新形勢下必須切實加強地方報宣傳報道檔案建設

摘 要：地方報宣傳報道檔案是一個區域發展的歷史記錄，是直接反映一個地區經濟社會發展情況的重要信息，也是進行工作查考、經驗總結、歷史研究的依據和基礎。做好宣傳報道檔案管理工作有著十分重要的現實意義和歷史意義。加強地方報宣傳報道檔案建設既要明確目標，構建全方位、多層次的室藏體系，也要建章立制，多措并舉，建立統一管理、定期移交制度，還要分類整理、編目，實行計算機管理，構建現代化宣傳報道檔案信息管理系統。

關鍵詞：地方報 宣傳報道 檔案建設

中圖分類號：G2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0240-02

隨著經濟社會的不斷發展進步，作為時代的一個烙印，地方報宣傳報道檔案越來越呈現重要作用。地方報宣傳報道檔案是指報紙在宣傳報道活動中形成的、經過整理歸檔的各種稿件、錄音帶、照片等不同載體的文件材料。它是一個區域發展的歷史記錄，是直接反映一個地區經濟社會發展情況的重要信息，也是進行工作查考、經驗總結、歷史研究的依據和基礎。因此，做好宣傳報道檔案管理工作有著十分重要的現實意義和歷史意義。筆者結合多年來的工作實踐，本文就如何加強地方報宣傳報道檔案管理談一點粗淺思考。

1 加強地方報宣傳報道檔案建設要明確目標

面對日益激烈的報業競爭，地方報除了宣傳黨和政府的方針政策外，近年來，在“走轉改”中，開始更多地關注實際、關注基層、關注民生，關注老百姓，宣傳報道檔案內涵更加豐富多彩。因此，地方報宣傳報道檔案建設的目標應是構建全方位、多層次的室藏體系，主要應把握以下三點。

1.1 宣傳報道檔案的內容應更加廣泛

首先要根據中共中央宣傳部、國家檔案局制定的《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》（以下簡稱《新聞檔案管理辦法》）的規定，務必收集齊全本地區領導人、知名人士及經濟社會發展重要活動的宣傳報道材料；其次應加強對報紙專題報道、專欄報道、熱線跟蹤、先進事例、典型人物宣傳報道材料的收集，尤其是涉及本地區民生方面有重要影響的報道材料；最后是報紙緊密結合地方黨委、政府中心工作編纂的各種宣傳材料。

1.2 宣傳報道檔案的載體應更加多樣

除了繼續加強文字材料收集外，更應注重對圖片、影像資料的收集。這是因為圖片、影像資料在宣傳、教育等方面比文字材料更客觀、更形象，在新時期的利用率也越來越高。

1.3 宣傳報道檔案的原始材料應更加齊全

正式出版的文稿均是經過若干次加工而成的，對于記者在調查、采訪等過程中形成的原始資料及報社為采編、發稿等工作需要而搜集的有關資料更應注重收集，只有這樣，才能完整、準確地反映某一新聞事件的形成、發展過程。

2 加強地方報宣傳報道檔案工作要多措并舉

地方報的宣傳報道檔案產生于新聞采寫、編輯、組版等各個部門和全體記者手中，要確保宣傳報道檔案的齊全、完整，除了提高有關人員的檔案意識外，還必須建章立制，多措并舉。

2.1 實行宣傳報道檔案集中統一管理的制度

為加強宣傳報道檔案的管理，應對此項工作實行統一領導、統一制度、統一管理，建立專門的檔案管理網絡，嚴格按規定將有關材料移交綜合檔案室集中整理、保管與利用。

2.2 實行宣傳報道檔案的定期移交制度

由于報紙產生的宣傳報道檔案數量龐大，不可能像文書、會計等檔案一樣實行年度集中移交制度，各有關科室應每天向綜合檔案室移交當天產生的宣傳報道檔案，并將該工作作為科室的月度常規工作用制度形式固定下來。這樣就可以避免或減少因時間過長而造成材料的丟失，提高宣傳報道檔案歸檔的齊全率。

2.3 健全宣傳報道檔案歸檔工作的獎懲機制

在日常工作中，許多科室常常以工作繁忙為由，不交或少交檔案。報社應根據實際情況，制定切實可行的宣傳報道檔案歸檔工作的獎懲機制，納入對有關部門和有關人員的考核內容，杜絕或減少檔案丟失或占為已有等現象的發生。

