加強(qiáng)建筑安裝企業(yè)人事檔案管理，促進(jìn)人力資源管理開發(fā)

摘要：本文分析了人事檔案在建筑安裝企業(yè)人力資源開發(fā)中的重要作用及現(xiàn)代建筑安裝企業(yè)人力資源管理對人事檔案的新要求，并對加強(qiáng)建筑安裝企業(yè)人事檔案管理、促進(jìn)人力資源管理開發(fā)的措施進(jìn)行了論述，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：建筑安裝企業(yè)；人事檔案管理；人力資源管理開發(fā)

一、前言

人力資源管理是一種管理員工關(guān)系的戰(zhàn)略方法，它強(qiáng)調(diào)開發(fā)員工的潛能對獲

取持續(xù)競爭優(yōu)勢有至關(guān)重要的作用。對建筑安裝企業(yè)來說，開發(fā)利用現(xiàn)有人力資源，激發(fā)其創(chuàng)造性，招聘適合企業(yè)需要的人才，是贏得競爭的重要手段。而記載組織人力資源狀況的是人事檔案，開發(fā)利用人力資源需要依據(jù)人事檔案記載的員工信息，因此，現(xiàn)代建筑安裝企業(yè)的人力資源開發(fā)工作要求人事檔案適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，能真正為企業(yè)服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造效益。

二、人事檔案在建筑安裝企業(yè)人力資源開發(fā)中的重要作用

人力資源管理就是運(yùn)用科學(xué)方法，對人員進(jìn)行合理的組織、培訓(xùn)和調(diào)配，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例，同時(shí)對其思想、心理和行為進(jìn)行恰當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮人的主觀能動性，使人盡其才、事得其人、人事相宜，以實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。而人事檔案是個(gè)人基本信息的主要載體，它既存儲了組織人力資源信息，又是個(gè)人的歷史和現(xiàn)狀的真實(shí)反映，是客觀、全面地考察某個(gè)人的重要依據(jù)。人事檔案管理在企業(yè)人力資源開發(fā)中的作用主要表現(xiàn)在以下方面：一是最大限度地發(fā)揮公司內(nèi)人力資源的效力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新人。二是促進(jìn)人力資源的合理配置。利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，要積極探索分配制度改革途徑和方法，按崗定酬，按任務(wù)定酬，按業(yè)績定酬，建立了形式多樣、自主靈活的分配激勵(lì)機(jī)制，把人才配置到最能發(fā)揮作用的崗位，充分發(fā)揮了各類人才的作用。

三、現(xiàn)代建筑安裝企業(yè)人力資源管理對人事檔案的新要求

（1）人事檔案的改進(jìn)。為了適應(yīng)新形勢下人力資源開發(fā)的需要，積極、有計(jì)劃地把反映業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作業(yè)績等方面的資料有目的地加以收集補(bǔ)充，不斷充實(shí)、豐富企業(yè)人事檔案內(nèi)容。人事檔案管理者首先要認(rèn)識到人事檔案對企業(yè)的重要性，在平時(shí)工作中堅(jiān)持貫徹“為企業(yè)發(fā)展服務(wù)”的理念，樹立“以人為本”的管理思想，重視員工檔案對員工的意義，使人事檔案管理工作適應(yīng)人力資源管理的需要，改變不被受重視的狀況。其次，人事檔案管理部門應(yīng)該積極參加企業(yè)人力資源管理其他環(huán)節(jié)的活動，不能故步自封。第三，人事檔案管理必須跟上數(shù)字化的步伐，實(shí)現(xiàn)員工信息在線即時(shí)更新，科學(xué)分析人力資源狀況，可以降低檔案管理活動的強(qiáng)度，使其更方便快捷。

