遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理的策略研究

【摘 要】學(xué)籍管理工作是高校遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)教育的一項(xiàng)重要內(nèi)容。從遠(yuǎn)程學(xué)籍管理目前的情況出發(fā)，深入了解、研究遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理中存在的問題，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)管理的方法，促使遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】遠(yuǎn)程教育 學(xué)籍管理 方法

現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型教育模式，它利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)手段使得傳統(tǒng)教育向教育的開放性、廣泛性和終身性方向發(fā)展。學(xué)籍管理作為遠(yuǎn)程教育管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其規(guī)范化、科學(xué)化是遠(yuǎn)程教育教學(xué)質(zhì)量的有力保障。

一、遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理的特點(diǎn)

1. 檔案管理的復(fù)雜性和特殊性。與普通高等教育相比，成人遠(yuǎn)程教育具有多樣化，具體表現(xiàn)在：①按學(xué)歷層次劃分，有本科、專升本、專科；②從學(xué)習(xí)形式上劃分，有函授和業(yè)余，以及網(wǎng)絡(luò)教育等多種形式，這就決定了遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理要比普通高等教育學(xué)籍管理復(fù)雜得多，因此必須以現(xiàn)代化的管理手段來提高學(xué)籍管理的效率和可靠度。

2. 遠(yuǎn)程教育學(xué)生的差異性。由于遠(yuǎn)程教育的對(duì)象主要是以在職成人為主，學(xué)生分散在全國各地，學(xué)生所受教育水平、工作性質(zhì)等因素，造成學(xué)生個(gè)體間的跨度比較大，學(xué)籍管理部門很難做到從入學(xué)到畢業(yè)對(duì)學(xué)生進(jìn)行全方面的跟蹤管理，這樣就大大增加了學(xué)籍檔案管理的難度，同時(shí)采集信息、數(shù)據(jù)核對(duì)等工作顯得格外繁雜。

3. 遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理的多變性。隨著學(xué)校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量越來越多，學(xué)生可根據(jù)自身需要自主選擇教學(xué)站點(diǎn)及所學(xué)專業(yè)，這樣就使得學(xué)籍異動(dòng)相對(duì)頻繁，尤其是近幾年轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)教學(xué)站、轉(zhuǎn)學(xué)的人數(shù)不斷增加，同時(shí)也增加了學(xué)籍管理工作人員在成績(jī)管理、畢業(yè)審核管理等一系列工作上的難度。因此，我們必須充分利用現(xiàn)有的資源，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理。

二、遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理存在的問題

1. 學(xué)生基本數(shù)據(jù)的不確定性。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，目前，新生入學(xué)考試均采用網(wǎng)上報(bào)名的形式，個(gè)別學(xué)生由于工作原因或者其他原因，委托他人代報(bào)名從而導(dǎo)致招生信息不準(zhǔn)確，這樣就直接影響學(xué)生學(xué)歷證書的頒發(fā)和學(xué)歷證書的電子注冊(cè)，給后續(xù)許多工作帶來了一些麻煩；另外，在學(xué)習(xí)的過程中，也有相當(dāng)一部分學(xué)生更換聯(lián)系電話、工作單位等基本數(shù)據(jù)后不能及時(shí)告知教學(xué)站點(diǎn)，從而導(dǎo)致不能及時(shí)獲得教學(xué)站點(diǎn)發(fā)送的相應(yīng)通知，影響學(xué)習(xí)進(jìn)度甚至學(xué)期末的考試。

2. 學(xué)籍檔案沒有完全電子化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)籍檔案管理正朝著電子化、信息化的方向發(fā)展。但目前仍存在一些學(xué)校，其學(xué)籍檔案管理沒有完全實(shí)行數(shù)字化，紙質(zhì)檔案還占主導(dǎo)地位，學(xué)籍檔案管理工作人員仍然進(jìn)行純手工檢索，這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案信息化的管理要求，從而使遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理有很大的隨意性，導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息丟失，嚴(yán)重影響了學(xué)籍管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

3. 缺乏遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理的理論性研究。學(xué)籍管理是遠(yuǎn)程教育的—個(gè)關(guān)鍵性部分，針對(duì)不同的學(xué)習(xí)形式、辦學(xué)層次、信息收集等特點(diǎn)，進(jìn)行深入的探討和研究檔案信息是否安全，保密性是否完好，信息錄入是否便捷，學(xué)籍檔案是否完全數(shù)字化等問題，以推動(dòng)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作發(fā)展的進(jìn)程。目前就這方面的研究相當(dāng)欠缺，這會(huì)直接影響學(xué)籍管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提高。

