淺論人事檔案管理

[摘 要] 人事檔案的真實性、動態性、機密性要求檔案管理員要嚴格遵守人事檔案保管制度，具有較高的檔案意識，并不斷提高自身素質，實現檔案管理的科學化，以保證人事檔案的全面性和現實性，實現“檔案為人人，人人重檔案”的美好目標。

[關鍵詞] 人事檔案； 性質； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 21. 052

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）21- 0089- 01

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業和事業單位。因此對人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的人事檔案管理工作尤為重要。本文將從人事檔案的性質著手，論述檔案管理工作對檔案管理員的要求。

1 人事檔案的性質

1.1 全面性

人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。

1.2 現實性

由于員工仍在工作，其人事檔案成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

1.3 真實性

這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。

1.4 動態性

人事檔案建立后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

1.5 流動性

人事檔案要發揮應用的作用，必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。

1.6 機密性

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

人事檔案的六大性質要求檔案管理人員在進行檔案管理時，必須本著認真、負責、嚴謹的態度并采用科學的手段，保守檔案機密，維護人事檔案材料的完整，以便檔案材料的高效利用。因此檔案管理人員的素質對檔案管理工作有著極大的影響。

2 檔案管理工作對檔案管理員的要求

2.1 嚴格遵守人事檔案保管制度

檔案管理人員在工作中，要嚴格遵守材料歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、統計制度和保衛保密制度。歸檔材料時，對材料進行鑒別，保證其真實性，將符合歸檔要求的材料按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。如有新的檔案材料應及時歸檔，在目錄上補登材料名稱及有關內容，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”；出現檔案轉移情況時，須填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》，密封包裝檔案資料，通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回，并及時在檔案底賬上注銷，做到“檔隨人走”，避免“有檔無人”；定期對檔案進行檢查核對和統計，確保檔案材料無霉爛、蟲蛀等損害。統計人事檔案材料收集補充、整理、保管、利用以及庫房設備等情況，檢查檔案保管環境的安全性；檔案應由專人保管，庫房、檔案柜保持清潔，不存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。

2.2 具有檔案意識

檔案意識，是指人們對檔案的性質和價值的認識，對檔案工作的性質、地位和作用的認識。檔案管理人員要有檔案意識，要認識到檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統。作為服務“窗口”，檔案部門及檔案管理人員應堅持“以人為本”的服務理念，提供周到、細致、全面的服務，積極為利用者解決檔案利用過程中出現的一些難題，滿足使用人、使用部門的利用需求。由于人事檔案具有記載人生軌跡的真實性和全面性，因此，人事檔案的收集、整理、開發、利用十分重要。這就要求檔案管理人員要有較強的責任心，做到口勤、手勤、腳勤，認真、及時地到各部門、科室收集應該歸檔的檔案材料，并對檔案材料內容認真審核之后將材料進行鑒別歸檔。此外，檔案管理人員還應督促職工將相關材料交給檔案部門。使人事檔案的收集和歸檔工作做到不丟失、不積壓，客觀地反映事實，保證人事檔案工作制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。

2.3 具有一定的信息處理能力

如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為人事檔案管理工作的重要議題，計算機替代傳統的手工操作指日可待。檔案部門提供給利用者的將不再只是紙質檔案，而是大量的電子文件。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作，而是負責將豐富的檔案信息數字化，通過專用網絡向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。這一趨勢要求檔案管理人員要具有一定的學習能力，掌握計算機相關知識，不斷提高自身業務能力，以科學高效的手段進行人事檔案管理，從而提高人事檔案信息資源的開發和利用程度。

綜上所述， 檔案管理人員作為檔案與利用者之間的媒介與紐帶，要具有高度的責任感、較強的業務能力和計算機應用能力，愛崗敬業，勤勤懇懇，不計名利，堅持以人為本的服務理念，實現“檔案為人人，人人重檔案”的美好目標。