物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制改進的思考

[摘 要] 物業(yè)管理是當(dāng)前的新興行業(yè)之一，隨著我國房地產(chǎn)市場的蓬勃發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)近幾年也迅猛發(fā)展，而且具有廣闊的發(fā)展前景。但總體來說，當(dāng)前物業(yè)管理行業(yè)的整體盈利狀況并不理想，只有小部分企業(yè)在快速發(fā)展的同時獲得了比較可觀的收入；大部分企業(yè)由于財務(wù)制度并不完善，內(nèi)部控制還很薄弱，不具備良好的市場競爭能力，導(dǎo)致自身盈利狀況不佳，面臨著生存危機。本文基于內(nèi)部控制對物業(yè)管理企業(yè)的重要性，對當(dāng)前物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制普遍存在的問題進行分析，并給出相應(yīng)對策，為物業(yè)管理企業(yè)加強內(nèi)部控制，完善財務(wù)管理制度，提高企業(yè)市場競爭力提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 物業(yè)管理企業(yè)；內(nèi)部控制；改進

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 21. 011

[中圖分類號] F239.45 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）21- 0018- 02

1 內(nèi)部控制的涵義

內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證自身資產(chǎn)的完整和安全，通過嚴(yán)密的、完整的控制體系，將具有控制職能的方法、程序進行規(guī)范化和系統(tǒng)化，以提高會計信息的真實性，確保企業(yè)財務(wù)管理目標(biāo)的實現(xiàn)。內(nèi)部控制的主要目標(biāo)是保證企業(yè)經(jīng)營資產(chǎn)的安全、完整，提高企業(yè)經(jīng)營活動的效率，增強企業(yè)會計信息的可靠性和真實性，實現(xiàn)企業(yè)既定的財務(wù)管理目標(biāo)。科學(xué)有效的內(nèi)部控制是企業(yè)實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)，防止會計造假，確保企業(yè)資產(chǎn)安全的有效手段。因此，加強內(nèi)部控制對物業(yè)管理企業(yè)非常重要。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)該提高內(nèi)部控制意識，加大對內(nèi)部控制的重視程度，改善企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境，建立科學(xué)合理的內(nèi)部控制制度。

2 物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問題

2.1 內(nèi)部控制意識淡薄

物業(yè)管理行業(yè)在我國屬于新興產(chǎn)業(yè)，發(fā)展時間較短。很多物業(yè)管理企業(yè)對內(nèi)部控制的重要性認知不足，不清楚內(nèi)部控制對于加強企業(yè)財務(wù)管理、保全企業(yè)財產(chǎn)和實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的重要作用，重視程度不夠。很多企業(yè)管理層缺乏內(nèi)部控制意識，認為內(nèi)部控制就是簡單地處理內(nèi)部財務(wù)問題，跟企業(yè)管理關(guān)聯(lián)不大，沒有上升到企業(yè)的戰(zhàn)略層面。也因如此，企業(yè)并不重視對員工進行關(guān)于內(nèi)部控制的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，員工的素質(zhì)無法滿足日益復(fù)雜的財務(wù)管理要求，同時員工的積極性也不能得到有效激發(fā)，內(nèi)部控制執(zhí)行效果自然大打折扣。

2.2 缺乏有效的組織管理機制

科學(xué)有效的管理機制是保證物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。而目前在我國物業(yè)管理行業(yè)中，很多企業(yè)內(nèi)部缺乏有效的組織管理機制，或是內(nèi)部控制流于形式，失去應(yīng)有的監(jiān)督控制作用，導(dǎo)致企業(yè)的財務(wù)管理目標(biāo)難以實現(xiàn)。不少企業(yè)在內(nèi)部控制制度執(zhí)行上力度薄弱，未建立科學(xué)有效的獎懲機制來強化考核監(jiān)督，導(dǎo)致員工的積極性得不到有效激發(fā)。而且由于未建立起有效的組織管理機構(gòu)，企業(yè)在內(nèi)部控制過程中難以協(xié)調(diào)各部門之間的利益關(guān)系和調(diào)動資源。我國物業(yè)管理企業(yè)發(fā)展時間尚短，內(nèi)部審計機制尚未健全，很多企業(yè)并未設(shè)立獨立的內(nèi)部審計機構(gòu)和負責(zé)人，導(dǎo)致內(nèi)部審計缺乏獨立性和可靠性，內(nèi)部控制質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。

