醫(yī)院科研檔案管理的關(guān)鍵點及完善對策探討

[摘 要] 醫(yī)院科研檔案是醫(yī)學研究的重要支撐。本文分析了醫(yī)院科研檔案的特點及現(xiàn)有問題，探討了提高管理水平的對策，希望醫(yī)院科研檔案管理能夠成為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，能更好地為醫(yī)學事業(yè)貢獻力量。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院； 科研檔案； 檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 012. 053

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0088- 02

醫(yī)院科研檔案指醫(yī)院科研工作人員在從事醫(yī)學研究過程中產(chǎn)生的具備科研價值的各種體裁的信息資料。醫(yī)院科研檔案管理是醫(yī)院科研管理工作的重要組成部分，支撐醫(yī)院工作和科研的可持續(xù)發(fā)展。對科研檔案的科學管理有助于醫(yī)院科研水平的提升和醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展。

1 醫(yī)院科研檔案管理特點

醫(yī)院科研檔案是承載醫(yī)學知識的主體，內(nèi)含大量豐富的科研信息，是醫(yī)學研究活動所產(chǎn)生的結(jié)晶，是開展后續(xù)醫(yī)療、醫(yī)學教育、科研的重要資源，具有極高的保存價值。然而基于醫(yī)學研究的特殊性，其科研檔案具備一些特殊性。

1.1 歸檔周期長

科研檔案的歸檔周期與科研項目的執(zhí)行時間相關(guān)，醫(yī)學課題立項到結(jié)束的時間相比較一般科研項目要長，一般的研究項目在2～3年，重大項目在3～5年或更長時間。針對一個項目的資料，涉及的內(nèi)容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項目執(zhí)行期間的歸檔連續(xù)性強。檔案的保存時間則更具應(yīng)用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存[1]。

1.2 專業(yè)性強，交叉多

醫(yī)學項目研究以專題進行研究，每個專題內(nèi)容專業(yè)性強，同時醫(yī)學研究涉及面廣，往往都是多學科、多專題交叉，必須通過綜合研究、多領(lǐng)域多角度的去論證。

1.3 體裁不一

醫(yī)學科研資料不同一般學科，其體裁相對豐富，不僅有紙質(zhì)文檔（病歷、手稿等），還有醫(yī)療過程中所產(chǎn)生的膠片、圖像、音像影像資料等等[2]。

2 醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀

2.1 缺乏檔案管理資源

在當代高速發(fā)展經(jīng)濟的社會形勢下，往往會對于不能夠直接帶來經(jīng)濟效益的部門，我國的企事業(yè)單位，都未給予重視，所以醫(yī)院檔案管理資源相當緊缺。沒有專門的場館和部門來對科研資料進行收集和歸檔，僅僅只是靠各科研項目組對本組的資料進行整理，其整理方式往往都是極度簡易且不科學的，對于資料的二次利用是極大阻礙。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度

檔案的建立需要一整套制度來支持，需要在科研項目執(zhí)行過程中的每一個環(huán)節(jié)同步進行，才能建立健全科研檔案。然而現(xiàn)在的狀況是資料在項目執(zhí)行的過程中，因為記錄不完整、收集不及時、歸檔不準確等等而造成檔案缺失或內(nèi)容不完整，缺乏相應(yīng)的制度來對此類問題進行規(guī)范。

2.3 缺乏檔案管理意識

醫(yī)學科研項目執(zhí)行過程中，工作者缺乏檔案管理意識，對于原始資料、文件、圖像等的收集意識淡薄，而導致檔案管理過程中出現(xiàn)阻礙，影響科研檔案的管理。部分的科研工作者只是對項目申請和提交，這一頭一尾的事情特別熱衷，而對于科研過程中的每一個細節(jié)，卻甚少關(guān)心，對于研究過程中的原始資料的積累置之不理；也有部分科研工作者出于不信任，不愿將資料移交檔案管理人員來處理[3]。

2.4 科研檔案的管理落后、利用率低

盡管現(xiàn)在計算機技術(shù)發(fā)達到無法想象，但是由于對于檔案管理的不重視，相應(yīng)的投入也就欠缺，現(xiàn)行的檔案管理方案依舊是人工操作為主，計算機的應(yīng)用幾乎為零。而人工操作必然帶來檔案二次利用率低下，無法高速推進醫(yī)學科研前進。

