高校行政秘書隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性及對策

摘 要： 高校行政秘書作為高校教育工作的基層人員，以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息和提供日常各項(xiàng)服務(wù)等為主要職能，對學(xué)院和領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生肩負(fù)多重責(zé)任，起著看似簡單又獨(dú)特的作用。他們是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，也是維持高校正常工作的基本保障。基于各種原因，高校的行政秘書崗位存在流動性大和難以穩(wěn)定等問題，作者對這些問題作思考，提出對策。

關(guān)鍵詞： 高校行政秘書 隊(duì)伍穩(wěn)定 重要性 對策

一、高校行政秘書的崗位職責(zé)、工作特點(diǎn)及重要性

（一）崗位職責(zé)。

高校的行政秘書除了需要承擔(dān)日常的各類瑣碎事務(wù)（如：日常通知的傳達(dá)；公章管理；學(xué)院固定資產(chǎn)及設(shè)備的具體協(xié)調(diào)管理；相關(guān)會議的組織和安排，會議記錄和考勤；各種行政文件、材料的歸檔，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、上報(bào)；報(bào)紙、信件的征訂與收發(fā)；教職工工作信息收集及整理；學(xué)院組織的各種活動的記錄、資料采集等工作）外，還要協(xié)調(diào)和配合其他部門做好相關(guān)工作（如：協(xié)助財(cái)務(wù)處做好本單位的相關(guān)財(cái)務(wù)工作、協(xié)助工會等部門做好相關(guān)公益活動等）。同時(shí)，在教學(xué)秘書不在時(shí)，還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)秘書崗位的應(yīng)急工作，為教職工提供能力范圍內(nèi)的各項(xiàng)幫助和服務(wù)工作。

（二）工作特點(diǎn)。

1.行政秘書的工作涉及學(xué)院的方方面面，具有繁瑣性。

2.行政秘書的工作涉及的范圍廣，工作對象包括領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，以及各個(gè)行政職能部門和其他對外合作單位，具有協(xié)調(diào)性。

3.行政秘書主要是服務(wù)于學(xué)院的師生、教學(xué)與科研、學(xué)院決策，具有服務(wù)性。

4.行政秘書的很多工作常有反復(fù)出現(xiàn)、反復(fù)辦理的特點(diǎn)，具有重復(fù)性。

（三）重要性。

1.高校的三要素包括行政管理、教學(xué)和科研，高校行政秘書作為高校管理隊(duì)伍中的一支重要隊(duì)伍，承擔(dān)大量的日常工作，包括各方面事務(wù)的執(zhí)行、聯(lián)絡(luò)、溝通、傳達(dá)等。他們的工作是為教學(xué)和科研服務(wù)的，并在一定程度上影響高校教學(xué)和科研水平，關(guān)系著高校的發(fā)展水平和質(zhì)量，從而關(guān)系社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2.伴隨著高校改革的不斷進(jìn)行，高校發(fā)展的自主性增強(qiáng)，管理權(quán)限增強(qiáng)。如何招攬學(xué)生，如何培養(yǎng)人才，如何保持永續(xù)發(fā)展，不僅需要教學(xué)管理工作的運(yùn)籌，更需要行政管理工作的運(yùn)作，而行政秘書是行政管理工作的先行者和執(zhí)行者，起著不容忽視的作用。

二、高校行政秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）現(xiàn)狀。

不可否認(rèn)，當(dāng)前秘書隊(duì)伍的主流是好的，有業(yè)務(wù)過硬的老手，也有具備創(chuàng)新精神的新人，雖然他們年齡不同、專業(yè)不同，但有著共同的特點(diǎn)，就是面對困難和挑戰(zhàn)，大多能將個(gè)人的苦樂榮辱與學(xué)院集體的利益緊密聯(lián)系在一起，把實(shí)現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值與推進(jìn)學(xué)院發(fā)展緊密結(jié)合起來。他們有愛崗敬業(yè)的精神，有開拓創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，也有鍥而不舍的實(shí)踐。但是，還是有部分員工在壓力和困難面前，信心不足，等待觀望，安于現(xiàn)狀，或者因?yàn)閸徫坏墓ぷ魈攸c(diǎn)，產(chǎn)生了職業(yè)倦怠，甚至有個(gè)別員工持有抱怨和消極的心態(tài)，不能較好地履行崗位職責(zé)。