（2）科學(xué)的人事檔案的內(nèi)容。1）員工基本情況檔案，即傳統(tǒng)的人事檔案的內(nèi)容，包括履歷材料；自傳材料；鑒定、考核、考察材料；評定崗位技能和學(xué)歷材料；參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料；招用、勞動合同、調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國、退休、退職等材料；其他可供組織參考的材料；2）員工的評估和測試材料。企業(yè)招聘員工都要層層選拔，錄用之前要經(jīng)過各種面試、筆試、能力測試、個(gè)性測試、職業(yè)興趣測試、心理測試等多方面的考察，當(dāng)所有的測試都完成后，測評結(jié)果可以反映出接受測評的人員的價(jià)值觀與企業(yè)價(jià)值觀是否一致；能力素質(zhì)是否符合所招聘崗位的要求；是否具有潛在的開發(fā)價(jià)值；是否具有企業(yè)需要的某種特質(zhì)等；3）員工的“家庭檔案”。這個(gè)檔案記載了員工的家庭基本情況，包括家庭收入；職工及家人身體狀況；職工本人的心理狀況。根據(jù)這些數(shù)據(jù)，管理人員可以更清楚地了解員工，建立起與員工的溝通渠道，幫助員工解決困難；4）員工培訓(xùn)檔案。這個(gè)檔案應(yīng)該包括：員工的學(xué)歷情況、技能情況；原崗位的工作說明書；員工個(gè)人擬定且經(jīng)組織認(rèn)可的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃；員工參加培訓(xùn)的詳細(xì)記錄，如何時(shí)、何地參加過何種培訓(xùn)，本人的學(xué)習(xí)體會及其考核評語；員工本人希望參加的培訓(xùn)種類及對公司培訓(xùn)的建議；5）員工績效檔案。員工績效是指經(jīng)過企業(yè)評價(jià)的員工工作行為、方式及其結(jié)果。員工業(yè)績檔案的內(nèi)容主要包括績效考核表，員工的自我評價(jià)和上級鑒定，考核面試情況記錄，定時(shí)定期的考評紀(jì)錄，出勤紀(jì)錄，受到獎(jiǎng)懲的紀(jì)錄，職級變更情況的紀(jì)錄等材料。

四、加強(qiáng)建筑安裝企業(yè)人事檔案管理、促進(jìn)人力資源管理開發(fā)的措施探析

隨著社會的發(fā)展、人才流動頻率的加快，如何多方面、深層次地開展人事檔案信息服務(wù)，是全社會共同面對的問題。

（1）加強(qiáng)建筑安裝企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)的提高。企業(yè)人事檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的根本保證。一是加強(qiáng)各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是加強(qiáng)檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。

（2）加強(qiáng)建筑安裝企業(yè)人事檔案業(yè)務(wù)工作。加強(qiáng)對人事檔案的規(guī)范化管理，做到人事檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)、規(guī)范。一是全面普查案卷，去粗取精。對新接收的檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，裝訂成冊。二是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照人事檔案材料收集歸檔要求，結(jié)合本單位實(shí)際，全面收集人事材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內(nèi)容。注意收集能體現(xiàn)員工實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、論文發(fā)表、職稱申報(bào)等新記錄補(bǔ)充進(jìn)檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映員工的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高人事檔案的利用價(jià)值。三是實(shí)行專門統(tǒng)一管理。將所有員工的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的人事檔案庫，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。

（3）加強(qiáng)建筑安裝企業(yè)檔案管理方式方面的改進(jìn)。一要增強(qiáng)創(chuàng)新意識，在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)。如從組卷的形式、裝訂的手段方面考慮，怎樣做既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題。創(chuàng)新思維、創(chuàng)新方法、創(chuàng)新程序，起到事半功倍之效。二要加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)已普遍應(yīng)用于人事檔案管理工作中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實(shí)，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快拖可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計(jì)算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法還有很多，比如數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，幫助解決具體問題。將大大提高管理效率和管理水平。三要合理開發(fā)企業(yè)人事檔案信息資源，建立人才儲備庫。通過整理員工人事檔案，熟悉人事檔案內(nèi)容，選出其中可反映員工知識水平、實(shí)踐能力等方面的信息。統(tǒng)一輸入計(jì)算機(jī)并建立以姓名、年齡、學(xué)歷、專業(yè)等為標(biāo)題的多種檢索方式，建立專門的企業(yè)人事檔案信息資源庫。作為單位的人才儲備庫，為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展提供更有力的人才保障。

五、結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，促進(jìn)人力資源管理開發(fā)，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。