業管理和文物的保護、研究、利用等工作的歷史記錄。它直接記述以及反映了國家在重要文物活動中形成的原始記錄，具有重要的現實及歷史價值。隨著信息化時代的發展，文物檔案管理信息化建設成為文博事業發展的必然要求。

一、傳統文物檔案管理存在的問題

（一）文物檔案管理工作量大、程序多

在建立文物總登記簿時，要求經手人員字跡工整、清晰，比如有訂正時，用墨水筆劃雙線，由經辦人員在訂正處蓋章等程序。在文物檔案建立過程中，類似這樣的規范性操作隨時都有。但由于經手人員多，每一個人在文物檔案建立與管理中難免會有所疏忽，對文物檔案的建立帶來不利影響。文物檔案經多人填寫，其不同的字跡、書寫習慣和填寫詳略不一，也會對文物的研究帶來很多不便。

（二）文物檔案管理疏漏，文物數量與種類龐雜

當文物被提取出庫時，空出的位置不應以其他文物填補，而應保留其空位，待文物回庫時歸回原位，否則就難以保證文物的秩序，造成排架錯亂，以至丟失時也不容易及時發現。隨著對文物研究的不斷深入，文物檔案的資料會越來越豐富，若不及時整理就會混淆，關鍵時刻找不到需要的東西。

（三）不利于文物檔案的保管

維護文物檔案的質量，不僅取決于其材料質地，還取決于它所處的環境，環境因素直接影響著文物檔案的保存年限以及提供利用。不同質地的文物對保管環境有不同的要求，光線、溫度、濕度等類自然破壞力雖然比較緩慢，破壞輕微，但時間久了就會對檔案造成嚴重的危脅。有些重要的文物是文博工作者研究的重點和熱點，該文物檔案會被多人、多次借閱，會給文物檔案造成一定的磨損、損壞或者遺失，影響文物檔案的管理。

二、文物檔案管理的改進方法

（一）按照“集中歸檔、分散建檔”的原則進行有序管理

文物檔案涉及的范圍廣、內容多，幾乎涵蓋了相關文物的全部情況以及其他工作單位管理機構保護、維護、展覽、研究等全部業務工作。文物檔案管理工作，如果僅靠幾個人是很難勝任的，必須成立專門小組。確定對其中某個課題研究最深、某項工作最熟悉的人進行檔案材料的收集、積累工作，再移交給檔案人員進行整理、編目、歸擋。

（二）強化全社會檔案法律意識，加強檔案法規宣傳

隨著我國法制建設的不斷完善，重點文物工作檔案管理方面的法規也在不斷地完善。這些法律法規的頒布實施，對搞好文物檔案管理具有重要作用，也是搞好重點文物檔案的重要保障。首先，通過宣傳檔案法規使全社會充分認識到文物檔案資料在城市規劃、建設及管理中的地位，克服重工程建設質量以及進度，輕文物檔案歸檔的傾向。其次，根據目前普遍存在的因歸檔意識不強、收集渠道不暢等突出問題而造成的重大經濟損失等事實，加強對文物檔案歸檔工作的責任感，促進重點文物工程檔案歸案事業的健康有序發展。

（三）改進方法，搞好服務，實現文物檔案管理的良性發展

要建立網絡，強化監督，擴大收集范圍。建立網絡，強化監督是擴大文物檔案收集范圍，提高收集文件材料質量，滿足文物建設不斷發展需要的途徑和手段。要建立以檔案室為中心，各個相關單位為網點的重點文物檔案管理網絡。

要采取綜合手段，加大管理力度。文物檔案面廣量大，要通過各種手段綜合運用，加大管理工作的力度。比如開展重點文物檔案工作競賽評比活動，對重點文物檔案移交工作做得好的單位進行表彰和獎勵，以調動他們的積極性。還要積極開展捐贈重要歷史重點文物檔案資料的活動，對捐獻珍貴重點文物工程檔案資料的單位和個人，要酌情給予一定的物質獎勵。

三、文物建檔后要做好補充和完善工作

文物建檔后，其檔案內容不是一成不變的，隨著社會發展，要對文物檔案進行補充和完善，從而能顯示出不同歷史時期的社會現狀。只有在文物保管和使用過程中不斷補充和完善其檔案記載，才能更加豐富而準確地記錄下該文物的歷史價值、科學價值以及藝術價值。文物檔案補充和完善的內容包括以下幾個方面：文物的使用記錄，損壞記錄；使用文物著書、出版圖冊、寫論文和文物介紹等已發表的文章等等。

綜上所述，我們要重視文物檔案工作。在管好文物、用好文物、完善檔案、提高文物檔案質量上下功夫，把文物檔案的建立與完善作為一項經常性業務開展，使文物檔案在文物研究、陳列展覽、社會宣傳等方面的作用得以有效發揮。努力做好文物檔案的管理工作，不僅是文博事業發展的需要，也是我國文博事業與國際接軌、全世界文化共享的需要。

（作者單位：獲嘉縣文化廣電局）