對會計電算化“自動轉(zhuǎn)賬功能”教學(xué)的探討

[摘 要] 期末自動轉(zhuǎn)賬功能的使用可以大大提高會計電算化工作的效率，但對這一功能的學(xué)習(xí)和掌握存在一定的難度。本文對會計電算化自動轉(zhuǎn)賬功能教學(xué)過程中出現(xiàn)的各種各樣的問題進行了分析總結(jié)，并提出了相應(yīng)的解決方法，以使學(xué)生熟練掌握自動轉(zhuǎn)賬功能。

[關(guān)鍵詞] 會計電算化；自動轉(zhuǎn)賬；憑證；教學(xué)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 21. 016

[中圖分類號] F232；G420 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）21- 0025- 03

會計電算化是融合了會計學(xué)、計算機科學(xué)和管理學(xué)等學(xué)科的一門綜合性學(xué)科，具有很強的實踐性。筆者在近幾年的教學(xué)過程中發(fā)現(xiàn)，學(xué)生對于綜合性和前后連貫性很強的一些業(yè)務(wù)的處理總會出現(xiàn)這樣那樣的錯誤，其中以自動轉(zhuǎn)賬功能的運用最為明顯。筆者總結(jié)了學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中經(jīng)常遇到的一些問題，并分析了出現(xiàn)問題的原因，進而提出一些解決的方法。

1 讓學(xué)生理解自動轉(zhuǎn)賬功能存在的必要性

會計電算化教學(xué)過程中，如果只是單純講解一項操作如何完成，而不讓學(xué)生清楚地認識到這項操作的具體原因或必要性，即使教師介紹的操作步驟非常具體，學(xué)生也不會長時間牢牢地掌握該項操作。因此筆者認為在介紹自動轉(zhuǎn)賬功能如何操作之前，一定要把該功能存在的原因明確地告訴學(xué)生。具體的分析如下。

在會計期末存在這樣的一些業(yè)務(wù)， 它們每月或每期（年）重復(fù)且有規(guī)律地出現(xiàn)。例如， 月末結(jié)轉(zhuǎn)制造費用，每月計提折舊， 月末計提壞賬準(zhǔn)備，按月分配工資， 計提職工福利費， 計提工會經(jīng)費和職工教育經(jīng)費，期末結(jié)轉(zhuǎn)各項損益到“本年利潤”賬戶， 計提所得稅， 年末利潤分配， 年終結(jié)轉(zhuǎn)等。如果為這些業(yè)務(wù)編制憑證，我們會發(fā)現(xiàn)憑證的摘要、借貸方科目始終不變， 并且憑證中的金額來源和計算方法也基本不變。如果采用與其他日常業(yè)務(wù)同樣的處理方法，則在編制此類業(yè)務(wù)的憑證時， 每月（期）末都會做許多重復(fù)工作， 而且憑證中的金額必須在所有相關(guān)業(yè)務(wù)過賬后才能查詢并計算得到。稍有疏忽， 就會出現(xiàn)錯誤。因此，目前國內(nèi)通用的財務(wù)軟件都提供了自動轉(zhuǎn)賬功能。

2 讓學(xué)生了解自動轉(zhuǎn)賬功能的含義和分類

所謂自動轉(zhuǎn)賬功能就是先定義好上述業(yè)務(wù)生成記賬憑證時可以重復(fù)套用的模板，這些模板一定要包括以下關(guān)鍵要素：摘要、會計科目、記賬符號以及記賬金額的來源和計算方法；然后在具體處理這些業(yè)務(wù)時就可以調(diào)用相應(yīng)的模板憑證來生成最終的記賬憑證，大大提高了憑證的錄入速度和準(zhǔn)確率。

常用的財務(wù)軟件中將自動轉(zhuǎn)賬功能分成兩類：第一類是在賬務(wù)處理模塊中，為了輔助完成日常賬務(wù)處理而存在的內(nèi)部自動轉(zhuǎn)賬功能，例如自動轉(zhuǎn)賬、結(jié)轉(zhuǎn)損益、期末調(diào)匯和期末結(jié)賬等功能；第二類是在賬務(wù)處理模塊外的工資管理模塊和固定資產(chǎn)模塊中的費用的計提和分配，所以也可以稱之為外部自動轉(zhuǎn)賬功能，例如工資費用的分配、計提折舊費用等。

