淺議農業科研檔案數字化管理

摘 要：數字化時代的到來，給人們的工作和生活帶來前所未有的方便與快捷。科研檔案管理工作，是科研過程中的一項重要工作，此項工作有序、快速地開展，可加快科研工作的進程。因此充分利用數字化的便捷、快速、存儲信息量大等優點，有利于農業科研工作的開展。該文針對農業科研檔案管理工作的幾個重要環節、存在問題，以及實現數字管理的措施進行了闡述。

關鍵詞：農業科研檔案；數字化管理；關鍵環節；措施

中圖分類號 F323 文獻標識碼 A 文章編號 1007-7731（2013）12-121-02

科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學技術研究活動的真實記錄，是保護知識產權的重要依據[1]。農業科研具有存儲周期長、數據龐大分散、類型多、涵蓋范圍廣和成果性強等特點。科研檔案管理主要包括：課題管理、會議管理、學術交流、科研儀器檔案管理等。建立規范化、信息涵蓋量大、科學化、完整的管理系統，能提高科研工作的效率，也關系到科研院所科研水平的提升，對科研院所系統地有針對性地選擇科研方向，進一步進行科研創新具有重要的意義。

1 科研檔案管理的關鍵環節及存在問題

1.1 農業科研實驗檔案管理 農業科研檔案是農業科學研究過程中逐步建立和積累的重要信息資源，是科研工作者科研過程的真實記錄，是農業科研工作的第一手資料，是進行科學研究的基礎。有序完整地保存好農業科研檔案，有利于進一步對科研材料進行詳細分析，了解階段性的科研進展，總結其中的優勢和不足。還有助于更好地調整科研方向，調整研究思路和措施。

每個綜合性的科研單位都有一支合理的科研梯隊，延續性地開展課題研究，長的已經延續了幾十年；在科研工作中隨著時代的要求，也要不斷地調整科研方向、科研目標，因而一定會積累大量的科研檔案。目前大多數科研單位都是由專人整理文字版的科研材料，按年份、研究內容等分類管理。但是如果想調出某個作物某個性狀不同年份間的表現，則要找出一大堆資料，從中逐個查詢，費工費時耗力。

1.2 農業科研課題檔案管理 農業科研課題主要包括：國家級、省級、地市級及本單位設立的基礎性和應用性研究課題。每個級別的課題特別是國家級和省級課題，從申請、審批、實驗記錄、中期考核、最終結題、驗收鑒定、申報獎項、申請專利等都會積累大量的資料及數據，這些資料檔案的完善及有序地管理，關系到知識產權保護及后續課題的申請。

目前這些資料檔案都由專人管理，但是事業單位的弊端給管理工作帶來了很大的影響。如人員調動頻繁，工作銜接不好；有些資料丟失沒有及時補救，往往互相推卸責任；甚至把檔案管理工作當作一種權利來利用；想查詢歷史記錄，或者工作量大，或者資料丟失，或者要等很長時間，給科研工作造成很大的負面影響。

1.3 農業科研會議、競賽及學術交流檔案管理 為了提高學術水平，科研單位每年都要參加很多學術交流活動，有的單位本身也要組織學術交流活動，舉辦論文競賽等。學術交流會上，經常有頂尖的專家針對某個問題展開綜合、集中的研究與討論，會針對個別關鍵問題提出很好的解決方案，或者針對已經過時的規章制度做適當的修改等。論文競賽中，科研人員將自己用心血換來的科研成果集中展現給大家，既是科研匯報，又是階段性的科研總結。這些會議、學術交流和科研成果的資料檔案十分重要和珍貴。而有的科研單位往往對這些數據及資料認識不足，忽略了對這些材料的整理與歸檔，導致一些珍貴的對科研發展有重要意義的信息丟失。

2 實行科研檔案數字化管理的措施

科研管理的數字化建設的核心是實施信息公開和實時管理，強化服務意識和提高服務水平，實現資源共享，積極高效地為科研工作服務[2]。科研工作的某些關鍵環節往往存在一些弊端，數字化管理可以有效地解決這些問題，因此實行數字化科研檔案管理勢在必行。針對存在問題，可以從以下幾方面著手解決，逐步實現科研檔案管理的數字化。

2.1 清理整理現有資料 現有資料量大而龐雜，應將現有館藏資料進行分類，將歸檔的材料及無需歸檔的材料分開。對必須歸檔的材料，按照存儲信息形式及將要查詢信息形式進行分類，統一標準，分類管理。

2.2 引進和培養人才 要實現科研檔案管理數字化，關鍵要有一支思想素質好、專業水平高、工作能力強的專業的檔案管理隊伍。按照人才建設的思路：堅持“引進急需的、用好現有的、培育后備的”[3] 指導思想，積極引進人才，根據本院人才的實際情況，對從事檔案管理或科研管理工作、具有一定計算機信息學基礎的人員，應盡快派出去學習相關知識，以便盡快滿足工作需求。對將要從事科研管理工作的人員也要做好數字化信息管理知識的培訓工作，使之早接觸，早認知，逐步掌握基本知識。

2.3 建立健全規章制度 目前，科研檔案管理人員對科研檔案的重視不夠，沒有正確認識到科研檔案對科研工作的順利開展十分重要，科研檔案管理制度不健全。農業科研院所應根據本單位的實際情況，建立切實可行的檔案管理規章制度。

農業科研管理信息化后，很多信息將在大范圍供科研人員共享，因此，也急需建立規章制度，保證科研資料的共享，同時做好安全保密工作，對于有意盜取科研信息的行為，要制定專門的懲罰制度。

參考文獻

[1]國家科學技術委員會，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定[EB/OL].（2010-10- 22）[2010- 11- 05].http：//wenku.baidu.com/view/87c6f0fe04a1b0717fd5dd2e.html.

[2]高鳳新.科研管理的數字化[J].中國高校科技，2012（7）：32-33.

[3]王婭秋.加強農業科技檔案數字化建設的有效措施[J].黑龍江檔案，2011，5（188）：49. （責編：陶學軍）