2.3 財務(wù)人員素質(zhì)普遍不高

由于物業(yè)管理企業(yè)發(fā)展時間較短，企業(yè)對內(nèi)部控制重視程度不夠，降低了財務(wù)人員的素質(zhì)門檻，導(dǎo)致當(dāng)前我國物業(yè)管理企業(yè)中普遍存在財務(wù)人員素質(zhì)水平偏低的現(xiàn)象，企業(yè)對財務(wù)人員的要求為只需完成簡單的記賬、數(shù)據(jù)處理即可。企業(yè)對于財務(wù)人員的培訓(xùn)力度不夠，員工自己也缺乏主動學(xué)習(xí)的意識。很多企業(yè)在任命財務(wù)人員上任人唯親，只考慮領(lǐng)導(dǎo)私人利益，而不顧企業(yè)利益。

2.4 行業(yè)收費管理混亂

物業(yè)管理企業(yè)作為經(jīng)營企業(yè)，盈利是它的本能，在為居民提供服務(wù)的同時也必須追求利潤，因此，物業(yè)管理企業(yè)必須收取服務(wù)費。但是目前我國物業(yè)管理行業(yè)普遍存在收費管理混亂、物業(yè)收費不透明的現(xiàn)象。很多物業(yè)管理企業(yè)收取的物業(yè)費過高，而提供的服務(wù)又不到位，使得居民喪失了對物業(yè)管理企業(yè)的信心，拒交物業(yè)費，從而導(dǎo)致物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營更加困難，更要提高物業(yè)費，陷入了一個惡性循環(huán)。而有的物業(yè)管理企業(yè)為了打擊同行，贏得客戶，擴大市場份額，制定的收費標(biāo)準(zhǔn)低于經(jīng)營成本，使得企業(yè)長期虧損經(jīng)營，企業(yè)難以繼續(xù)發(fā)展。因此，加強內(nèi)部控制對物業(yè)管理企業(yè)非常重要，只有這樣企業(yè)才能根據(jù)市場實際制定合理的收費標(biāo)準(zhǔn)，在為居民提供更好服務(wù)的同時為自己贏得更多的利潤，使企業(yè)快速發(fā)展。

3 加強內(nèi)部控制的對策分析

3.1 樹立正確的內(nèi)部控制觀念

物業(yè)管理企業(yè)要想獲得更大的發(fā)展，就必須提高對內(nèi)部控制體系建立的重視程度。財務(wù)管理是企業(yè)生產(chǎn)管理活動的核心環(huán)節(jié)，企業(yè)要想擴大規(guī)模，實現(xiàn)長期健康發(fā)展，就必須通過加強內(nèi)部控制抓好企業(yè)的財務(wù)管理活動。企業(yè)應(yīng)樹立正確的內(nèi)部控制觀念，認識到內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理體系的重要組成部分。企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)重視內(nèi)部控制制度建設(shè)，并在企業(yè)內(nèi)部大力宣傳內(nèi)部控制制度理念，使員工理解企業(yè)的相關(guān)政策。公司領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)嚴(yán)于律己，從自己做起，嚴(yán)格遵守企業(yè)各項規(guī)章制度，按照企業(yè)規(guī)定的決策流程和日常經(jīng)營制度進行決策活動。企業(yè)管理層應(yīng)該明確企業(yè)完成各項任務(wù)所需要的知識、技術(shù)要求，在充分了解員工的情況下，視任務(wù)的復(fù)雜程度與員工的技術(shù)水平合理分配職能，保證員工能力與所分配的任務(wù)相匹配。企業(yè)還應(yīng)積極建設(shè)內(nèi)部控制文化，將內(nèi)部控制理念納入企業(yè)文化建設(shè)中，通過企業(yè)文化對員工產(chǎn)生潛移默化的影響。企業(yè)應(yīng)減少例外事件的頻次，加強對例外事件的管理。