3 引導(dǎo)學(xué)生具體使用各項自動轉(zhuǎn)賬功能

筆者認為，首先要讓學(xué)生清楚地知道由于外部自動轉(zhuǎn)賬功能和內(nèi)部自動轉(zhuǎn)賬功能所涉及的功能模塊不相同，這兩類自動轉(zhuǎn)賬功能的具體使用過程肯定也不相同。筆者在教學(xué)過程中是借助于金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版財務(wù)軟件來具體介紹各項自動轉(zhuǎn)賬功能的具體使用。

3.1 工資費用的分配

工資費用分配是“工資管理”模塊中的最后一個也是最為核心的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的順利完成要依賴于前面各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)工作的完整和準(zhǔn)確。筆者認為此時一定要提醒學(xué)生注意前面各環(huán)節(jié)的完成情況，例如工資項目的定義是否完整；工資計算公式的定義是否正確；每月工資數(shù)據(jù)的輸入是否準(zhǔn)確無誤。只有這些環(huán)節(jié)都按順序完成后，我們才能進行工資費用分配。工資費用的分配是通過“工資分配向?qū)А钡囊龑?dǎo)逐步完成各項關(guān)鍵要素的定義的。在此過程中我們需要定義企業(yè)的各類職工的工資費用應(yīng)計入的成本費用賬戶，設(shè)置工資費用分配的憑證摘要和憑證字，做好這些關(guān)鍵要素的定義，就可以生成工資費用分配的記賬憑證。如果企業(yè)的員工類別在以后各期沒有大的改變，我們只需要在工資費用分配的第一期做好這些關(guān)鍵要素的定義。在完成前面各環(huán)節(jié)后，進入工資費用分配環(huán)節(jié)，只需要調(diào)整憑證日期就可以很快完成各期工資費用的分配。

3.2 計提固定資產(chǎn)折舊

固定資產(chǎn)折舊的計提也是各期很重要的一項工作。在計提折舊前，先要提醒學(xué)生把各期固定資產(chǎn)的變動資料完整錄入。根據(jù)錄入固定資產(chǎn)卡片時設(shè)定好的折舊方法和折舊應(yīng)計入的成本費用賬戶，我們只需在固定資產(chǎn)模塊選擇“計提折舊”，當(dāng)設(shè)置好憑證摘要和憑證字后，系統(tǒng)就可以自動生成各期計提折舊的記賬憑證。

3.3 自動轉(zhuǎn)賬

金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版在賬務(wù)處理模塊專門設(shè)置了“自動轉(zhuǎn)賬”環(huán)節(jié)，主要是為了完成其他的自動轉(zhuǎn)賬功能不能處理的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，例如計提福利費、工會經(jīng)費等，結(jié)轉(zhuǎn)制造費用，計算和結(jié)轉(zhuǎn)所得稅費用，進行利潤分配等。自動轉(zhuǎn)賬環(huán)節(jié)的具體操作分為兩個步驟：第一步是定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，第二步是利用定義好的自動轉(zhuǎn)賬憑證生成憑證。

我們要先進行自動轉(zhuǎn)賬憑證的定義，當(dāng)打開自動轉(zhuǎn)賬憑證錄入界面后，我們需要做如下工作：

（1）填入自動轉(zhuǎn)賬憑證的名稱，以便區(qū)別于其他的自動轉(zhuǎn)賬憑證；

（2）選擇轉(zhuǎn)賬期間，通常為1～12（期）；

（3）填入憑證的摘要，該摘要將會出現(xiàn)在各期生成的記賬憑證中；

（4）填入借貸方的各科目代碼和核算項目代碼；

（5）選擇各科目對應(yīng)的轉(zhuǎn)賬方式，其實也就是各科目后面金額的取得方式；

（6）選擇了合適的轉(zhuǎn)賬方式后，各科目的本位幣金額公式也就可以順利確定。

完成上述工作后，一張自動轉(zhuǎn)賬憑證就形成了。如果該自動轉(zhuǎn)賬憑證中各項金額的來源已經(jīng)審核過賬，就可以根據(jù)這張自動轉(zhuǎn)賬憑證來準(zhǔn)確地生成各期所需要的記賬憑證。