3 加強地方報宣傳報道檔案建設要科學管理

地方報宣傳報道檔案的管理工作，應根據《新聞檔案管理辦法》的規定進行分類整理、編目入庫，并根據當前檔案管理工作的要求，實行計算機管理。

3.1 宣傳報道檔案的分類

分類是宣傳報道檔案整理的核心工作，只有分類確切、組合科學，才能建立起規范的宣傳報道檔案管理體系。根據報紙宣傳報道的特點，紙質材料可采用“年度—期限—欄目”的分類方法，保管期限參照《新聞檔案管理辦法》的規定執行，報紙欄目名稱調整時，有關分類方案、歸卷類目等也要及時調整。照片、錄音帶等特殊載體檔案可按專題結合時間進行分類。

3.2 宣傳報道檔案的編目

紙質宣傳報道檔案的編目方法可參照文書檔案編目方法執行，同一欄目目內的文件材料可按時間順序排列，同一新聞報道中所產生的若干材料應放在一起，并作一件處理。在此基礎上編制《案卷目錄》或《歸檔文件目錄》等檢索工具。

照片、錄音帶等特殊載體檔案在編目過程中，所應注意的是要把內容、時間、地點、人物、形成者等要素寫清楚。由于報紙產生的這類檔案較多，可按專題編制相應的檢索工具。

3.3 構建現代化宣傳報道檔案信息管理系統

隨著新聞事業的發展，要努力應用現代化技術，積極構建一個運行暢通、查閱便捷的宣傳報道檔案信息管理系統。通常的做法是，采用數據庫技術，建成宣傳報道檔案紙質、照片、錄音帶等分類數據庫，實現能按“主題”、“時間”、“責任者”等多種檢索的查閱途徑，提高宣傳報道檔案的查準率、查全率。

4 加強地方報宣傳報道檔案建設要放大作用

建設宣傳報道檔案的目的是為了更好地利用號檔案資料。在實際工作中，檔案管理人員應積極探索宣傳報道檔案的利用方式、方法，緊貼地方黨委、政府中心工作，面向廣大新聞工作者、面向基層、面向大眾，全方位地提供檔案服務，最大限度地發揮宣傳報道檔案在現代化建設中的作用。

4.1 圍繞地方黨委、政府中心工作，及時提供檔案服務

地方報的宣傳報道檔案，匯集了該地區大量的政治、經濟、文化信息，真實地記錄了該地區各行各業的發展變化，是地方黨委、政府及有關部門開展工作的有力幫手。例如，張家港市近年來開展了創建全國文明城市“三連貫”、全國雙擁模范城市“五連貫”、全國生態城市示范市、聯合國人居獎等各種創建活動，先后獲得了100多項國家級榮譽。在各種創建活動中，張家港日報社為各級考核組提供了較為齊全的宣傳報道資料，為順利通過各項考核驗收起到了重要作用。

4.2 圍繞新聞采編工作，積極提供專題信息服務

宣傳報道檔案中蘊藏著非常豐富的歷史信息和時代信息，能為記者就某一新聞報道的采編工作提供有關歷史背景。近年來，張家港日報社為上級各類采訪報道組提供了豐富的歷史資料和宣傳報道資料，對于記者了解某一新聞事件的發生、發展過程起到了較好的參謀作用。

4.3 圍繞廣大民眾，努力提供全方位的檔案信息服務

近年來，各級報紙大力貫徹宣傳報道貼近實際、貼近生活、貼近群眾的工作方針，報紙電子版已成為宣傳報道檔案為廣大人民群眾服務的新形式。例如，2004年《張家港日報》電子版就上了因特網，建立了數字報系統，2013年更是將所有歷史報紙進行數字化處理，形成完整的《張家港日報》數字化系統，內容包含了從創刊以來20多年的國內外時事報道、當地政治、經濟、文化、教育、體育、衛生等信息，特別是一些諸如天氣預報、樓市行情、車市動態、日用品價格、衛生保健知識、停電停水等信息都是廣大老百姓所十分需要的，他們可通過輸入日期、關鍵字、作者等字段迅速地查到所需信息，是報紙宣傳報道檔案對外服務的一個重要平臺。

4.4 圍繞文化建設，著力為地方積累豐富的歷史記錄

報紙宣傳報道檔案作為記錄一個地區發展變化的載體之一，對于積累、豐富當地的歷史文化資源有著較大的作用。近年來，張家港日報社積極為檔案館、圖書館等事業文化機構提供各類有保存價值的圖片、新聞資料，為開展歷史研究、編史修志等工作提供了豐富的歷史素材。在張家港市建縣（市）50周年大型展覽及各類歷史回顧活動中，張家港日報的宣傳報道和圖片檔案都發揮了不可替代的重要作用。