完善高職學籍檔案管理實現學籍檔案價值

摘 要：完善高職學校學籍檔案管理工作，實現學籍檔案價值，對于提高教學管理和教學質量有著十分重要的意義。高職學籍檔案管理是高職學校教學管理的一個重要組成部分，是學生在校期間全過程情況的記載，本文針對高職學校學籍檔案管理中存在的現狀及建議進行相應的分析和論述。

關鍵詞：學籍檔案 管理 作用 現狀 建議

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0223-02

高職學籍檔案管理是學校教學管理工作的一個組成部分，也為骨干校建設提供有價值的支撐數據，學籍檔案是在學籍管理過程中生成的，這些學籍檔案材料要求教務工作人員認真收集、整理、裝訂，并按照學籍檔案管理的要求立卷歸檔送交學校檔案部門永久保存。學籍檔案除了能為師生提供使用，還要為教學、科研、行政管理和骨干校建設提供服務。

1 高職學籍檔案管理工作的重要作用

隨著教育體制的改革、人才的選拔、就業觀念的轉變，高職學籍檔案在社會中得到越來越廣泛的重視和應用。因此，完善高職學籍檔案管理，研究其特點及規律，分析學籍檔案管理中存在的問題，探討對策，不但可以促進高職檔案管理的發展，而且對于推進教學改革、提高教育質量和辦學水平等都有著重要的意義。

學籍檔案的形成有一定的過程和時段，文件之間有不規律時間聯系，學生的學籍檔案有明確的起始和終止時間，形成以時間為進程。學籍檔案不僅影響到整個學校檔案管理的完整性，更重要的是會影響到對一個人的全面了解和如何合理的使用人才，高職學籍檔案包括錄取新生花名冊、新生登記表、學籍卡片、在校名冊、學生成績總表、畢業審批、論文答辯、學生學籍異動材料、學生獎勵（優秀學生、獎學金等）材料、學生違紀處分材料等等，記載了學生自入學到離開學校整個學習和生活的過程，具備查考價值的資料檔案。因此，收集和利用好高職學籍檔案，是高職學校檔案管理工作的重要任務，為了能讓學籍檔案管理為骨于校建設提供有價值的數據，應該采取有效措施逐步完善學籍檔案管理。

2 高職院校學籍檔案管理工作中的現狀

高職學籍檔案記錄了一所學校自辦學后所有學生的在校信息，與每位畢業生的切身利益息息相關，具有憑證作用及社會服務功能，前段時間，有很多已經畢業的學生回校查學籍檔案，因工作后表現優秀，現要被選拔、任用、考核，需要在校期間的學籍檔案，并要求復印，學校雖然有這些學生的學籍檔案，但往往這些數據都存在填寫內容不全，雜而很亂，造成檔案資料的缺失。看到學生的無奈，我們深深地體會到： 高職檔案部門必須抓好學籍檔案管理，決不能再給學生留下任何遺憾。學籍檔案包含的內容較多，隨著高校招生人數的增多，高職的學籍檔案管理工作壓力越來越大，受傳統的管理理念和管理方法的制約，目前高職學籍檔案管理工作主要存在以下問題。

2.1 高職學籍檔案管理制度不完善，標準不統一

雖然多數高職學校都按照教育部頒布的學生管理規定去進行學籍檔案管理工作，但是沒有一個統一的管理標準，都按照自己的理解和方法去管理學籍，沒有建立一套完善的學籍檔案管理制度，使高職的學籍檔案管理工作不能落到實處，導致學籍的原始檔案殘缺不全或雜亂無章。導致學籍檔案材料雜亂且降低了使用的價值。

2.2 職責范圍不清，管理意識缺乏

高職教學管理人員認為學籍檔案沒什么實際用途，學籍管理人員缺乏應有的學籍檔案管理意識，在實際工作中，有些學籍檔案的填寫錯誤或格式不統一，沒有嚴格的按照檔案管理相關規定對檔案進行管理，使檔案失去了它的真實性和應用性。教學管理有關部門職責范圍不清，學生在校期間一些重要信息資料，如獎學金或競賽項目獲獎材料，計算機等級考試證書、大學英語三四六級考試取得各項比賽的材料和所受處分材料等等缺乏完整性，有的根本沒有記錄，使得學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性，給今后的管理帶來諸多不便，也會影響高校學籍檔案的質量，從而削弱了學籍檔案的社會價值。

