信息化時代下圖書館檔案管理工作創新

[摘 要] 作為圖書館管理工作的關鍵部分，圖書館資料檔案管理是確保圖書館各項社會活動與內部管理工作順利開展的基本保障，它是從圖書館開館之日起的原始記錄，隨著圖書館的發展壯大而發展，客觀全面地記載了圖書館在不同發展階段的發展歷程，對于圖書館開展各項管理工作有很大的參考價值，隨著當前信息化時代的到來，網絡信息技術和計算機技術的普及與應用，對圖書館檔案管理工作提出了更高的要求，本文正是基于這一角度出發，分析了圖書館檔案管理工作的重要性以及其主要內容，結合當前圖書館檔案信息化管理實際情況，論述了其中存在的問題并提出了幾點解決對策。

[關鍵詞] 信息化； 圖書館； 檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 012. 051

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0085- 02

圖書館檔案的信息化管理主要指的是在國家檔案行政管理的相關部門的統一組織領導下，在圖書館的檔案管理活動中推廣應用信息化技術，對圖書館各項檔案資料進行管理與提供服務，從而增強檔案管理的現代化水平的工作流程。

作為一種記錄文獻，圖書館所自有的檔案資料是圖書館工作的重要信息，也是圖書館自身的寶貴財產。圖書館檔案資料是對圖書館各項工作的全面記錄，也是對圖書館工作人員進行考核評估的主要參考依據之一。圖書館檔案對于圖書館工作總結、工作計劃的制訂以及管理工作的開展等，都有著非常重要的作用，所以，提升圖書館檔案管理信息化水平具有重要的現實意義。

1 圖書館檔案管理工作的重要性

1.1 歷史價值

檔案資料之所以要長期地進行保存，為后人所利用，這是由于它具有自身特定的作用。對于圖書館來說，建立和完善科學的檔案管理信息化系統，不僅是現代管理對其的要求，同時也是進行科學評價的依據，檔案資料可以準確全面地反映出圖書館的發展歷程。

1.2 科學依據

圖書館檔案資料是其在進行管理和其他活動中可以參考與借鑒的依據，在長期的積累過程中，圖書館檔案具有較高的可操作性和可靠性，圖書館管理人員可以將它作為第一手參考資料來使用，這有利于提升圖書館管理水平。

1.3 參考依據

拿圖書館的業務檔案來說，每一年的業務檔案都對圖書館內部各個部門工作人員這一年來所進行的各項業務活動進行了詳細的記錄，如業務情況、業務成果、經驗教訓等，這些內容都全面仔細地記載到檔案材料中，能夠為將來圖書館的建設管理提供更多的參考資料。

1.4 更新數據

圖書館的發展歷程屬于推進式的，也是有規律可尋的，圖書館檔案對圖書館過去的歷史記錄能夠在很大程度上幫助后人，例如在編寫圖書館的新簡介時，就可以參考過去圖書館的簡介檔案，再適當地增加一些新的內容，讓新館員能夠較快地了解圖書館，適應新工作，也可以讓圖書館的用戶更方便地了解圖書館，享受圖書館的服務。

2 圖書館檔案管理的主要內容

2.1 政文檔案

政文檔案通常包括了上下級所發布的黨政文件，圖書館工作會議的記錄材料，圖書館內部研討材料、年度工作總結和工作計劃、圖書館內部的各項規章制度、內查外調的資料和圖書館日常工作日志等內容，由于圖書館內部各個部門之間的發展狀況存在差異，所以政文檔案常常很難收集齊全。

2.2 業務檔案

圖書館的業務檔案主要來自圖書館各個部門，它是各部門在開展日常業務過程中所形成的文件材料。通常包含了工作執行情況的材料、工作匯報材料、工作研究的論文等，各種反映圖書館工作狀況的數據信息如館藏量、圖書館經費等也包含在其中。

2.3 人事檔案

人事檔案一方面包括圖書館內部員工的檔案材料，主要有個人的基本情況、圖書館內部各部門的人員崗位配置情況、人員崗位變動情況、工作人員考評情況等內容；另一方面是圖書館用戶的檔案資料，一般有用戶的基本信息、借閱卡的發放信息等。在信息化時代中，這些資料檔案通常都保存在網絡上，如果不對其進行嚴格的管理，那么很容易導致用戶隱私外泄，造成嚴重的后果。

2.4 設備檔案

圖書館設備檔案一般指的是圖書館中各種設施設備的資料、各種設備在引進、使用、維修等工作中的記錄，特別是實行招標采購的政策之后，對于招標采購的設備要成立單獨的招標設備檔案管理項目。