3 醫(yī)院科研檔案管理關(guān)鍵點及完善方案

針對以上一些存在的問題，為改善我國醫(yī)院科研檔案管理情況，提高檔案管理質(zhì)量和效率，特提出以下幾點方案。

3.1 大力推廣科研檔案管理

檔案管理對于科研工作來說是非常重要和必要的一個環(huán)節(jié)，不僅僅是對現(xiàn)有資料的收集整理，更是為后續(xù)科研提供源源動力打下堅實基礎(chǔ)，為提升醫(yī)院實力做出貢獻。推廣科研檔案管理，不僅僅是要求醫(yī)院的各個科研小組使用檔案管理系統(tǒng)，更要各個科研小組的管理人員形成檔案管理意識，從思想上意識到科研檔案管理的重要性，在科研的每一個環(huán)節(jié)中都及時、準確地去記錄和收集科研資料并歸檔，才能更完整、更高效地實行科研檔案管理。

3.2 提高檔案管理投入，引進專業(yè)人才

投入資金建立檔案管理室，引進優(yōu)秀的專業(yè)人才來對資料進行整理和歸檔是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的必備條件，如果一個醫(yī)院想要建立完善的檔案管理系統(tǒng)，而缺乏相應(yīng)的投入，是無法實現(xiàn)這一目標的。專門的檔案管理部門和專人管理對于整個醫(yī)院的科研工作將起著潤滑劑的作用。專業(yè)化檔案館的建立，能夠提升醫(yī)院所有科研工作者對于科研檔案管理的意識，進而更好地促進檔案管理工作的進行，而專業(yè)的檔案管理人才則從專業(yè)的角度實現(xiàn)檔案管理的高水平運作，確保檔案管理工作的高質(zhì)量完成。

3.3 建立健全科研檔案管理制度

科研檔案管理的工作機制和工作方式需要建立健全，并不斷創(chuàng)新，從而使科研檔案工作充滿生機，通過合理有效的積累和完善科研檔案信息資源來實現(xiàn)醫(yī)院科研檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。建立完善的科研檔案管理制度即要實現(xiàn)一整套行之有效的方案來管理科研資料，做到高效歸檔、高利用率，同時也能滿足其他特殊要求，如保密性、協(xié)同性等。從醫(yī)院院長到檔案館，再到科研一線員工，形成一個檔案管理網(wǎng)絡(luò)，通過集中統(tǒng)一的管理、行政監(jiān)督來實現(xiàn)檔案管理的準確有效。檔案管理部門與科研項目小組相互交流，檔案管理人員能夠準確地了解項目進展情況，督促和指導科研工作人員完成檔案管理工作。

3.4 合理利用高科技手段，提高管理效率

應(yīng)該擺脫以前的手工歸檔方式，應(yīng)加大科技利用率，采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)科研檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，利用信息管理的方法對科研資料實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫式的管理模式能極大提高檔案的歸檔速度和歸檔質(zhì)量。計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用可以完美地解決科研資料二次利用率低的問題，能夠更好地為科研工作服務(wù)。科研工作者通過計算機網(wǎng)絡(luò)可以輕松的調(diào)用檔案館存儲的相關(guān)資料，從而節(jié)省時間，減少人力物力的浪費。

4 總 結(jié)

總之，醫(yī)院科研檔案的有效管理是科學地管理和合理開發(fā)利用科研檔案，是更好地為醫(yī)學科研和醫(yī)務(wù)工作服務(wù)，進一步提升醫(yī)院整體水平和為醫(yī)學事業(yè)添磚加瓦的必要措施。

主要參考文獻

[1] 杜為紅. 如何提高醫(yī)院科研檔案質(zhì)量[J]. 中國衛(wèi)生質(zhì)量管理，2011（5）：64-65，85.

[2] 胡桂周，吳志華，魯鴻，等. 醫(yī)院科研檔案管理存在的問題與建議[J]. 中國病案，2013（1）：19-21.

[3] 楊毅，廖瑜鑫，劉夢雅. 醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理淺析[J]. 求醫(yī)問藥：下半月，2012（10）：463-464.