2.3 高職學籍檔案歸檔質量偏低

學院教務處在整理2001級至2009級學籍檔案時，發現學籍檔案里錯誤很多，如填寫內容不全、出現錯別字、亂填亂改、文字材料紙張規格不對、學生畢業照片版面多樣，并沒有按要求的粘貼、材料沒按規定傳遞或文件丟失、學生鑒定表填寫雷同等等。以上原因都是因為教學管理部門收集資料缺乏監督檢查和業務指導，導致學生學籍檔案在收集整理過程中出現缺失和混亂，造成學籍檔案缺乏，學籍檔案無法為學生提供服務。

2.4 高職學籍檔案沒有充分發揮潛在價值，幫；原因是管理模式落后

學籍管理人員沒有認識到檔案管理與學籍管理相統一的重要性，工作中缺乏主動和創新性，高職檔案管理工作隨意性大，制度不嚴，管理的落后，使得學籍檔案在教學管理、教學研究及學生管理工作中沒有及時有效地發揮作用，高職學籍檔案管理只是停留在收集、整理、歸檔的層次，沒有對學籍檔案進行深層次的信息加工，沒為教學創新或教學管理提供有價值材料依據，也很少為骨干校建設提供有價值數據，無法實現學籍檔案最大價值。

3 做好高職學籍檔案管理工作的建議

高職學籍檔案的內容包括學生在校學習期間形成的具有保存利用價值的信息檔案，是教學檔案的主體和核心。這些在學生成長與實踐活動過程中所形成的文字材料，真實地反映了學生在校的全過程，對于學校、個人及社會了解學生具有重要的憑證作用和參考價值。那么，如何加強高職的學籍檔案管理工作，使高職學籍檔案的發揮最大價值，是目前高校管理者值得思考的問題。

3.1 明確認識學籍檔案管理的重要性

學籍檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是為高職院校各項決策服務的，是為骨干校建設服務的，是為廣大師生服務的。學籍檔案是關系到學生自身前途有價值的資料信息，是學生步入社會留給用人單位第一印象。目前高職學籍檔案分散于學工處、教務處、各院系等職能部門，各教學管理部門應加強溝通，形成良好的資源共享，這樣就要求學籍管理人員必須認真履行崗位職責，加強學籍檔案日常管理，注重對學籍材料的收集和積累。并對平時形成的學生各種學籍材料，規范的進行整理、登記、分類、編目并及時歸檔，管理人員要從思想上認識到學籍檔案的重要性，明確歸檔要求和范圍，并制定有關學籍材料歸檔的規章制度。

3.2 跟蹤收集，實行動態管理

學籍情況一直處于不斷的變化之中，這就要求各職能部門、各個環節負責學籍管理的工作人員，應根據新的情況變化對有關學籍管理的文件材料，隨時收集整理，及時認真記載。一份學籍檔案的形成從入學登記到畢業證的審批要經過幾年的時間，跟蹤收集就是對學籍異動學生的學籍材料進行后續補充收集，這些材料跨越時間長，不一定具有連續性，這就要求學籍管理人員高度負責、主動跟蹤收集、補充歸檔，只有將各環節中的形成材料收集齊全并加以整合，才能確保學籍檔案的完整性。

3.3 提高為學生服務的意識

學校領導、各職能部門領導要高度重視高職學籍檔案工作，要結合實際，使全體師生增強對學籍檔案的重視，支持高職學籍檔案的收集、檢查和整理工作。學生管理老師，特別是班級輔導員，要明確學籍檔案對學生的重要性，使學籍檔案收集整理過程走上規范制度化的道路。招畢辦、學生處、教務處、學院辦公室、各院系部要協作，保證學生學籍檔案的收集、整理并及時、準確、全面的保證學籍檔案工作的順利進行，只有各教學部門聯合起來，這樣才能更好的為學生提供準確、有價值的資料。

3.4 加強高職學籍檔案信息化建設，體現學籍檔案價值

學籍網絡信息化管理，使全體師生信息傳輸更加方便、快捷；各個院校的教務系統、學生管理系統、招生與就業管理系統和各系部應實行對接，建立學籍檔案的信息庫，實現信息查詢的實時互動。這就要求理順管理部門的工作職責，使學籍檔案收集按時、保質的按制度進行，學籍檔案管理應分清責任并明細化。要達到這種管理模式，高職學籍檔案管理人員就需要學校方方面面的理解和支持。同時，學籍檔案的工作人員一定要與時俱進，充分認識學籍檔案管理工作的新要求，積極探索學籍檔案開發利用的創新思路和方法。

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