淺談高校后勤管理信息化建設(shè)

鐘濤

自二十世紀(jì)末以來(lái)，我國(guó)高等教育進(jìn)入到高速的發(fā)展階段。隨著高校的擴(kuò)建和招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校的后勤服務(wù)面臨著服務(wù)能力有限，資源短缺等困難，無(wú)法適應(yīng)學(xué)校迅速發(fā)展的需要。我國(guó)高校后勤適時(shí)進(jìn)行管理信息化改革，在解決高校發(fā)展中出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題時(shí)發(fā)揮了較大用。管理信息化是要將管理硬件與軟件有機(jī)的結(jié)合在一起，從而實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，達(dá)到管理的效率最大化。因此，在推進(jìn)高校后勤信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)遵循實(shí)事求是、循序漸進(jìn)、整體推進(jìn)的原則，按照信息化的特點(diǎn)和規(guī)則來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)。

高校后勤信息化是指在高校后勤的管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)方面，應(yīng)用先進(jìn)的通信、計(jì)算機(jī)、軟件和互聯(lián)網(wǎng)等信息化的產(chǎn)品和技術(shù)，廣泛利用學(xué)校內(nèi)外信息資源，提高生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理水平，提高高校后勤的競(jìng)爭(zhēng)能力。

一、高校后勤信息化建設(shè)是必然的選擇

（一）信息技術(shù)的發(fā)展要求高校建立信息化后勤

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已將全世界數(shù)以億計(jì)的計(jì)算機(jī)連接在一起，計(jì)算機(jī)正在改變整個(gè)人類，我們進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代。進(jìn)入二十一世紀(jì)，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)又一個(gè)快速發(fā)展時(shí)期。在整個(gè)社會(huì)外部因素的影響和教育自身系統(tǒng)不的斷發(fā)展，引起了教育系統(tǒng)內(nèi)部自身的深刻變革。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，低價(jià)格、高性能的現(xiàn)代信息化在教育系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，作為高等教育的子系統(tǒng)的后勤系統(tǒng)也必然要重視其自身的信息化建設(shè)，以適應(yīng)整個(gè)社會(huì)信息化建設(shè)的發(fā)展需要。

（二）高校后勤社會(huì)化的改革需要管理的信息化

近年來(lái)，高校后勤社會(huì)化改革取得了較好的成績(jī)，為我國(guó)高等教育的發(fā)展提供了有力的后勤保障。根據(jù)科學(xué)發(fā)展觀的要求，高校后勤改革應(yīng)注重結(jié)構(gòu)、規(guī)模、效益、質(zhì)量等的協(xié)調(diào)發(fā)展，這就對(duì)后勤服務(wù)提出了更高的要求，后勤系統(tǒng)提供高水平的服務(wù)與管理，重質(zhì)量、重效率，這也需要現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，這就要大力發(fā)展后勤的信息化建設(shè)。

后勤信息化最重要的是提高了工作的效率和管理水平，提高了師生對(duì)后勤服務(wù)的滿意度。因此，加強(qiáng)后勤信息化建設(shè)是推進(jìn)后勤發(fā)展，進(jìn)一步深化后勤社會(huì)化改革的重要手段之一。

二、高校后勤信息化建設(shè)的特點(diǎn)

高校后勤是一個(gè)比較特殊的行業(yè)，屬于第三產(chǎn)業(yè)服務(wù)行業(yè)，但它又不同于社會(huì)上其他的后勤服務(wù)。首先，高校后勤服務(wù)不以贏利為目的，服務(wù)對(duì)象是教職員工和學(xué)生，且必須要保證教學(xué)、科研有序進(jìn)行；其次，在服務(wù)過(guò)程中，先服務(wù)，后算賬，或根本無(wú)法算賬。如教育部領(lǐng)導(dǎo)檢查、兄弟院校訪問(wèn)考察等突發(fā)性或臨時(shí)性活動(dòng)，后勤單位需要臨時(shí)準(zhǔn)備會(huì)議室、用餐、用車等，無(wú)條件配合，這些人、財(cái)、物都不可能提前預(yù)算或預(yù)支。

信息化管理是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)有機(jī)整體的重要因素，同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息化管理又是一個(gè)切實(shí)整合人、財(cái)、物為體的系統(tǒng)工程，高校后勤系統(tǒng)的信息化管理在此基礎(chǔ)上又有自己的特點(diǎn)：

（一）信息整合力度大

各高校原有后勤管理中大多采用手工統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一。由于后勤內(nèi)部的部門較多，層層手工匯總很容易造成差錯(cuò)從而導(dǎo)致后勤管理工作的滯后和效率低下。因此，在信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要對(duì)各層次的信息做大量的整合，疏通信息傳遞的渠道，去粗取精，從而提高后勤管理的效率。

