關(guān)于獨(dú)立學(xué)院二級院系教學(xué)檔案管理的思考

[摘 要] 獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校檔案工作的重要組成部分。明確獨(dú)立學(xué)院二級院系教學(xué)檔案的作用、歸檔范圍，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，對提高獨(dú)立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。

[關(guān)鍵詞] 獨(dú)立學(xué)院；二級院系；教學(xué)檔案管理

獨(dú)立學(xué)院是我國教育領(lǐng)域近年來出現(xiàn)的一種新型、獨(dú)特的辦學(xué)形式，作為我國高等教育辦學(xué)機(jī)制和模式改革創(chuàng)新的重要成果，在滿足人民群眾接受優(yōu)質(zhì)高等教育需求、緩解高等教育供需矛盾方面發(fā)揮了重要作用。2008年，中華人民共和國教育部令（第26號）《獨(dú)立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》的出臺標(biāo)志著獨(dú)立學(xué)院進(jìn)入了一個規(guī)范發(fā)展的新階段。近年來，隨著我國獨(dú)立學(xué)院本科教學(xué)工作水平評估工作的深入開展，各獨(dú)立學(xué)院管理者深切體會到教學(xué)檔案對教學(xué)評估的重要性，更加重視教學(xué)檔案管理工作。

獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校檔案工作的重要組成部分，是學(xué)校教學(xué)工作中的基本環(huán)節(jié)。二級院系是學(xué)校學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)和人才培養(yǎng)的重要載體，是教學(xué)工作運(yùn)行及管理的基本單位。本文從獨(dú)立學(xué)院二級院系教學(xué)檔案的作用、歸檔范圍以及如何優(yōu)化二級院系教學(xué)檔案管理等方面談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、二級院系教學(xué)檔案的作用

1、衡量獨(dú)立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平

教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中直接形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像、計(jì)算機(jī)和軟件等不同載體的文件材料的總和。它客觀的反映了教學(xué)活動，是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的一個重要內(nèi)容。獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量取決于其二級院系的教學(xué)管理水平，而二級院系的教學(xué)檔案作為教育管理的重要信息源，可以用來衡量院系教學(xué)質(zhì)量和管理水平。

2、優(yōu)化教學(xué)過程，改進(jìn)教學(xué)工作

教學(xué)檔案記述了教師教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、學(xué)生成績分析等原始材料，凝聚了廣大教師從事課堂教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)和科研活動的成功經(jīng)驗(yàn)和一些教學(xué)、管理中的不足，為教學(xué)活動提供了多方面的教學(xué)材料和歷史記錄，為改進(jìn)教學(xué)工作提供了依據(jù)，對教師日后的教學(xué)實(shí)踐具有普遍的參考和借鑒作用，從而為學(xué)校教學(xué)工作的改進(jìn)打好了基礎(chǔ)。

3、有利于規(guī)范教學(xué)秩序

教學(xué)檔案真實(shí)記錄了二級院系教育教學(xué)工作的實(shí)際情況，記載了教師及教學(xué)管理人員的思想、方法和過程，是院系各項(xiàng)管理決策的重要依據(jù)。二級院系負(fù)責(zé)人及教學(xué)管理人員在進(jìn)行教學(xué)改革、制定管理措施、實(shí)施管理計(jì)劃時，必須熟悉、了解并掌握過去和現(xiàn)在的教學(xué)情況，從而穩(wěn)步推進(jìn)教學(xué)秩序，保證了教學(xué)管理的連續(xù)性，使教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步提高。

4、有利于教學(xué)評估

二級院系教學(xué)檔案是評估高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要依據(jù)之一，是高校檔案的主體和核心，是高校教學(xué)方面整體工作的記錄、經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和參考的依據(jù)。它能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映教學(xué)管理的全過程，直接為教學(xué)活動服務(wù)，是教學(xué)工作的重要組成部分[1]。根據(jù)教育部教學(xué)評估的指標(biāo)體系，主要是從辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍、教學(xué)條件和利用、專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)和教學(xué)效果等方面對教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行分析。教學(xué)檔案的特殊屬性，可以從靜態(tài)再現(xiàn)教學(xué)的過程，展示凝結(jié)的教學(xué)效果。因此，充實(shí)和完整的教學(xué)檔案是學(xué)校順利通過教學(xué)評估的必要條件，它直接影響到學(xué)校教學(xué)評估的結(jié)果，是高校教學(xué)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。

二、二級院系教學(xué)檔案的歸檔范圍

獨(dú)立學(xué)院二級院系教學(xué)檔案的歸檔范圍包括日常教學(xué)管理活動和教學(xué)業(yè)務(wù)活動中形成的材料，大致歸納如下：

1、教學(xué)綜合：（1）學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法；（2）學(xué)校教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)實(shí)施計(jì)劃、有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)；（3）有關(guān)教學(xué)的統(tǒng)計(jì)報表；（4）教學(xué)檢查和評估材料；（5）學(xué)校體育工作有關(guān)材料（校級以上運(yùn)動會、競賽活動等材料）；（6）學(xué)生參加校級以上各類學(xué)習(xí)競賽的有關(guān)材料；（7）其它重要的文件材料。

2、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)：（1）本校有關(guān)專業(yè)設(shè)置、調(diào)整、撤銷、合并的文件；（2）學(xué)科、專業(yè)評估、申報及審批材料；（3）學(xué)科、專業(yè)統(tǒng)計(jì)報表；（4）實(shí)驗(yàn)室論證、評估、申報、審批材料；（5）實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)計(jì)報表；（6）其它重要的文件材料。

