淺析高職院校人事檔案管理存在問題及對策

[摘 要] 近年來，伴隨著高等職業教育的迅猛發展及人事制度改革的不斷深入推進，高職院校人事檔案管理工作出現了一系列亟待解決的問題。為此，筆者結合自已多年從事人事檔案管理工作的實踐，針對高職院校人事檔案管理工作存在的問題，提出個人一些粗淺的意見和建議，以期對高職院校人事檔案管理工作邁上新臺階起到積極作用。

[關鍵詞] 高職院校； 人事檔案管理； 存在問題及對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 012. 049

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0082- 02

高職院校人事檔案是記錄教職工個人經歷、思想作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的原始材料和依據，是歷史地、全面地記載和反映教職工個人的綜合信息，是各級組織考察、評價教職工綜合素質的重要依據，是學校干部隊伍、人才隊伍、師資隊伍建設的重要基石，在學校教學、科研、職稱職定及干部選拔任用等工作中起著舉足輕重的作用。為此，新時期，為適應高職教育的發展，如何推進人事檔案管理工作，使人事檔案工作職能得以充分發揮，更好地為學校教育和人事工作服務，這無疑成為高職院校工作急須解決的問題。

1 高職院校人事檔案管理存在的問題

1.1 對人事檔案管理意識不強，重視程度不夠

長期以來，一些高職院校對人事檔案管理工作重要性認識不夠，對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視和支持，認為人事檔案管理就是單一收集資料、保存資料的工作。從制度建設、機構設置、人員配備、經費投入等方面都難以滿足高職院校人事檔案管理工作的需要，從而為人事檔案管理工作帶來一系列問題。主要表現在：

（1） 當前，高職院校普遍存在編制緊缺，教師人數不足的現象。為此，大部分高職院校在人事檔案管理工作中未設置專門機構，并配備專人負責檔案管理工作，而更多采取其他管理崗位非專業人員兼任，從而嚴重影響檔案管理工作的質量和效率。

（2） 部分高職院校沒有結合學校檔案管理工作需要，在檔案材料的搜集、保管、查借（閱）等方面建立較為完善的管理制度，對檔案管理人員、檔案材料形成部門未形成獎懲分明的監督、考核機制，無法將責任和任務真正落到實處，從而嚴重影響了人事檔案管理工作的規范化、標準化。

（3） 大部分學校在人事檔案管理工作中經費投入較少，甚至個別學校未設立檔案管理專項經費，無法滿足檔案管理人員正常業務培訓及檔案管理設施配備的需要，從而嚴重影響檔案管理人員業務能力的提高和辦公環境和設備的改善。

1.2 材料收集不完整、不全面，缺失較多

高職院校大多由中專學校、專科院校整合、重組而成，在不同的歷史背景和管理體制下，造成重組后人事檔案材料缺失嚴重，如干部任免表、年度考核材料、工人技術等級、入團入黨材料、獎懲材料、工資材料、勞動合同等材料不全，缺失較多。主要原因有2方面：① 對人事檔案重要性認識不足。部分單位領導及有關人員對人事檔案管理重要性認識不夠，忽略了對人事檔案材料的及時收集及整理，或對已存在檔案材料不進行及時整理歸檔，造成材料遺失或損毀，從而使得人事檔案材料往往殘缺不全，達不到檔案管理要求。② 檔案管理人員變動頻繁。由于學校領導或相關人員對檔案管理工作重視不夠，大部分單位沒有設專職人員對人事檔案進行日常管理，往往抽調人員兼職進行檔案管理，從而造成檔案管理人員變動頻繁，影響檔案管理人員隊伍的穩定發展，導制人事檔案管理工作不具有連續性、系統性，影響檔案材料收集整理的不及時和不全面。

1.3 檔案管理人員隊伍綜合素質總體偏低

目前檔案管理人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面總體偏弱，與新時期的檔案管理要求懸殊較大。大部分高職院校未設置專人專崗負責檔案管理工作，而更多采取其他管理崗位非專業人員兼任，所以多數都是邊干邊學，專業對口的少。因大部分單位或部門領導對檔案管理工作重視不夠，認識不到位，使得檔案管理工作人員的地位得不到有效提高，壓抑了部分工作人員的積極性，造成廣大工作人員缺乏工作熱情，缺乏責任心和事業心，更多的安于現狀。同時，因負責檔案管理工作人員大多數學歷偏低年齡偏大等原因導制檔案管理人員隊伍總體素質低的狀況，嚴重制約了檔案事業的發展進程，使檔案工作始終處于低水平狀態。