（二）存在的問題。

1.行政秘書的地位較低。秘書的工作是最基層的工作，常常不能受到應(yīng)有的重視。在高校，教師和科研被放到重要的地位，而行政工作則被看成附屬品，被輕視。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的本質(zhì)原因是行政管理的重要性沒有被深刻認(rèn)識，影響到了不少行政秘書的工作積極性。

2.行政秘書的綜合素質(zhì)不高。行政秘書隊(duì)伍相對于專職教師隊(duì)伍來說，存在學(xué)歷較低、管理水平較低、創(chuàng)新意識較弱等問題，綜合素質(zhì)不高。在高校行政秘書隊(duì)伍中，還存在部分人員是在引進(jìn)優(yōu)秀教師時(shí)，以安排家屬的形式被安排在秘書崗位上的。學(xué)校對新進(jìn)行政管理人員的培訓(xùn)重視不夠或者缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，都導(dǎo)致行政秘書的綜合素質(zhì)偏低。

3.行政秘書的待遇普遍偏低。與黨和國家對教育的重視相適應(yīng)，高校教師的待遇問題得到重視，但大多數(shù)高校都存在“重教學(xué)、輕管理”的現(xiàn)象，教師的工資待遇遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過管理人員。行政秘書是管理的基層人員，即使工作出色、能力突出，收入仍然處于最底層。正因?yàn)槊貢銎停芏嘤心芰τ邢敕ǖ娜藛T不愿從事行政秘書工作，或者有些已經(jīng)從事行政秘書工作的人員想方設(shè)法提高學(xué)歷和評職稱為轉(zhuǎn)崗做準(zhǔn)備。

上述三個(gè)問題，造成了工作人員無法潛心研究工作，創(chuàng)新方法，扎實(shí)做好工作，導(dǎo)致高校行政秘書的隊(duì)伍很難穩(wěn)定和進(jìn)步。

三、高校行政秘書隊(duì)伍穩(wěn)定的對策

（一）正確定位行政秘書工作。

學(xué)校要發(fā)展，教學(xué)和科研固然重要，但秘書人員的重要性也不容忽視。教師的辦公會議召集、學(xué)校的活動組織、教師和教學(xué)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)等都離不開行政秘書，他們是維持學(xué)校正常運(yùn)行的聯(lián)絡(luò)員、服務(wù)者和管理者，不可或缺。

（二）加強(qiáng)對行政秘書的培訓(xùn)，提高行政秘書的綜合素質(zhì)。

1.學(xué)校可嘗試在培訓(xùn)前做好調(diào)研，開展有針對性的系統(tǒng)培訓(xùn)。可采取外請專家、名人來校做專題講座等形式增強(qiáng)培訓(xùn)的吸引力，強(qiáng)化培訓(xùn)效果，也可考慮到同類學(xué)校考察交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公經(jīng)驗(yàn)，用多種形式強(qiáng)化秘書的工作能力。

2.行政秘書一要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力；二要加強(qiáng)創(chuàng)新精神，與時(shí)俱進(jìn)；三要充分利用辦公自動化軟件和設(shè)備，提高工作效率；四是要強(qiáng)化服務(wù)意識，在工作中堅(jiān)持“以人為本”、“服務(wù)第一”；五要最大限度地發(fā)揮個(gè)人協(xié)調(diào)能力，分析和處理各種錯(cuò)綜復(fù)雜的問題，為教學(xué)和科研打好基礎(chǔ)。

（三）提高行政秘書的待遇。

學(xué)院管理層應(yīng)商討建立公平的有競爭性的激勵機(jī)制，建立科學(xué)的績效考核制度，對全部教職員工實(shí)行統(tǒng)一的獎懲制度，獎懲分明、重獎重罰，同時(shí)將工作表現(xiàn)、工作能力和物質(zhì)待遇、職稱評定等待遇掛鉤，提供有競爭力的薪酬。當(dāng)員工確定付出和回報(bào)成正比，就會工作積極性高，更努力工作。

綜上所述，高校應(yīng)切實(shí)認(rèn)識到行政秘書隊(duì)伍的重要性，通過加強(qiáng)培訓(xùn)、提升素質(zhì)和提高待遇等手段，打造一支穩(wěn)定的行政秘書隊(duì)伍，從而謀求更好更廣的發(fā)展前景。

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