淺談信息技術在企業檔案管理中的應用

近年來，科學技術不斷進步和發展，計算機與網絡技術在日常的管理工作中逐漸得到應用和青睞。將計算機信息技術引入到檔案管理中來，用計算機來儲存企業的人才檔案、業務檔案和行政檔案，不僅方便查找，而且快捷迅速，同時也提高了檔案管理和相關工作的效率。針對目前企業中的信息化檔案管理工作，要不斷更新技術手段和工作方式，利用好信息技術在檔案管理中的優勢和作用，令企業檔案管理信息化、科學化和系統化，為企業健康發展注入活力。

1.信息技術在企業檔案管理中的優勢和特點

1.1工作效率高，覆蓋范圍廣

信息技術的應用使得企業所有數據和檔案都可以進行高效率的儲存和管理，覆蓋到所有管理范圍，尤其是對企業中那些有保存和利用價值的檔案。但是，一旦企業檔案信息系統失效也就意味著企業信息流的中斷、停止和缺失，必然會對企業效益造成損害。因為，即使是信息化的檔案管理，也還是具備檔案特有的“孤本性”的特點。

1.2檔案記錄載體便攜簡單，易操作

目前企業中的信息載體比較多，除了一般的紙質檔案載體，還有磁帶、照片、膠片、光盤、電腦的軟硬磁盤、優盤等，這些也都可以作為企業檔案存儲的載體[1]。每種載體的安全保存和使用都有特定的要求，不能受到損毀。

1.3信息技術更加靈活、時間跨度更大

利用信息技術可以隨時更新企業最新動態變化，對一些需要隨時變更的數據和圖像等信息可以及時快速的更新。而且，可以保存的檔案時間跨度是非常大的，任何年代的檔案都可以進行保存，它所能查找和提供的信息是比較系統和完整的。

2.信息技術在企業檔案管理中的作用

2.1信息技術拓寬了企業檔案資源的范圍

在傳統的檔案資源管理中，受信息傳送技術的限制，檔案資源的開發對象主要是企業已經具備的資源，能夠拓展的空間非常有限。信息技術后可以突破時間與空間限制，并且可以隨時開展檔案管理工作，不受工作地點和時間的限制。

2.2使企業檔案管理更加系統化

信息技術能夠有效提高數據存儲的容量與可靠性。信息技術能夠涉及到的所有檔案資源的內容和信息，還可以與財務和生產等系統進行高度的結合和集成，保證企業數據的統一和高效管理，對企業長久發展和提高競爭力非常有益。

2.3企業檔案管理更加精細

當前企業的發展和日常管理更加現代化和人性化，在工作的各個環節都逐漸引入了計算機信息技術。尤其是在檔案管理中融入信息技術可以滿足企業對精細化管理的要求。信息技術幫助企業將檔案信息以電子數據的形式保存起來，可隨時查閱。一改過去耗時長、環節繁瑣、易犯錯誤和檔案易出現破損等的紙質化檔案管理，檔案管理更加快捷化、科技化和精細化。只要一次投入就可以多次產出，擺脫信息管理受經費束縛的局面。

3.信息技術在企業檔案管理中的具體應用

3.1初步應用

信息技術在企業檔案管理中的初步應用主要表現在對企業檔案的借閱、檢索、統計以及整編等方面。首先是利用計算機技術對檔案檢索工具的編制。用著錄項目將機讀檔案目錄編制成數據庫，再根據要求對數據進行自動編制，分為目錄、專題目錄及案卷目錄等；其次是利用計算機技術檢索檔案，根據檢索者的要求，將符合檔案原件或檔案目錄的信息檢索出來，可以用檔案的形式特征或內容特征來檢索[2]；再次是利用計算機技術對已經生成的檔案進行定期的管理和更新，主要內容包括：庫存空間占有率、出入庫數量、檔案借閱時間或歸還時間、檔案內容更新或更改等，要及時進行登記和統計。

3.2綜合應用

即使現在很多企業都普遍采用信息技術管理檔案，但檔案文件管理的形式還是必不可少，而現階段的信息技術應用必然會影響到文件階段的工作，為了使檔案管理和文件管理實現文獻信息資源的共享，從而減少重復數據輸入及規范系統的數據接口，綜合利用信息技術就勢在必行。對檔案管理和文件管理進行綜合化的管理既能夠提高手工管理的效率又能將計算機技術充分發揮。

3.3信息技術對企業檔案的周期性和數字性管理

信息技術使得企業對檔案信息主動管理，使檔案的整理和編輯周期都極大的縮短，整理后的檔案信息更加系統和優化，信息速度和傳遞速度都極大提高了。利用計算機對檔案進行整理和儲存，減少了檔案的占用空間，增加了保密程度。目前企業通過對應用軟件設計和網絡化自動辦公，實現了檔案的數字化和現代化管理。

3.4強化信息在檔案管理中的應用力度，提高管理人員的素質

企業檔案通常是企業在生產和經營過程中所形成的文件、錄像、圖表、薄冊、照片、錄音等各種類型的記錄。加強對這些檔案信息的管理就必須應用信息技術，對大量檔案信息進行系統化和科學化的儲存與編制。強化計算機技術的應用力度，可以為企業快速搜索到要查找的信息，為企業的正常運轉提供保障[3]。

在現階段的檔案管理信息化工作中，檔案管理人員的檔案意識和信息技術掌握非常重要。企業要充分認識到檔案管理作為企業管理組成部分的重要性，要努力提高檔案管理人員的工作技能。

結語

企業檔案管理在企業的發展過程中非常重要，提高企業檔案管理的水平和質量是企業日常管理工作中的一個重點。將信息技術引入到企業檔案管理中來，不僅提高了檔案資源的覆蓋范圍，而且使工作方式更加簡便和快捷。在實際應用中，企業要善于引用先進的信息技術，對檔案管理員工的技能進行嚴格規范和培訓，充分發揮信息技術在企業檔案管理中的系統化、精細化和科學化的作用。

參考文獻

[1]楊建寧.淺談信息技術在企業檔案管理中的應用[J].現代商業，2012（12）.

[2]張影，劉天龍.淺談信息技術在企業檔案管理中的應用[J].管理從橫，2013，6.

[3]鄭晶.淺談信息技術在檔案管理中的應用[J].公司與產業，2010（20）.