高校人事檔案的信息化管理淺析

[摘 要] 隨著科技的進步和計算機網絡信息化的發展，各行各業對網絡的依賴程度越來越高，信息網絡給其帶來了很大的便利。高校檔案人事管理的網絡化也在不斷發展，計算機網絡技術廣泛應用到人事檔案管理中來，使其步入現代化管理的先進行列，并為高校人事檔案信息管理提供了可靠的保障。

[關鍵詞] 高校； 人事檔案； 管理； 網絡技術； 信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 012. 052

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0087- 01

1 高校人事檔案信息化管理的重要性及基本內容

1.1 人事檔案信息化管理重要性

人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，高校人事檔案是人事部門對個人管理的重要憑證和開展各項工作的基礎，一般來說，高校對人員的考核調動等活動或者人才選拔和干部選拔都需要人事檔案作為基礎，人事檔案管理對高校師資隊伍的建設和教學、科研項目、黨政管理的開展都具有十分重大的作用。人事檔案管理實現網絡信息化具有重要意義，信息化可以使檔案管理從原始的手工方式轉變發展成為只能自動化檢索和管理。網絡信息化可以使高效人事檔案管理工作效率提高，使檔案更易于保存、查詢、修改、分類等，通過網絡信息化可以提高檔案利用率，降低檔案管理的成本。

1.2 人事檔案信息化管理基本內容

一般來說，檔案實現信息化需要遵從一定的程序和內容規范，高校人事檔案管理的信息化同樣需要遵從一定的內容規范。首先，需要根據人事信息建立一個花名冊，以花名冊為基礎建立建立一個人事檔案的框架。以院系為單位，每個院系編制獨立的編號，以下姓名依姓氏首字母為序。其次，在設置好的花名冊框架之下，逐個錄入人員信息，信息的內容包括編號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評定時間、參加工作時間及進入本單位時間、學歷情況等。再次，設置好紙質檔案之后，開始實現信息化，將紙質檔案的分類并依此按順序錄入系統。最后，高校人事檔案實現信息化之后，對于后期的管理，包括職務和工資等項目的變動，打開系統查詢后進行修改登記即可。

2 當下高校人事檔案信息化管理存在的問題與制約因素

信息化管理意識落后，且開發成果不多，社會影響力低。傳統意識得不到改變，人事檔案管理的信息化進程就會放慢。在人們的傳統意識里，人事檔案管理工作就是檔案的保存，很少意識到人事檔案潛在的巨大價值。另外高校領導層絕大多數處于中年期甚至年齡更大，他們較少接觸到網絡，多對網絡的認識不足，也導致高校人事檔案信息化程度不高。受限于高校規模、實力、觀念意識等客觀因素，大部分高校人事檔案信息資源的開發工作還處于一個較低的水平，開發成果少。

人事檔案內容信息量少，缺乏個性。目前高校人事檔案多千人一面，信息面單薄，缺少對個人的“德”、“能”、“勤”、“績”的記載。個人信息記錄不全面，多官方語言，不能客觀地反映個人的真實情況。

信息化程度不高，資源共享程度低。多數高校人事檔案管理部門主要采用手工檢索查閱，尤其是當前檔案管理人員的計算機知識和互聯網知識較為薄弱，信息化程度不高，即使有的檔案人員或多或少地了解一些計算機知識，但大多只會一些簡單的操作，對于信息化的復雜技術顯得力不從心，更談不上研究與開發，而先進的管理設備只是檔案管理達標和升級考核的擺設而已，沒有發揮其科學管理功能。

3 如何做好高校人事檔案信息化建設

（1） 提高人事檔案信息化管理的現代化意識。網絡信息化是個較新的概念，管理人員需要改變傳統意識，改變陳舊的局面，不斷吸取新觀念和知識，勇于進取。用全新的、開放的思維接受社會的發展和改變，將高效人事檔案工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。

（2） 注重高校人事檔案的信息安全。通常來說，網絡信息技術為人事檔案管理提供了諸多便利，但是鑒于網絡技術的特點，同樣具有一定的危險性，比如信息安全等問題。信息安全隱患主要存在的問題有：新老版本的不兼容和不可識讀性、存儲材料的易損性、操作失誤、信息泄露丟失等。針對這些問題，一般需要從3個方面進行改善。① 在人事檔案的管理和調閱時，明確保密級別和用戶權限。② 保證數據安全，建立安全機制，進行專門的安全保密設計。③ 電子檔案的保存客觀環境需謹慎，在檔案變動前后及時做好備份。

（3） 有步驟、分重點地推薦高校人事檔案信息化建設。高校人事檔案信息化管理不是短期就可以完善的，所以實現檔案信息化需要有步驟、分重點地進行。首先，根據高校自身的特點和信息化實現程度，制訂與之相適應的具體分層分期實施方案。其次，確保網絡安全設施齊全后，搭建系統運行平臺，設置保密等級和用戶權限。再次，隨著人事的變動，逐漸積累檔案數據資源。最后，在確保信息正確安全的前提下，開放檔案共享信息。

（4） 加強高素質檔案管理人才的培養的途徑可以是高水平人才的引進，也可以是內部培訓，挖掘人才。① 對現有檔案管理人員進行培訓，選拔中青年、有潛力的管理人員進行培訓，切實提高其現代管理、信息技術和信息服務方面的素質和能力。② 引進急需的信息技術和信息化應用的專業人才，包括有工作經驗的社會人才和相關專業高層次人才。③ 整合IT行業的信息化人力資源，聘請專家、顧問幫助提供技術支持和人才培養。

主要參考文獻

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