3.2 健全內(nèi)部組織管理機制

物業(yè)管理企業(yè)只有建立完善的內(nèi)部管理機制，才能形成有效的內(nèi)部控制體系和自我約束機制，促進企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格授權(quán)審批，建立明確的授權(quán)審批體系，界定授權(quán)審批的范圍、權(quán)限、程序和相應(yīng)責(zé)任。重大業(yè)務(wù)和事項應(yīng)當(dāng)實行集體決策審批或者聯(lián)簽制度。任何個人不得單獨進行決策或者擅自改變集體決策意見。企業(yè)對某些特殊職務(wù)設(shè)置不相容分離，如會計與出納不能由同一人擔(dān)任，使不相容崗位之間相互制衡、相互監(jiān)督，形成有效的約束機制。企業(yè)應(yīng)建立職務(wù)回避制度，如會計的親屬不能出任出納等職務(wù)。企業(yè)應(yīng)建立完善的會計制度體系，如會計憑證審核制度、賬簿控制、報表控制、賬賬核對制度等。同時，建立財務(wù)人員崗位責(zé)任制，對財務(wù)人員進行科學(xué)分工，形成有效的約束機制。企業(yè)應(yīng)建立完善的預(yù)算管理體系，通過對預(yù)算編制和執(zhí)行的情況進行檢查，分析預(yù)算管理存在的原因，并提出解決措施，確保預(yù)算管理目標(biāo)得到有效執(zhí)行。內(nèi)部控制機制在保證企業(yè)財產(chǎn)安全、完整方面也發(fā)揮著重要作用。企業(yè)應(yīng)該對企業(yè)財產(chǎn)實行登記制度，并定期進行盤點和賬實核對。對于未經(jīng)授權(quán)的人員應(yīng)該限制其與企業(yè)財產(chǎn)的直接接觸，確保企業(yè)資產(chǎn)的安全。一些重要文件應(yīng)做好備份，并妥善進行保管，以便在原件遭到損毀或丟失后能夠及時恢復(fù)。企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)有效的考評機制，定期對各部門和員工業(yè)績進行考核。

3.3 提高財務(wù)人員的素質(zhì)水平

首先，企業(yè)在財務(wù)人員的任用上必須杜絕任人唯親，遵循德才兼?zhèn)洹⒁缘聻橄鹊倪x材標(biāo)準(zhǔn)，從從業(yè)資格、專業(yè)技能、學(xué)歷、年齡等多方面全面考核，為企業(yè)選拔優(yōu)秀的財務(wù)人員。其次，企業(yè)還應(yīng)加強對財務(wù)人員的培訓(xùn)，使員工能及時接觸最新的財務(wù)管理理念和知識，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)該通過培訓(xùn)讓員工明確內(nèi)部控制對于提高企業(yè)財務(wù)管理水平、實現(xiàn)既定財務(wù)目標(biāo)的重要性，并讓員工熟悉內(nèi)部控制的具體要求，能夠按照要求進行會計核算和監(jiān)督；進行職業(yè)道德培訓(xùn)，提高員工的職業(yè)道德素質(zhì)，保證員工提供會計信息的準(zhǔn)確性和合法性。最后，企業(yè)還應(yīng)建立科學(xué)的獎懲機制，充分激發(fā)財務(wù)人員工作和學(xué)習(xí)的積極性。

3.4 制定合理的收費標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)可以采用作業(yè)成本法解決物業(yè)費標(biāo)準(zhǔn)制定難的問題。物業(yè)管理企業(yè)原有的計費原則無法根據(jù)客戶及產(chǎn)品種類來解決物業(yè)管理企業(yè)的收費標(biāo)準(zhǔn)問題。而采用建立在作業(yè)流程基礎(chǔ)上的作業(yè)成本法，就可以幫助企業(yè)準(zhǔn)確計算出物業(yè)管理的收費標(biāo)準(zhǔn)。同時，企業(yè)還應(yīng)建立科學(xué)有效的物業(yè)管理成本系統(tǒng)，強化企業(yè)內(nèi)部財務(wù)控制，保證物業(yè)管理企業(yè)收費標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)加強會計人員的素質(zhì)培訓(xùn)，加強對財務(wù)部門的重視，提升財務(wù)部門的地位，擴大財務(wù)部門的規(guī)模，使財務(wù)部門能夠調(diào)動各部門資源計算物業(yè)管理費計費標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能保證財務(wù)人員依據(jù)企業(yè)所處的內(nèi)外環(huán)境，綜合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營現(xiàn)狀，圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，在實現(xiàn)企業(yè)效益最大化的基礎(chǔ)上，計算出有利于物業(yè)管理企業(yè)發(fā)展和令客戶滿意的物業(yè)收費標(biāo)準(zhǔn)，保證物業(yè)管理企業(yè)能夠獲得健康持續(xù)的發(fā)展。

4 結(jié) 論

綜上所述，物業(yè)管理行業(yè)作為新興產(chǎn)業(yè)之一，前景光明，但物業(yè)管理企業(yè)的生存發(fā)展還面臨許多問題，許多企業(yè)存在虧損經(jīng)營或盈利不佳的狀況，企業(yè)發(fā)展難以為繼。面對日益激烈的市場競爭，物業(yè)管理企業(yè)要想脫穎而出，取得長久的發(fā)展，就必須加強企業(yè)內(nèi)部控制，通過建立完善的內(nèi)部控制制度，改善企業(yè)成本管理現(xiàn)狀，降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本，提高企業(yè)的核心競爭力，使企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷發(fā)展壯大。

主要參考文獻

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