3.4 期末調(diào)匯

期末調(diào)匯是當(dāng)企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)時，期末對匯率變動帶來收益或造成損失進行集中調(diào)整的過程。在進行期末調(diào)匯時，必須提醒學(xué)生要將所有相關(guān)憑證進行審核過賬，然后在期末匯率一欄錄入具體的匯率結(jié)果，并選擇產(chǎn)生的匯兌損益應(yīng)計入的“財務(wù)費用——匯兌損益”科目，核對憑證摘要和憑證字是否準(zhǔn)確，做完這些關(guān)鍵要素的設(shè)置后，系統(tǒng)就會自動生成一張期末調(diào)匯的記賬憑證。

3.5 結(jié)轉(zhuǎn)損益

結(jié)轉(zhuǎn)損益是指月（期）末將所有損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”科目中，以便計算當(dāng)期經(jīng)營成果的過程。由于不同企業(yè)結(jié)轉(zhuǎn)損益的業(yè)務(wù)原理都是一致的，因此財務(wù)軟件已在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)計好結(jié)轉(zhuǎn)規(guī)則。我們只需點擊財務(wù)處理模塊的“結(jié)轉(zhuǎn)損益”按鈕，就可以進入自動結(jié)轉(zhuǎn)損益的過程，在此過程只需輸入憑證的摘要和憑證字，系統(tǒng)就會自動生成一張結(jié)轉(zhuǎn)損益的記賬憑證。

3.6 期末結(jié)賬

到了期末，當(dāng)所有會計業(yè)務(wù)都處理完之后，我們就可以進行期末結(jié)賬。在賬務(wù)處理模塊，點擊“期末結(jié)賬”按鈕，就可以進入期末結(jié)賬過程。在這個過程中，我們只需要錄入用戶密碼，系統(tǒng)會幫我們做好賬套數(shù)據(jù)的備份，可以很快完成期末結(jié)賬工作，即本期業(yè)務(wù)全部結(jié)束，我們可以接著進行下一期會計業(yè)務(wù)的處理。

4 幫助學(xué)生總結(jié)自動轉(zhuǎn)賬功能使用過程中出現(xiàn)的問題及解決方法

4.1 不能準(zhǔn)確選擇自動轉(zhuǎn)賬方式

筆者發(fā)現(xiàn)，在教學(xué)過程中，當(dāng)學(xué)生使用“計提折舊”、“工資費用分配”等具有專有名稱的自動轉(zhuǎn)賬功能時，基本不會出現(xiàn)選擇錯誤。但在處理一些需要通過“自動轉(zhuǎn)賬”環(huán)節(jié)來完成的期末業(yè)務(wù)時，經(jīng)常不能準(zhǔn)確選擇。很多時候他們首先想到通過賬務(wù)處理模塊的“憑證錄入”來錄入記賬憑證，但編制憑證時卻發(fā)現(xiàn)沒有記賬金額這一重要要素，這時才恍然大悟，只能重新選擇處理方式。針對上述問題，筆者認為，當(dāng)期末有會計業(yè)務(wù)發(fā)生時，有一個基本的判斷標(biāo)準(zhǔn)可以幫助我們準(zhǔn)確快捷地選擇處理方式，那就是如果我們不通過查詢相關(guān)的賬簿信息則無法計算得到該業(yè)務(wù)的記賬金額，那么該業(yè)務(wù)肯定要通過自動轉(zhuǎn)賬功能來實現(xiàn)。至于在上述自動轉(zhuǎn)賬方式中具體選擇哪種就比較容易對號入座了。只有掌握好這一判斷標(biāo)準(zhǔn)，才能真正體現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬功能存在的價值，收到事半功倍的效果。

