對信息時代人事檔案管理的探討

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，人事檔案管理也應該與時俱進，采取更科學快捷的手段進行管理。可以說檔案管理引入信息化手段是時代的發展趨勢，也是目前人事檔案管理研究的主要問題。本文通過信息時代對人事檔案管理的客觀要求，以及發展方向做出分析，根據分析結果，提出在信息時代背景下建立與完善人事檔案信息管理的策略。

關鍵詞：信息化 人事檔案 管理

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0230-01

隨著我國科學技術的不斷進步，信息技術的發展更是突飛猛進，信息技術已經應用到各領域中，信息化水平的運用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進入信息化時代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術等方面要做出相應變革才能適應社會進步和經濟快速發展的新時代的要求。

1 信息時代背景下人事檔案管理的新要求

1.1 檔案信息數字化

信息時代的一個重要標志就是計算機技術的發展以及被廣泛的應用到各領域中，社會進步后就需要有新的檔案管理模式，可以對人事檔案進行更科學的、更完善的管理。為了滿足信息時代人事檔案管理的新需求，首先要對原有的檔案資料進行全面的數字化轉型，即借助電子手段將紙質人事檔案轉變為數字式的人事檔案，以數據庫的形式進行存儲。

1.2 檔案信息傳輸網絡化

由于人事檔案中含有大量的個人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見人事檔案對保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質的形式進行記錄、保存，因此在移交過程中要經過多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過程中出現泄密行為，很難確定具體責任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過網絡就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風險。

1.3 檔案制訂標準化

在當今的信息時代下，信息資源共享是其中的主要內容，但是要達到信息共享有一個必要的前提就是信息標準化，也就是說所有信息資源在記錄、傳遞時使用統一的標準。人事檔案的傳統管理中缺乏規范性，導致社會人才信息整合困難。信息時代背景下需要將信息進行整合，采取的手段就是制定統一的檔案標準，借助人事檔案管理系統軟件對人事檔案進行管理標準化的管理，實現信息共享。

2 信息時代背景下人事檔案管理的發展趨勢

2.1 人事檔案的信息數字化管理

由于計算機技術在檔案管理領域的應用，信息時代的人事檔案管理必然會向檔案信息數字化的方向發展。人事檔案向的數字化管理方向發展的前提是建設出完善科學的管理系統軟件，因此在確定人事檔案信息數字化系統的基本框架之后，要謹慎選則安全系數高且相對完善的人事檔案應用軟件。人事檔案信息按照規定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質量控制，并充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。

2.2 人事檔案網絡化管理

在信息時代互聯網技術得到大力發展，將互聯網技術引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網絡化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權力的相關部門才能獲得調閱權限，還要保證信息在異地共享的過程中的安全。人事檔案管理的網絡化要依靠現代化的管理手段實現，因此對管理者素養的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實的檔案管理基礎知識，同時具備熟練的軟件操作能力。

3 完善人事檔案信息管理體制的策略

在信息時代的背景下檔案管理必然向數字化與網絡化發展，為了避免人事檔案在管理上出現問題，就必須從多方面加強控制，相關部門的人員組成以及相關規章制度都要進行優化。對人事檔案管理進行全過程監督，制定科學的績效考評機制。

3.1 實施專人負責制

在信息時代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業技能，例如掌握必要的信息化管理知識，具有檔案保護等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數職不利于檔案管理，因此對檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業能力過硬的檔案管理人員專職負責，將職責劃分清晰，無論哪一環節出現問題都能確定責任人。

3.2 提高檔案管理人員素質

當前我國有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續工作，這種行為導致檔案管理部門人員結構單一，不能及時注入新鮮血液，一味以老方法開展工作影響現代化建設進度。要優化人員組成，有計劃的引進人事檔案管理的專業人才，對原有檔案管理人員定期進行職業培訓，全面提高工作能力。

3.3 完善內部管理模式

科學、完善的管理制度可以對人事檔案管理部門日常工作進行監督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據具體情況制訂詳細的工作流程，依照流程進行檔案信息化管理。

3.4 制定內部考核機制

要有公平的評價機制和考核機制才能確定檔案管理人員在工作中的表現，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進的，因此，要根據人事檔案管理的特點制定一套獎懲制度。對工作認真，有突出貢獻的工作人員在精神以及物質上進行雙重獎勵，給予“優秀工作者”的稱號以及一定數額的獎金；對工作能力差，態度不認真，工作出現失誤的工作人員進行罰獎金、批評，造成嚴重后果者給予處分或追究法律責任。

3.5 經費實行全面管理

在檔案管理信息化的同時也要注重財務方面的問題，人事檔案信息管理計劃必須是全面的，將管理過程中出現的一切費用都納入預算管理。以收支平衡為原則編制預算表，按照上級部門的撥款安排支出。

4 結語

人事檔案管理在信息時代必將發生巨大變化，為了能適應需求現存的人事檔案管理模式要及早開始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經驗建設符合人事檔案管理特點的管理體系。目前科學技術發展迅速，所以要關注科技科學技術的發展及時掌握最新的科技知識，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學發展觀為指導，將人事檔案管理向著更深層次的數字化、標準化、集成化的方向發展。

參考文獻

[1]陳燕軍.構建信息時代檔案信息服務的新平臺[J].黑龍江檔案，2011（3）.

[2]王云慶，李曉麗，武丹.關于創新人事檔案管理制度與模式的探索[J].中國人力資源開發，2007（4）.

[3]陳文煜.新時期人事檔案管理的問題和思考[J].機電兵船檔案，2010（2）.