淺談企業檔案管理信息化的重要性和現實意義

【摘 要】隨著信息化時代的到來，海量的信息開始涌入各個企業，大量的紙質或電子文件使企業的檔案管理工作面臨新的挑戰。如何解決信息化時代帶來的檔案問題，使檔案管理跟上時代的步伐。

【關鍵詞】企業檔案 管理信息化

隨著經濟和信息社會的迅猛發展，檔案管理信息化必將是檔案事業發展的必然趨勢。企業檔案作為一種重要的信息資源，對企業的生存和發展具有難以估量的價值，加快企業檔案信息系統化建設，運用網絡管理和信息化的技術，對檔案資源進行數字化管理和提供利用，使企業檔案更好地為企業生產、經營和管理服務。

一、企業檔案信息化的基本內容

就是指企業在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，以網絡作為基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發，實現檔案工作為企業生產，經營和管理提供優質高效服務的過程。企業檔案的信息化可以實現通過計算機及網絡技術及時、準確地向企業管理者和各業務部門提供以有效的數字信息為主要形式的檔案利用服務，真正意義上實現檔案管理工作為企業經濟利益最大化服務。

二、檔案管理信息化現存的問題

1. 檔案工作未得到應有的重視。這種現象在一些中小型企業尤為明顯，為節約成本，他們未設有專門的部門和人員來管理檔案，更別談檔案管理信息化了，即便有人兼管檔案，也只是形式上的。兼管人員平時只作一些簡單的收集和分類，因人員專業水平有限及責任心不強，加上又未設有專門的庫房，或庫房安全性較差，導致企業檔案因管理不善流失嚴重。

2. 企業檔案信息化發展水平參差不齊。相當多的傳統企業，由于受傳統思維和信息化技術落后等因素的影響，檔案管理工作還是以手工操作為主，對電子文件及其存在的技術環境存在質疑，導致企業發展創新水平滯后；與此相比，一些新興的企業卻很肯下本錢，他們把檔案信息看成資本，視為企業生存發展基礎。他們投入大量的人力物力，廣學博采，接納多方面信息，提高網絡運用技能及檔案資源開發運用技能。

3. 檔案管理人員的知識結構老化。檔案管理隊伍存在著知識結構老化，運用信息技能差，服務方式跟不上時代的發展等狀況，直接影響著檔案信息開發的力度和深度，目前，多數檔案信息的開發只停留在簡單介紹、匯編和保管等方式，難以滿足企業檔案信息化高層次建設的要求。

三、推進企業檔案管理信息化的重要性和必要性

1. 適應社會發展的需要。隨著信息化成為當今世界經濟和社會發展的主題，人們對各種時效性強，高價值的檔案信息的需求量越來越大，要求利用網絡對實現檔案資源共享的呼聲也越來越高，而傳統的檔案管理模式已很難適應市場經濟發展的需要，企業檔案信息化管理勢在必行。

2. 提升檔案管理水平的需要。由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，有必要運用先進的設備與技術，提高工作效率，實現管理的現代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。

3. 確保企業可持續發展的需要。檔案管理信息化不僅有利于發現、培養和造就大批人才為企業發展服務，而且在減輕工作人員勞動強度的同時，也大大提高了工作效率，通過計算機快速高效地處理檔案資料，使檔案資源得到更加充分的開發和利用。

四、加強企業檔案信息化管理的優勢

1. 減輕工作人員的勞動強度，檔案人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。

2. 檢索查詢快捷方便。信息技術發展日新月異，對于數據的處理能力不斷提高，而傳統的檢索方式是，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案，然后再根據記錄到庫房查找，費時又費力，利用計算機檢索，可大大較高信息的查全率和查準率，減輕管理者的勞動強度，為企業贏得市場競爭優勢。

3. 提高工作效率。傳統檔案存在著人工工作效率低下、人工查詢速度慢、存儲占用空間大等缺點，更為重要的是，檔案因保存時間長，很容易造成紙張受損、變質、發黃；檔案資料在查閱中容易將原件損壞或丟失等問題。顯然，這種落后的檔案管理方式，已無法適應和滿足人們對信息的需求。實施檔案管理信息化后，檔案管理人員可從繁重的手工勞動中解脫出來，更好地從事檔案的收集和編撰工作，提高職能部門的工作效率。

4. 便于安全和保密性工作。企業檔案作為一種重要的信息資源，對企業的生存和發展具有難以估量的價值，企業檔案資料一旦泄露將嚴重損害企業的利益。檔案信息化的管理更有利于企業檔案資料的保密。無紙化的信息錄入可以隨時檢查信息是否缺失，相對于過去的紙質保存，其保密工作更加便捷。計算機管理企業的檔案資料，可以輕松控制查看資料的人員，通過加密的方式，可以避免資料遭竊取或外泄，檔案的安全性和保密性得到了有效的保證。

總之，將現代信息技術融入企業的檔案管理工作中，不僅可以提高檔案管理工作的效率，同時也可以極大地簡化檔案管理工作內容，提高檔案資料的保密性。實行檔案資源管理信息化，為企業的生產、管理、決策提供更高質量的檔案利用服務。

【參考文獻】

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