4.2 顛倒自動轉(zhuǎn)賬方式的使用順序

需要進行自動轉(zhuǎn)賬的業(yè)務(wù)一般都是在期末這個特殊時點進行的，這些業(yè)務(wù)之間大多相互關(guān)聯(lián)，并且有嚴(yán)格的處理順序。因此在集中處理這些自動轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)時必須保證按順序生成相應(yīng)的記賬憑證。但是筆者也發(fā)現(xiàn)在一些相關(guān)的自動轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)陸續(xù)出現(xiàn)時，有些學(xué)生會丈二和尚摸不著頭腦，不知道究竟應(yīng)該先處理哪筆業(yè)務(wù)。究其原因，還是他們對于這些期末業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)沒能把握好。有些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)必須依據(jù)另一期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如計提福利費必須依賴于工資費用分配產(chǎn)生的結(jié)果，所以我們必須先在“工資管理”模塊完成各期的工資費用分配，然后才能到“財務(wù)處理”模塊通過自動轉(zhuǎn)賬生成計提福利費的記賬憑證；同樣期末調(diào)匯產(chǎn)生的財務(wù)費用會影響費用數(shù)額，那么我們就要先進行期末調(diào)匯并將該憑證過賬后再結(jié)轉(zhuǎn)損益。諸如此類的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)還有很多，只要我們能夠把這些業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)都把握好，自然也就可以理順各轉(zhuǎn)賬方式的使用順序。

4.3 多次重復(fù)使用自動轉(zhuǎn)賬功能，造成會計業(yè)務(wù)的重記

在賬務(wù)處理過程中，有些自動轉(zhuǎn)賬功能有一些專項的設(shè)置，通常能控制一個會計期間內(nèi)該功能被調(diào)用的次數(shù)，一般不會多次進行該自動轉(zhuǎn)賬，比如期末調(diào)匯、結(jié)轉(zhuǎn)損益、期末結(jié)賬、計提折舊等。而筆者發(fā)現(xiàn)另外一些自動轉(zhuǎn)賬功能可以也經(jīng)常會被學(xué)生多次調(diào)用進而產(chǎn)生多張相同憑證，造成一項會計業(yè)務(wù)被多次重復(fù)記錄。其實避免這個問題很簡單，我們只需要查詢已生成的記賬憑證就可以驗證某一自動轉(zhuǎn)賬功能是否已被使用，也就可以杜絕因重復(fù)使用自動轉(zhuǎn)賬功能而出現(xiàn)重記經(jīng)濟業(yè)務(wù)這樣的記賬錯誤。

4.4 忽視自動轉(zhuǎn)賬前后的審核過賬工作

自動轉(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中取得、經(jīng)計算后生成的。因此，為了保證所取數(shù)據(jù)的完整、正確，在調(diào)用自動轉(zhuǎn)賬憑證生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)登記入賬，否則，自動轉(zhuǎn)賬生成的記賬憑證中的數(shù)據(jù)是錯誤的。但由于金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版“自動轉(zhuǎn)賬”環(huán)節(jié)中自動轉(zhuǎn)賬憑證增加時可以允許從未過賬的憑證中獲取數(shù)據(jù)，造成一些同學(xué)存在即使不完成財務(wù)處理程序也可以完成自動轉(zhuǎn)賬的僥幸心理。但筆者在教學(xué)過程中仍要強調(diào)在自動轉(zhuǎn)賬前必須將所有的相關(guān)憑證進行審核過賬。

自動轉(zhuǎn)賬后生成的記賬憑證是未審核過賬的憑證，因此我們?nèi)孕璋凑照５膽{證處理程序?qū)λ鼈冞M行審核過賬操作，不然到了期末賬務(wù)處理系統(tǒng)將無法結(jié)賬。而對這些憑證的審核主要是審核憑證中的科目和金額是否正確。對于錯誤的記賬憑證，系統(tǒng)一般不提供直接修改功能，只能先刪除，然后通過修改自動轉(zhuǎn)賬設(shè)置后再重新生成。

如果我們能夠準(zhǔn)確地運用賬務(wù)處理程序，自覺地完成各賬務(wù)處理步驟，自然也就能加強對自動轉(zhuǎn)賬前后的審核過賬工作的重視。

綜上所述，自動轉(zhuǎn)賬功能是會計電算化教學(xué)中非常重要的一項內(nèi)容。在它的使用過程中會產(chǎn)生各種各樣的問題。在教學(xué)過程中如果能及時發(fā)現(xiàn)并有針對性地解決這些問題，將會幫助學(xué)生全面且準(zhǔn)確地把握和運用自動轉(zhuǎn)賬功能，也將會達到良好的教學(xué)效果。