3 圖書館檔案信息化管理存在的問題

3.1 基礎建設薄弱，信息化建設不足

圖書館檔案管理信息化建設的基礎工作通常來說包含有檔案材料的收集、資料整理、文件歸檔等階段，基礎檔案材料的加工是檔案信息化管理的基本前提。在當前圖書館檔案信息化管理系統的建設中，某些圖書館因為沒有建立與本館實際情況相符合的、科學合理的檔案信息化管理制度，導致相關檔案資料的收集、整理等工作無章可循。檔案信息化管理建設過程中基本上都存在著一些問題，主要有檔案資料收集不全面、存檔期限劃定不準確、檔案分類不清楚等，這些問題在很大程度上影響著檔案信息化管理系統的建設。圖書館檔案信息化建設的發展非常緩慢，很多圖書館的檔案資源還是過去那種單一的紙質文獻，在當前這樣一個信息交流廣泛的時代，已經不能滿足用戶以及圖書館自身發展的需求。

3.2 圖書館信息化資源利用率不高

信息化的檔案資源主要有簡潔、方便、高效等優勢，因此其在社會資源中所占的比重日益提升，信息化資源的開發利用率直接關系到圖書館各項工作的正常開展。基于網絡平臺的圖書館檔案信息化建設和科學地對其進行開發利用是未來圖書館檔案管理工作的一大發展趨勢，如果不將這項工作做好，那么將會在很大程度上降低圖書館各項工作的開展效率，同時也會極大地阻礙圖書館的現代化發展進程。就當前的實際情況而言，很多圖書館的信息化檔案資源并沒有真正地得到開發利用，雖然少數圖書館已經開始建立起了信息化的檔案資源管理機制，但是其管理模式依舊沒有擺脫傳統管理觀念的束縛，信息資源的利用率依舊較低。

3.3 圖書館信息化服務層次較低

當前，圖書館的檔案資源信息化服務依舊還停留在對檔案材料的收集存檔環節上，僅僅為少數用戶提供簡單的咨詢服務和閱覽服務等層次上。隨著社會基礎建設進程加快，各項現代化設備逐漸得到普及和完善，云計算平臺在圖書館檔案管理中的應用，這些條件都為圖書館檔案管理工作帶來了更多的發展空間。但是圖書館信息化服務的效果依舊不是很理想，在圖書館檔案信息化管理的過程中，計算機網絡技術的優勢沒有充分地發揮出來，很多圖書館并不能提供全方位的信息化服務，也沒有將用戶網上交流平臺建立起來，信息化服務層次過低，很多例如檔案材料報道、資源共享、專題提供等服務還沒有得到挖掘和開發。

4 圖書館檔案管理工作的創新研究

4.1 加強高校圖書館檔案信息化建設

圖書館檔案信息化建設是當前圖書館檔案管理工作中的核心內容，現代化信息技術在圖書館檔案管理中的應用是實現圖書館現代化管理的重要標志之一。信息化技術在圖書館檔案管理中的運用通常有檔案的檢索、統計、編目以及管理等，同時也可以用于檔案的登記與收集。結合國外圖書館檔案信息化建設的先進經驗，信息化技術在檔案的檢索、登記方面的優勢比較明顯。過去的檔案歸檔流程比較復雜繁瑣，檔案管理人員任務量大，很多時間都花在了檔案整理中，實現檔案收集、登記的信息化之后可以讓該作業流程更加方便快捷。

4.2 保證檔案信息化管理的人員配備

圖書館檔案信息化管理屬于一種人機系統，圖書館的檔案管理工作人員是該系統中的一部分，其作用與地位是非常重要的。信息化管理系統的工作人員主要分為3個部分：① 數據錄入，由于漢字自身的獨特性，數據錄入人員必須經過專門的教育培訓，具有專職水平； ② 信息處理與使用人員，他們是直接和信息化設備結合的人員，其作用最為重要； ③ 各個設備的維護管理人員，主要負責信息化系統中電子設備的維護保養，確保其正常工作。

4.3 提升圖書館檔案信息化服務層次

要有效地解決圖書館檔案信息化管理中的各種問題，就必須要努力提升圖書館檔案信息化服務的層次，讓圖書館檔案管理更加科學化和規范化。過去的圖書館檔案服務通常是通過人工操作來實現的檔案材料查閱，而通過信息化技術可以極大地提升圖書館檔案管理工作的效率，并能規范檔案管理流程，增強圖書館檔案信息化服務的水平，提升服務層次。在圖書館檔案信息化管理中，運用現代信息化技術建立健全面向用戶的檔案服務系統，同時和檔案信息的使用者之間建立起高效的溝通平臺，提供更穩定、更可靠的信息化服務。

5 結 語

總之，目前我國圖書館的檔案管理工作已經開始逐漸朝著信息化、現代化的方向發展，而圖書館檔案管理信息化工作是一個不斷完善的長期性工程，它讓圖書館檔案部門從封閉逐漸走向開放，極大地提升了檔案資料的利用率和價值、降低了圖書館人力物力財力成本。隨著各種現代化信息技術的普及與應用，圖書館檔案信息化管理的普及必將成為未來圖書館檔案管理的一個重要發展趨勢。

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