1.4 管理手段落后，工作效率低

因學校對人事檔案管理工作重視程度不夠，經費投入較少，在信息化飛速發展的今天，大部分高職院校在檔案管理工作中仍沿用傳統的手工操作模式。檔案材料的收集、整理基本靠手工完成，工作人員疲于應付檔案材料的收集、整理、裝訂，沒有時間和精力進行檔案管理工作的創新，建立較為完善的檔案管理信息系統，實現資源共享。在科學技術飛速發展的今天，計算機得到了普遍應用，在現代化辦公中起到了重要作用，然而體現在人事檔案管理上，會發現有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，造成一定的資源浪費和工作效率的偏低。

2 人事檔案管理工作的對策與思考

2.1 提高認識，進一加強對檔案工作的領導

領導的重視是做好人事檔案管理工作的重要保證，因此，單位領導應高度重視對人事檔案管理工作的領導，真正做到認識到位、組織到位、措施到位，把人事檔案管理工作納入學校全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把人事檔案管理工作作為學校行政管理的一項重要內容納入年度目標，與學校其他行政工作同部署、同組織、同考核。

2.2 建立健全檔案管理的各種規章制度

人事檔案性質決定人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，只有建立建全人事檔案 管理工作制度，才能逐步實現管理的規范化、標準化。因此，高職院校應建立健全相應的規章制度，從人事檔案資料的搜集、整理、歸檔、裝訂到檔案的保管、查（借）閱等方面制定相應的規章制度。同時，學校應積極探索構建人事檔案管理工作監督考核機制，并成立檔案管理領導小組定期或不定期對檔案管理人員或部門進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。在人事檔案管理工作中真正做到按章辦事，遵紀守法。

2.3 提高檔案管理人事素質，充分調動檔案管理人員工作積極性

《干部檔案工作條例》第三十八條規定，各級組織人事部門要加強注意干部工作隊伍建設，選擇政治上可靠，作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。建議：

（1） 設置專人專崗全面負責人事檔案管理工作，努力構建一支穩定的人事檔案管理工作隊伍。人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，其煩雜、瑣碎、枯燥的工作特點給從事人事檔案管理工作的人員提出了更高的要求，要實現這個要求需要一支熱愛檔案工作，熟練檔案業務，安心本職工作，具有奉獻精神的檔案管理人員。為此，要挑選那些政治素質好，有高度的責任感和事業心，有一定的科學文化知識和業務能力，有堅守崗位、樂于奉獻精神的人員來從事人事檔案管理工作。

（2） 加強人事檔案工作人才隊伍建設，提高檔案管理人員素質。人事檔案管理工作是一項連續性較強的工作，所以，學校應注重保持人事檔案工作隊伍的穩定性，不斷加強人事檔案工作隊伍建設，便于檔案管理人員熟悉業務，積累經驗，及時選拔一此有文化知識，有專業技術、技能的人才充實人事檔案隊伍。同時，注意對他們的教育培養，關心他們的工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性，加強現有人員的繼續教育培訓工作，重點培訓檔案管理業務知識通過培訓，使他們了解檔案管理的重要性，增強責任心，努力構建一支思想過硬、作風過硬、業務精湛的人事檔案管理人員隊伍。

3 適應新形勢要求，不斷實現人事檔案管理信息化要求

隨著知識經濟和信息時代的到來，高職院校的檔案管理工作也必須有創新和改革，并實現標準化、信息化，才能跟上時代的步伐，更好地為建設高職高專院校打好基礎。為此，在人事檔案管理工作中必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，向社會提供優質高效的人才檔案信息，以達到人事檔案信息資源的有效共享，全面實現人事檔案管理現代化。通過檔案管理工作不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個新臺階。

4 結 語

總之，人事檔案管理工作是一項系統性、長期性、復雜性的工作，我們要充分認識到人事檔案管理工作對高職院校發展的重要意義，從而不斷增強檔案管理意識，完善檔案管理制度，建立健全檔案監督考核機制，加快檔案管理工作人才隊伍建設，提升檔案管理人員綜合素質，推進檔案管理工作信息化進程，從而提升人事檔案管理工作更上一個臺階。

主要參考文獻

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