淺談現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)代社會(huì)各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和工作也越來(lái)越離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的使用和檔案的管理。現(xiàn)代事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展的過(guò)程也同樣包含了現(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新過(guò)程。現(xiàn)在檔案管理的作用對(duì)象不再是文件資料檔案的管理，大部分已經(jīng)轉(zhuǎn)向了電子信息化的電子文檔，也就是說(shuō)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展給我們企業(yè)檔案管理提供了新的發(fā)展平臺(tái)和方向，檔案管理工作方法和模式也在不斷地改革與創(chuàng)新。文章就現(xiàn)代化檔案管理工作的改革和創(chuàng)新的重要性和方法作簡(jiǎn)要的介紹和分析。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化檔案管理 創(chuàng)新 作用 方法

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）04（b）-0229-01

現(xiàn)代社會(huì)各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和知識(shí)都在不斷的創(chuàng)新與發(fā)展，可以說(shuō)是現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展都是源于改革和創(chuàng)新。近些年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化科學(xué)都在不斷的進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)為了適應(yīng)這些創(chuàng)新和發(fā)展，為了在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)占據(jù)有利的位置，就要不斷加強(qiáng)企業(yè)的各種管理工作的建設(shè)和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的控制，企業(yè)的檔案管理工作就是其中一種。為了加快企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)企業(yè)員工的工作效率和工作能力，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就要不斷引進(jìn)各種先進(jìn)的、有效的管理方法和系統(tǒng)，企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，是企業(yè)各種活動(dòng)傳遞的有力媒介，因此，我們也要加強(qiáng)企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，提高企業(yè)的檔案管理水平和能力，提升企業(yè)各種活動(dòng)的管理水平和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和進(jìn)步。

1 現(xiàn)代化檔案管理工作創(chuàng)新的作用和意義

在現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，我們生活中的方方面面都離不開(kāi)創(chuàng)新與發(fā)展，企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理工作也不例外。

首先，根據(jù)時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，我們要想企業(yè)能夠不落后于其他競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、不落后于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境，就必須要客觀地面對(duì)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的各種變化和企業(yè)內(nèi)部制度的各種改革創(chuàng)新，檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部重要的管理工作之一，也要跟隨時(shí)代的潮流不斷創(chuàng)新，不斷進(jìn)步。也就是說(shuō)企業(yè)的檔案管理工作的創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的必然要求。

其次，國(guó)家的歷史和現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展告訴我們，一成不變只能帶來(lái)社會(huì)和國(guó)家的落后，要想國(guó)家和企業(yè)能夠繁榮富強(qiáng)，就要學(xué)會(huì)變。所謂變則通，通則達(dá)，就告訴了我們創(chuàng)新是發(fā)展的動(dòng)力和源泉，因此，企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展也依賴于企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，通過(guò)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，能夠給企業(yè)的內(nèi)部管理和企業(yè)帶來(lái)發(fā)展的動(dòng)力和生機(jī)，使得企業(yè)能夠蓬勃生長(zhǎng)。

最后，檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，說(shuō)明了其社會(huì)功能的改進(jìn)和提高，檔案管理工作水平的提高，也增加了人們對(duì)于社會(huì)各種資料和資源的開(kāi)發(fā)和利用，大大節(jié)省了各種不可再生的資源、人力和財(cái)力，也大大方便了檔案管理工作人員的工作，加快了企業(yè)處理檔案信息的工作效率，提高了企業(yè)檔案管理能力和質(zhì)量。

2 現(xiàn)代化檔案管理工作存在的問(wèn)題

所謂的檔案管理工作就是指對(duì)各種工作單位中的信息和檔案的處理及管理，包括對(duì)檔案質(zhì)量的錄入、辨別、收集、管理及保存等工作。我們目前檔案管理最常見(jiàn)的就是人事檔案的管理、單位數(shù)據(jù)信息的檔案管理以及一些歷史文件資料的管理。縱觀我國(guó)現(xiàn)在各種事業(yè)單位的檔案管理工作，我們發(fā)現(xiàn)了一些普遍問(wèn)題。

2.1 檔案管理記錄不全

我們發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)于一些檔案信息的記錄不重視，對(duì)于檔案信息的記錄也不仔細(xì)，也由于檔案記錄工作缺乏一定的監(jiān)督機(jī)制，使得檔案記錄工作人員對(duì)于信息的錄入和收集表現(xiàn)出來(lái)很明顯的懈怠，就會(huì)導(dǎo)致很多信息錄入不全，項(xiàng)目資料不完整，而那些疏忽的資料和信息有可能會(huì)導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的分析不準(zhǔn)，了解不到位，進(jìn)而影響公司的項(xiàng)目決策。

2.2 檔案管理人員缺乏專業(yè)性

很多企業(yè)的檔案管理人員的工作能力和專業(yè)水平表現(xiàn)出現(xiàn)很大的差別，一些專業(yè)水平高的檔案管理人員的企業(yè)和單位的檔案更清晰明了，各種信息收集也很齊全，公司的信息管理水平也比其他檔案管理人員水平低的企業(yè)要高很多。這就說(shuō)明很多企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)不到位，檔案管理人員的培訓(xùn)工作沒(méi)做好，導(dǎo)致企業(yè)整個(gè)檔案管理綜合能力低下。

2.3 檔案管理體系雜亂

有些企業(yè)的一些檔案管理工作分配不合理，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)漏記、重記的現(xiàn)象，或者出現(xiàn)公司員工的各種檔案沒(méi)有及時(shí)更新、收集，這都說(shuō)明企業(yè)的檔案管理體系的不健全，使得企業(yè)的檔案管理工作人員對(duì)自己任內(nèi)的工作沒(méi)有認(rèn)識(shí)清楚，浪費(fèi)了企業(yè)的資源，同時(shí)也降低了企業(yè)的工作水平和能力。

3 現(xiàn)代化檔案管理工作創(chuàng)新的方法和措施

針對(duì)上文提出的現(xiàn)代檔案管理問(wèn)題，下面提出一些方法和措施來(lái)改進(jìn)并創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理。

3.1 檔案管理思想的創(chuàng)新

我們要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理意識(shí)和管理思想的創(chuàng)新。我們要建立一個(gè)現(xiàn)代化和信息化的檔案管理思想，改變企業(yè)檔案管理工作的輕忽狀態(tài)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新意識(shí)的建設(shè)，注重培養(yǎng)企業(yè)檔案管理人員的工作意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，使得檔案信息的使用效益和經(jīng)濟(jì)效益得到提高與發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

3.2 檔案管理方式的創(chuàng)新

由于現(xiàn)在企業(yè)的檔案資料和信息的繁多和信息更新的迅速，使得檔案資料管理難度加大，這就要求我們要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量，因此我們要不斷對(duì)企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，在企業(yè)有限的資源下，不斷的優(yōu)化檔案信息的錄入、收集和管理方式，同時(shí)也要加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)代化設(shè)備和檔案管理軟件的更新。

3.3 檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)和創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新就是企業(yè)檔案管理人才的創(chuàng)新，因此企業(yè)就要不斷的吸收創(chuàng)新型的優(yōu)秀檔案管理人才，同時(shí)要對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的普及和培訓(xùn)，推動(dòng)企業(yè)優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)與建設(shè)，促使企業(yè)檔案管理水平的提高和發(fā)展，進(jìn)而提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量和企業(yè)的發(fā)展規(guī)模。

綜上所述，我們可以看出現(xiàn)代化檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著重要的作用和意義，因此我們要不斷加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，以提高企業(yè)的檔案管理能力，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

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