（二）各種核算標(biāo)準(zhǔn)都有了統(tǒng)一界定

在后勤管理中如何進(jìn)行更科學(xué)合理的量化工作業(yè)績(jī)和成本核算是后勤管理一直以來(lái)探討的關(guān)鍵。更準(zhǔn)確地說(shuō)是沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。各個(gè)高校的參考量都有所不同。相比之下，成本核算較為容易，而貢獻(xiàn)率不僅要考慮創(chuàng)收利潤(rùn)，還要考慮到其起到的輔助作用，如綠化、保潔、維修等。在后勤管理信息化之前系統(tǒng)地進(jìn)行成本核算和貢獻(xiàn)率核算是根本做不到的，這就對(duì)后勤管理提出了更高的要求，即如何找到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)界定貢獻(xiàn)率，信息化的后勤系統(tǒng)則能給出答案。

（三）信息反饋的及時(shí)性

后勤信息化建設(shè)即時(shí)分析各項(xiàng)數(shù)據(jù)、指標(biāo)的波動(dòng)，以更科學(xué)的做好后勤保障的工作。如降低采購(gòu)成本、及時(shí)調(diào)配辦公、科研用房、如何節(jié)水節(jié)電等，這在原有管理體制下時(shí)根本不可能實(shí)現(xiàn)的。信息化的高校后勤系統(tǒng)能對(duì)各種信息做到及時(shí)有效的收集，這樣就能最大化的滿足用戶的要求。

三、高校后勤信息化建設(shè)的意義

推進(jìn)和加強(qiáng)高校的勤管理，傳統(tǒng)的方法和手段很多，但這些手段需要大量的時(shí)間、人力和物力，且管理的廣度和深度難以適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)情況復(fù)雜、信息變化快的客觀要求。隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息的高速發(fā)展，信息化建設(shè)是高校后勤良性發(fā)展、自主經(jīng)營(yíng)的必由之路。因此，推進(jìn)和 加強(qiáng)高校后勤管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)是當(dāng)前加快后勤發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

目前，我國(guó)高校后勤部門在利用信息化管理的手段上還比較落后。隨著高校逐年擴(kuò)建、擴(kuò)招，學(xué)校師生員工的人數(shù)也逐年增加，對(duì)吃、住、行等后勤服務(wù)的要求也越來(lái)越高。同時(shí)，隨著學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施的不斷增加，后勤的服務(wù)范圍也在不斷擴(kuò)大。部門眾多，校區(qū)分散，這就要求我們提供后勤服務(wù)的管理方法和模式也要適應(yīng)這一新形式的變化。有效地利用網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化管理手段，保障學(xué)生和教職員工的正常學(xué)習(xí)和生活，這就要求后勤保障系統(tǒng)的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化的前提是信息化，標(biāo)準(zhǔn)化依靠信息化來(lái)推進(jìn)，標(biāo)準(zhǔn)化為信息化建設(shè)予以支撐。因此，當(dāng)前加強(qiáng)高校后勤管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)具有極其重要的意義：

（一）加強(qiáng)高校后勤的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，利于及時(shí)的了解各項(xiàng)信息，為管理和決策提供依據(jù)。建立一套高校后勤管理系統(tǒng)內(nèi)的覆蓋全校的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可集中到具體一部門，涵蓋面廣，包容性大，觸角可以延伸到每個(gè)辦公樓、教室、宿舍、教工，學(xué)生、現(xiàn)場(chǎng)感、服務(wù)性強(qiáng)，信息量大，便于管理部門及時(shí)、廣泛收集各類信息，為學(xué)校后勤管理的決策提供依據(jù)和指導(dǎo)。

（二）加強(qiáng)高校后勤的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于方便快捷地傳遞用戶和營(yíng)管理者的聲音，有效把握動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)和交流渠道，使管理能及時(shí)到位，從而提高服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)能力和管理效果。高校后勤管理信息系統(tǒng)可及時(shí)傳輸豐富的信息，用戶在不透露身份的情況下暢所欲言，便于管理部門及時(shí)了解真實(shí)情況，便于改進(jìn)與管理，管理者和用戶可通過(guò)論壇、電子信箱等進(jìn)行互動(dòng)交流而無(wú)所避忌。

（三）加強(qiáng)高校后勤的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，利于集中的，有針對(duì)性地解決某個(gè)問(wèn)題，調(diào)研統(tǒng)計(jì)信息，簡(jiǎn)化辦事程序，提高管理效率和水平。