論檔案信息化管理實施要點

摘要：信息化工作是一個長期的、系統的、多知識融合應用的綜合工程。為了實現對檔案信息的迅速準確檢索、篩選、整理和分析，必須對檔案進行信息化管理；要提高檔案的管理效率，提高檔案信息的利用率，檔案數字信息化管理是必要手段；要將具有廣泛社會價值的檔案信息轉化為現實生產力，離不開數字信息化檔案信息。因而，檔案信息的數字信息化處理對檔案管理工作極為重要。本文從檔案信息化的特點、問題及對策三個方面進行了分析。

關鍵詞：檔案信息化；管理；問題；對策；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-6675（2013）15-

一、檔案信息化的特點、優點

特點：精細化、流程化、標準化、系統化。運用現代計算機技術對檔案工作全程實施自動化管理，主要包括檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布、利用及管理的全過程。

優點：簡便、準確，與傳統檔案管理工作相比省時省力、精度和效率有了很大提高；利于整理、查找、補漏、增缺，傳統的檔案管理查找文件時需要逐分翻閱，補漏增缺時還需要重新拆訂卷宗，費時費力。文件保存的穩定性、效率大幅提高，信息得到充分共享，集文件保存的穩定性，文件傳遞的速度和安全性、全面、智能、便捷、高效等優點于一身。

二、檔案管理數字信息化面臨的問題

（一）傳統觀念的束縛使得數字信息化還未深入人心

受傳統觀念的影響和束縛，在檔案信息利用過程中，人們始終相信“眼見為實”，檔案數字信息化還未深入人心，大眾對其了解程度還不夠。從而導致人們寧肯使用觸手可及的有限紙質文件，也不會想利用以電子形式傳遞的浩瀚資料寶庫。

（二）檔案管理的數字信息化缺乏配套的軟件技術

離開了計算機與相應軟件，電子文件就無法生成、傳遞和識別，電子文檔依賴特定的設備和軟件。因而，配套的設備、管理軟件以及操作系統，是實現檔案管理數字信息化的基礎保障。但當前，有些檔案管理軟件還不是很成熟，出現和計算機硬件之間不兼容的現象，而那些相對成熟的檔案管理軟件，卻又因為其高昂的價格而使人望而卻步。另外檔案形式的多樣化加大了檔案信息整理和保存的難度。各類檔案信息的內容十分龐雜，形式更加多種多樣，對它們進行分門別類本身就很成問題，再加上檔案宗卷質量不高，各類檔案的記錄細則相容性不強等因素的影響，加大了檔案數字信息化的難度。

（三）電子文檔信息的安全性不穩定

盡管檔案信息管理具有很好的便利性，但它的信息安全性也是一個不得不面對的問題。在網絡環境下，電子文檔信息的保密性和安全性受到一些因素的影響。電子文檔信息管理員的檔案管理的基礎知識，網絡和數字化軟件操作技術以及其道德素養等，都可能影響到電子文檔信息的安全。此外，計算機病毒和黑客等因素也會威脅到電子文檔信息的安全。

三、推進檔案信息化管理的實施策略

（一）加大檔案電子信息的宣傳力度轉變人們觀念

傳統的紙質歸檔文件或資料，是用作數據實物證明的規范性文件，是必不可少的。而數字化信息是對紙質檔案信息的再加工，從根本上說，兩者具有高度的統一性，電子文檔信息是值得信賴的。而且電子檔案信息還有其自身的優勢，如人們可以通過基礎信息搜索，查詢所需檔案信息，而且數字化信息可以減少對重要檔案的損壞，降低檔案的維護費等。因而，要提高電子檔案信息的利用率就必須加大電子信息的宣傳力度，轉變人們“電子信息不如紙質信息值得信賴”的觀念。

（二）確保網絡安全是首要任務

黨和國家機關辦公自動化系統（包括檔案信息化系統），涉及大量國家機密，必須與互聯網等公共信息網實行物理隔離。涉密信息不得存儲在與公共信息網相連的信息設備上。要采取徹底的方法措施，確保黨政機關的信息安全。

當前對檔案信息的安全管理存在如下疑惑，如認為技術人員的事情，安全他們負責；技術人員不是檔案管理人員，持懷疑態度；網絡不安全，不能將檔案數據上網；對已安裝購買的防火墻、防病毒軟件不升級；從管理上下功夫，有效的備份措施。至于具體的措施，需要在實際工作中不斷摸索，根據標準安排具體實施，同時也不斷關注網絡安全最新技術等。

（三）建立完善的檔案信息化保障體系

檔案信息化是一個長期任務，需要付出巨大的財力和物力，所以檔案信息化建設必須從制度上、財務體系上、人員安排上予以保障，只有這樣才能夠使得檔案信息化順利推進，不斷滿足新時代對檔案管理的需求。同時，對于檔案信息化管理的程度對于不同的人卻又有不同的理解，例如有的人還滿足于手工管理模式，而有一些則傾向于使用單機版管理模式，再高級一點的則要建立局域網管理模式。檔案業務部門根據需要先行一步，首先從本單位的業務發展逐漸開展起來，然后等待時機成熟后再考慮與主管單位相關部門之間的信息實現集成。而檔案信息化的長期建設，要求我們對檔案信息化的遠景目標有一個清晰的認識，并分階段實施完成。檔案信息化人才隊伍建設，這也是檔案信息化必備的力量。

（四）引進先進的檔案管理理念

檔案管理工作人員要借助現代計算機技術及網絡通訊技術，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進行處理存儲，從而實現同一事物的多種形式表現，以更加直觀的形式呈現給讀者。現代的信息化管理具有原來手工管理所無法比擬的優勢，能極大地提高檔案管理效率及利用工作的水平。

信息化建設是新時期檔案工作的客觀需求，也是檔案工作服務創新和管理創新的重要標志，推進檔案館數字化、網絡化和檢索自動化建設，已成為檔案管理的大勢，也是檔案管理工作取得重要進展的突破口。要以推進檔案的數字化進程為基礎，以電子文檔的歸檔和管理為重點，積極推進檔案管理從紙質化管理為主向數字化管理的轉變。另外，應在因特網上建立檔案信息主頁，搞好網絡化服務，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息。

四、結語

本文在對檔案管理工作現狀進行分析的前提下，探討了檔案信息化管理方法的應用與發展方向。信息化管理方式應用于檔案管理領域，必然會帶來管理工作地持續發展，使檔案管理工作更加快捷高效，促進信息流轉，對單位發展存有積極作用。總之，檔案信息化建設是一項艱巨的任務，是一個長期的過程。在檔案信息化建設過程中，一定要高瞻遠矚，具有一定的前瞻性，遵循標準，同時考慮以后的需求以及系統升級的可能性；同時，檔案信息化建設又不可好高騖遠，應該根據自身單位的實際情況，分步驟進行檔案信息化建設。

參考文獻：

[1]吳瑋.對企業檔案信息化管理的一些思考[J].企業導報，2013，5.

[2]錢夏玲.關于企業檔案管理信息化的若干思考[J].經營管理者，2013，5.