4. 學(xué)籍管理實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化面臨的安全性問題。遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的主要目的是：提高學(xué)籍管理的工作效率和學(xué)籍檔案資料的利用率。數(shù)字化檔案信息不受時(shí)間、空間的限制，能夠很好地實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享。但也存在著一定的網(wǎng)絡(luò)安全性問題，比如：由于服務(wù)器方面的原因而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)癱瘓；檔案缺乏有效的保密措施導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄密等等。

三、加強(qiáng)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理的策略

1. 確保學(xué)生基本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。針對(duì)學(xué)生注冊(cè)時(shí)有個(gè)別信息錯(cuò)誤的問題，學(xué)籍管理部門在新生注冊(cè)后應(yīng)打印學(xué)生花名冊(cè)（包括學(xué)號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)等信息），由學(xué)生本人核對(duì)并簽字；學(xué)生也在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)）登錄“學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)”查看自己的學(xué)籍信息，若學(xué)生發(fā)現(xiàn)自己的學(xué)籍信息有誤，要求學(xué)生提供合法性證明材料，學(xué)校比照考生錄取檔案材料嚴(yán)格審核修改，并報(bào)省級(jí)教育行政部門備案。

2. 不斷更新管理信息綜合系統(tǒng)，加強(qiáng)學(xué)籍信息平臺(tái)的建設(shè)。遠(yuǎn)程教育本身就是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展到一定階段的一種產(chǎn)物，是利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行教學(xué)管理。信息化管理是實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍、學(xué)歷電子化管理的一種手段，不斷更新學(xué)生管理信息綜合系統(tǒng)，使系統(tǒng)功能更完善、更全面，這樣就會(huì)大大提高了學(xué)籍管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，避免了進(jìn)行手工操作的各種弊端，提高了工作效率，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢與統(tǒng)計(jì)。

3. 提升學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)與交流。學(xué)籍管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致且政策性、原則性極強(qiáng)的工作，必須嚴(yán)格按照國家和學(xué)校的有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行管理，這就要求學(xué)籍管理人員具有較高的政治思想覺悟，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握有關(guān)法規(guī)文件和制度，因此，必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的職業(yè)道德教育和政治思想教育，同時(shí)也要求學(xué)籍管理人員要有處理有關(guān)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等方面的能力。

教育行政主管部門以及各高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員培訓(xùn)，定期開展有關(guān)學(xué)籍管理和信息技術(shù)方面的講座，增進(jìn)各部門之間的溝通協(xié)調(diào)；擴(kuò)大與兄弟院校之間的交流，針對(duì)當(dāng)前學(xué)籍管理出現(xiàn)的瓶頸問題，探討出切實(shí)可行的解決方案，確保學(xué)籍管理工作能夠走上現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

4. 加強(qiáng)學(xué)籍管理全面數(shù)字化面臨的網(wǎng)絡(luò)安全性問題。遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)的實(shí)施著實(shí)為學(xué)籍管理工作提供了很大的優(yōu)勢(shì)，由于學(xué)籍管理系統(tǒng)中包含了學(xué)生基本數(shù)據(jù)、各門功課成績(jī)、學(xué)籍異動(dòng)等重要信息，故應(yīng)全面考慮網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全性問題，主要包括硬件和軟件等方面的問題。

就硬件方面而言，主要是防止由于服務(wù)器硬件本身原因而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的癱瘓，也要避免因用戶訪問數(shù)量的增大導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)擁塞。

就軟件方面而言，主要是指系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡(luò)安全。 系統(tǒng)安全是指數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的安全問題和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所在服務(wù)器的安全，主要表現(xiàn)在用戶賬戶和口令的管理，數(shù)據(jù)的更新，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份等等。網(wǎng)絡(luò)安全主要是從網(wǎng)絡(luò)這方面來保障數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全，例如系統(tǒng)只允許授權(quán)的遠(yuǎn)程客戶端使用，并保證在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中數(shù)據(jù)不被監(jiān)聽或攔截等等。

總之，遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理工作者要從遠(yuǎn)程學(xué)籍管理目前的情況出發(fā)，充分認(rèn)識(shí)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理網(wǎng)絡(luò)化的必要性和重要性，研究和解決遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理中存在的問題，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極探索、改進(jìn)管理方法，促進(jìn)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理的科學(xué)化程度。

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