中小企業會計信息化實施應用案例

摘 要：中小企業因自身的特點，在會計信息化實施應用過程中出現了三個“不起來”，系統實施不起來，實施完畢后運行不起來，系統運行后維護不起來。會計信息化建設的第一步，也是最關鍵的一步是方案的選擇。當選擇好正確的方案后，實施小組就應當全面解決如何實施方案。實施小組應當找到在實施應用過程中的關鍵控制點，對癥下藥突破中小企業會計信息化建設的“瓶頸”。列舉了比較有典型的四個關鍵控制點，（1）決策層的支持和信心；（2）實施綱要性文件和實施計劃；（3）操作流程及流程再造BPR；（4）制定規范性管理和獎罰規定。

關鍵詞：中小企業；會計信息化；應用案例

中圖分類號：F275.2 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）19-0165-02

相對于大型企業成熟完善的企業管理體系、豐富的各種資源優勢、健全的人才保障體系，中小企業在管理上呈現粗放和混亂、各種資源上呈現匱乏、人才上嚴重的短缺流失，這些成為了企業實施信息化的表面障礙。據有關部門統計，中國現在總計有超過四千萬以上的中小企業，而其中實現信息化的比例不超過10%，并且在這10%實現信息化的企業中，能運作信息化發揮信息化作用的企業寥寥無幾。目前大多數中小企業的管理呈現不科學、不規范的狀態，導致其在激烈的市場競爭中處于被動挨打的位置，嚴重制約了企業的進一步發展，成為企業發展的“瓶頸”。

很多中小企業也認識到了企業推行信息化是企業發展的必由之路，并且投入大量人力物力財力，但信息化推行工作步履維艱、停滯不前，非但沒有成為企業發展的“增速器”，反而成了企業發展的“累贅”，食之無味，棄之可惜。甚至有的企業，為了實現會計信息化，連續推行幾年，上了好幾個信息化軟件產品，最后是資金投了進去、人員跟了進去，結果是“竹籃打水一場空”。

在國內，中小企業會計信息化建設出現了“系統實施不起來，實施完畢后運行不起來，系統運行后維護不起來”。三個“不起來”制約了中小企業會計信息化的建設和發展。會計信息化實施人員應當從三個“瓶頸”入手，通過切實有效的方法解決企業在會計信息建設中遇到的“棘手問題”。

會計信息化建設的第一步，也是最關鍵的一步是方案的選擇。如何選擇符合企業實際需要的方案，筆者在《企業導報》2013年第01期撰寫的《會計信息化建設的選擇方案》一文中做過專門的系統闡述，在全文的結尾做了總結：

企業考慮實行會計信息化系統，并非網上傳言：“上馬找死，不上等死”的結局。根據企業的實際情況，選對合理方案，是成功的第一步；選擇錯誤方案，一步錯步步錯。所以對于企業最高決策層考慮的問題應當是如何選擇方案，而不是如何實施方案，如何實施方案是信息化實施小組所考慮的問題。

筆者從事會計信息化研究多年，并且親自主持參與了多項會計信息化建設工作。本篇論文將從如何實際實施和應用的角度出發，通過筆者主持的一個典型性實施應用案例的分析，給廣大會計信息化實施小組及相關人員提供一個清晰的思路和借鑒。

本案例中的企業用英文YD代表，YD是典型中小型工業和外貿為一體的企業，改革開放創業者白手起家，具有一定的生產規模，在行業中有一定的影響力。公司決策層對會計信息化非常重視，先后上馬了三次“會計信息化建設項目”，上一次敗一次。此種現象在國內中小型企業相當多，幾乎成了一種“普遍現象”。

筆者接手此“會計信息化建設項目”時，就這一個項目先后經手人已經三個，并且前兩任因無法實施下去，而引咎辭職。項目當時情況是：會計信息化軟件數據一片混亂，操作人員全面抵觸，公司管理層失去信心。嚴重到什么情況，筆者到市郊的自有工廠調研時，工廠管理層直接明確表示此項目影響工廠正常運行，建議立刻停馬。

下文列舉會計信息化實施和應用過程中的幾個關鍵點，此四個關鍵點只具備典型性特征，不代表全面性，也沒有時間的先后順序。

第一關鍵控制點：決策層的支持和信心。筆者做的第一件事情就是憑借本人以前的工作經驗和專業技術素質，說服公司及工廠管理層對本項目的支持，強調“ERP是一把手工程”，既然公司前期投入大量人力物力財力，開弓沒有回頭箭，從而使公司決策層重新樹立起了信心。公司決策層的信心對會計信息化建設和應用是最有利的支持。