3、學(xué)籍管理：（1）學(xué)生入學(xué)登記表；（2）學(xué)生在校生名冊；（3）學(xué)生成績總冊；（4）學(xué)生學(xué)籍變更材料（留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等）；（5）學(xué)生獎勵材料（優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級等）；（6）獲得各種獎學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金、特困補(bǔ)助的學(xué)生名冊；（7）學(xué)生考試違紀(jì)、違法的處分決定及有關(guān)材料；（8）其它重要的文件材料。

4、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐：（1）各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、培養(yǎng)方案；（2）各專業(yè)年度教學(xué)安排表、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書；（3）課程安排表、選修課程表、通識課程表；（4）精品課程典型教案、重要備課記錄；（5）大學(xué)生科技創(chuàng)新立項(xiàng)表；（6）教學(xué)質(zhì)量獎和教學(xué)管理獎申報表和獲獎名單；（7）教師講課競賽申報表和獲獎名單；（8）各專業(yè)教學(xué)實(shí)習(xí)、教學(xué)實(shí)踐計(jì)劃、總結(jié)；（9）其它重要的文件材料。

5、教材：（1）教學(xué)出版規(guī)劃、計(jì)劃；（2）各專業(yè)使用教材目錄；（3）評選優(yōu)秀教材的有關(guān)材料及獲獎名單；（3）自編參考資料；（4）其它重要的文件材料。

三、二級院系教學(xué)檔案的管理

1、健全制度、統(tǒng)一管理

教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)時間跨度大、涉及面廣，綜合性強(qiáng)的系統(tǒng)性工作，教學(xué)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，才不會出現(xiàn)分散、零碎、混亂的情況，從而遵循自然規(guī)律，使文件之間保持有機(jī)的聯(lián)系。因此，要根據(jù)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的特點(diǎn)，制定出一整套二級院系的規(guī)章制度，包括教學(xué)文件等材料的形成、收集、整理、分類和歸檔制度，以及相應(yīng)的歸檔范圍；設(shè)立教學(xué)檔案專職管理人員，并明確崗位職責(zé)，做好教學(xué)檔案的收集工作，堅(jiān)持資料來源的原始性、真實(shí)性，保證教學(xué)檔案資料收集的的齊全、完整，按照規(guī)范性、統(tǒng)一性、科學(xué)性的原則做好歸檔、建檔工作，便于教學(xué)檔案的高效、合理利用。

2、加強(qiáng)“三納入”、“四同步”管理

按照《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，檔案工作必須做到“三納入”、“四參加”和“四同步”。根據(jù)獨(dú)立學(xué)院二級院系的實(shí)際，教學(xué)檔案必須做到“三納入”和“四同步”。“三納入”即納入教學(xué)計(jì)劃和規(guī)劃；納入教學(xué)管理制度；納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。“四同步”即下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累同步；評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、材料畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步[2]。

3、有效利用信息平臺

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第五條第二款提出，“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”。目前，各高校的校園網(wǎng)和學(xué)校公共信息平臺的建設(shè)，為學(xué)校的教學(xué)檔案管理和資源建設(shè)搭建了一個現(xiàn)代化的工作平臺，教學(xué)檔案管理的方式可以有所改變，做到與時俱進(jìn)。將文字材料變成電子檔案存檔，例如，可以將教學(xué)檔案中一些優(yōu)秀的教研成果、教學(xué)課件、典型教案、師范課視頻制成數(shù)據(jù)庫，放在校園網(wǎng)上，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快捷便利的優(yōu)越條件做到全校師生資源共享，更好地為教學(xué)服務(wù)。

4、強(qiáng)化培訓(xùn)、提高水平

目前，獨(dú)立學(xué)院二級院系的教學(xué)檔案管理人員，絕大部分是教學(xué)秘書兼任的，沒有接受過檔案管理的專業(yè)教育。隨著高校評估工作中評價標(biāo)準(zhǔn)的逐步提高，以及檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，對教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平有了更高的要求。學(xué)校要有計(jì)劃、有步驟的對教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的知識、規(guī)律和方法，逐步與檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化和高效化的要求相適應(yīng)。學(xué)校要通過建立和完善有效的培訓(xùn)機(jī)制和考核方式，為教學(xué)檔案管理水平的不斷提高提供人力資源上的有力保證。

總之，要正確地認(rèn)識教學(xué)檔案的地位和作用，把二級院系教學(xué)檔案管理工作作為學(xué)校的重要工作來抓，在日常教學(xué)和管理工作中認(rèn)真、扎實(shí)地做好教學(xué)檔案的收集和整理工作，不斷優(yōu)化教學(xué)檔案的管理，使教學(xué)檔案在獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展中起到積極的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]卞昭.高校評估中教學(xué)檔案的優(yōu)化與規(guī)范[J].蘭臺世界，2005（7）：76—77.

[2]鐘瑜芳.高校教學(xué)檔案管理的幾個問題[J].內(nèi)江科技，2006（5）：15.

作者簡介：齊愛年（1981—），女，內(nèi)蒙古人，管理學(xué)碩士，華中農(nóng)業(yè)大學(xué)楚天學(xué)院公共基礎(chǔ)課部辦公室副主任。