城建檔案業務指導工作淺析

【摘要】本文闡述了城建檔案業務指導工作的重要性，以及在新的形勢下，怎樣與時俱進、創新觀念、提高服務水平來做好業務指導工作。

【關鍵詞】業務指導；標準規范化；具體指導；崗位素養

業務指導工作是指通過業務指導人員的指導、檢查、監督，形成和編制符合歸檔要求的檔案資料，是城建檔案管理的一項重要內容，是保證檔案資料系統、完整、準確進館的重要步驟。為了提高城建檔案的歸檔質量、完善檔案管理工作，就必須與時俱進、創新觀念，提高城建檔案業務指導工作水平。本人結合幾年工作經驗，就如何加強城建檔案業務指導工作，談談自己的幾點思考。

一、加強法制建設、提高行政執法能力。

依法治檔是發展城建檔案事業和完善城建檔案管理工作的保障措施。要做到依法治檔，就必須做到有法可依、執法必嚴、違法必究。

1、有法可依就是要有充分的法律依據，自上世紀80年代以來，我國相繼頒布了《檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《城市規劃法》、《建筑法》、《城市建設檔案分類大綱》、《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》，我省、市也出臺了相關的法規、規章，形成了法律權責明確的城建檔案法規體系，為有法可依奠定基礎；

2、執法必嚴就是要做到在法律、法規的授權下，依法行政，加強監督檢查，首先城建檔案館要加強自身的法律意識，學習、掌握相關法律知識，具備執法素質，其次應設立專門的執法職能部門，具體開展監督檢查工作；

3、違法必究就是要做到對不按規定移交檔案的單位進行處罰，但處罰不是目的，只是方法和手段。處罰的結果是要提高人們的檔案意識，重視檔案的收集、整理、編制、移交工作，保證檔案接收工作的順利進行。

二、明確指導內容，制定規范制度。

無論是對建設、施工、監理單位資料員的業務指導還是對各縣（市）、區相關業務部門工作人員的指導，指導內容都必須明確化、規范化、有章可循，這是開展業務指導工作的前提條件。

1、要明確工作的范圍和內容。城建檔案的業務指導范圍一般是由城建檔案的接收范圍來決定的，具體包括：對所管轄轄區范圍內的城建檔案工作以及各縣（區）城建檔案管理機構進行業務指導。城建檔案涉及專業多、內容豐、載體多樣，所以業務指導的內容應包括以下幾方面：做好城建檔案的宣傳工作，普及相關法律知識、提高法律意思，這是業務指導開展的第一步；做好城建檔案人員的培訓工作，通過培訓，提高檔案人員的檔案管理水平，掌握專業知識；加強指導檢查施工過程中形成的建設工程檔案，參與竣工驗收，確保歸檔質量；加強對各縣（市）、區城建檔案管理機構的業務指導，主要針對各單位城建檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、利用、編研等基礎工作進行，要注重基層單位的實際情況，以技能和經驗交流為主，確保其工作的順利進行。

2、業務指導要求規范化、標準化。首先在工作程序上，要明確告知城建檔案人員交檔流程和步驟，在施工許可證前先簽訂《工程竣工檔案移交責任書》、工程竣工驗收時，要向城建檔案館申請檔案專項預驗收，填寫《建設工程檔案專項驗收申請表》，驗收合格后，移交檔案，城建檔案館出具《城建檔案驗收認可書》；其次從具體內容上，嚴格按照移交目錄，細化收集、整理、編制、移交的歸檔要求，逐項審核、嚴格禁止少項、漏項、后期編造情況的發生，在編制的過程中，要裝訂整齊，裝具統一，確保檔案質量。

三、提前介入、全程跟蹤、具體指導。

業務指導人員應該在建設單位簽訂完《工程竣工檔案移交責任書》后，主動與建設、施工、監理單位聯系，了解工程項目和檔案形成的基本情況，提出各階段的歸檔內容和具體要求，到工地現場進行實地指導，及時發現工程進行中檔案中存在的問題，及時改正，杜絕日后檔案收集不全或內容不合格現象的發生。

做好全程跟蹤服務，從工程報建到工程竣工，要明確告知工程單位城建檔案工作的各項流程，使建設單位能夠全面了解城建檔案的收集、整理、編制、移交要求，在開工前，施工過程中，檔案預驗收、竣工驗收備案前實行主動業務指導，督促建設單位移交一套完整、齊全、準確的城建檔案。

四、提高業務指導人員的崗位素養

業務指導人員的崗位素養，直接影響著業務指導工作能否高質量、有序地順利進行，所以要加強其職業道德和專業知識水平的提高，加強崗位素質的培養。

城建檔案業務指導人員能否更好地履行自己的職責和義務，首先取決于他對檔案事業的態度和情感，尤其是在城建檔案工作尚未達到令人向往的現代，熱愛城建檔案事業，樂于為城建檔案事業做出貢獻的職業道德品質就顯得尤為重要。

城建檔案業務指導人員不僅要掌握檔案管理的專業理論知識，更要精深建設系統內工程建設的專業理論知識，更要在新形勢下，創新理念，尤其是在檔案發展電子化、信息化的要求下，怎樣突破傳統紙質檔案的瓶頸，發揮電子檔案的優勢，就更要求增強計算機等相關電子信息領域的知識。實踐檢驗真理，真理在實踐中發展，城建檔案業務指導人員要把已經掌握的城建檔案知識運用到實際工作中，在工程項目工地中的現場指導，與縣（市）、區城建檔案管理機構的經驗交流，都要堅持實事求是的精神，推動城建檔案事業的穩健發展。

綜上所述，我們只有與時俱進、創新理念，加強法制建設、實施歸檔標準化細則，不斷改進業務指導方法，城建檔案業務指導工作才能順利展開，城建檔案事業才能又快又好地發展。