第二關鍵控制點：實施綱要性文件和實施計劃。召開了“會計信息化建設宣誓會議”及制訂“制訂會計信息實施計劃”。

1.會議制訂了實施綱要性文件，內容如下（做必要技術性改動）：一是實施框架做出重大調整：權利下放，下發到具體操作人員。將集中實施轉變為各個模塊分段實施，每個模塊由該模塊的具體操作人員，根據自己工作需要，對各個模塊進行調整。模塊與模塊之間的連接出現問題后由實施負責小組負責協商解決。二是實施中崗位進行明確，對用友的每個點找到現實中的工作點，由現實工作點的操作人員直接完成項目上工作點的工作。三是實施過程由虛擬運轉轉變為實體運轉。四是根據各自工作點的工作需要，開放查詢功能，提供軟件可用性。五是實施負責小組，負責各部門連接，與軟件公司溝通，組織解決實施過程中的各種問題（技術問題、部門之間的問題等）。六是各個模塊出現問題，先各自解決。無法解決的問題，找實施小組集體協商解決，解決方案確定不得私自修改。七是現行的工作流程與方式盡量向項目的工作流程與方式接軌。八是用友能實現的功能及單據，通過打印機進行打印，不在通過其他方式并行。

2.制訂了會計信息實施計劃，如2012年6月下半月計劃（做必要的技術性改動）：

2012年6月15日至2012年6月21日：實施小組到城陽工廠蹲點實施工作。

2012年6月18日，工廠必須將計算機互聯網連接。軟件進行安裝調試，上線培訓。

2012年6月19日，打印機及專業紙必須到位。打印機調試。出入庫單打印。

29日做工廠盤點。

YD公司計劃：6月份單據必須全部錄入。25日補錄單子結束，26日單據開始與實際業務接軌。

第四周25日這周，用友公司工程師將到公司，進行上線前，最后培訓及調試工作。望所以在公司上線人員參加。

第三關鍵控制點：操作流程及流程再造BPR。集中人才和精力對用友整體和各個模塊編寫了操作流程。

其中財務流程具體（見圖1）（做必要的技術性改動）：

第四關鍵控制點：制定規范性管理和獎罰規定。在用友軟件實施到各個操作人員能比較熟練操作，各個流程也能比較順暢運作的前提下（兩個前提必須同時具備），制定了會計信息化操作管理規定及獎罰規定，規定的內容節選如下（做必要的技術性改動）：

公司用友各操作人員需根據自己所負責的單據，“及時準確完整”錄入公司用友系統。各種電子單據應當在操作人員接到或應當接到紙質銷售合同后，當日錄入到用友系統，做到“三結束”（當日業務下班前結束、當周業務周末前結束、當月業務月底結束）。

1.銷售訂單錄入晚于工廠銷售出庫日，耽誤發貨單和銷售出庫單生成，第一次用友群里“警告處分”，第二次扣罰X元。

2.發貨單應當在發貨當日前生成，晚于發貨當日錄入（周六周日順延至下周一），第一次用友群里“警告處分“，第二次扣罰X元。

3.銷售出庫單審核應當在出庫當日完成，晚于銷售出庫當日，第一次用友群里“警告處分“，第二次扣罰X元。

4.采購訂單錄入晚于工廠采購入庫日，耽誤采購入庫單單生成，第一次用友群里“警告處分”，第二次扣罰X元。

5.采購訂單錄入同時必須將紙質合同和電子版合同提交財務進行用友審核，耽誤采購審核，第一次YD群里“警告處分”，第二次扣罰X元。

6.采購入庫單錄入和審核應當在入庫當日完成，晚于銷售出庫當日，第一次用友群里“警告處分“，第二次扣罰X元。

7.倉庫各種內部單據的錄入審核，在業務發生后第二日前完成。如無故拖延，一次YD群里“警告處分”，第二次扣罰X元。

8.財務應收應付單，應當在獲得銀行單據后當日錄入完畢，出納于當日生成會計憑證。如無故拖延，一次YD群里“警告處分”，第二次扣罰X元。

9.上述單據不包括因業務特殊性，待修改的單據。

綜上所述，在國內，中小企業會計信息化建設中“系統實施不起來，實施完畢后運行不起來，系統運行后維護不起來”這三個“不起來”，不是沒有辦法來解決，而是缺乏創造解決方法的方法。每個企業都有共同的地方也有不同的地方，會計信息化實施人員必須找到在實施應用過程中的關鍵控制點，對癥下藥，中小企業會計信息化建設的“瓶頸”一定會突破。本文拋磚引玉，給會計信息化實施應用人員提供一個新思維、新觀念、新方法。

參考文獻：

[1] 陳喚軍.會計信息化建設的選擇方案[J].企業導報，2013，（1）：160.

[責任編輯 吳明宇]