探究高校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

摘 要：在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高校基礎(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要的意義。本文分析了高校檔案管理工作規(guī)范化的意義，從檔案的收集、分類、保存、應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié)找出了高校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑。

關(guān)鍵詞：高校檔案 規(guī)范化 新途徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）07（a）-0223-01

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成擁有一定保存價(jià)值的文字、聲音、影像資料。檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作，從1987年國(guó)家教委下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見》，到2008年國(guó)家教育部下發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，都體現(xiàn)出國(guó)家對(duì)高等教育檔案管理工作的重視程度。從學(xué)校自身看，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高校基礎(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要的意義。

1 新時(shí)期高校檔案管理工作規(guī)范化的意義

檔案的規(guī)范化管理是指注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián)、配合，形成檔案管理合力，通過“合規(guī)”操作，體現(xiàn)出檔案在收集、分類、保管、利用等方面的層層銜接與遞進(jìn)關(guān)系，以便于更好的提高高校檔案管理效率。一方面，實(shí)現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可明確檔案管理的工作流程。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，在“收集、分類、保管、利用”等每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的任務(wù)，只要某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了紕漏，就會(huì)影響到整個(gè)檔案系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。而規(guī)范化管理，通過明確每個(gè)環(huán)節(jié)的工作重點(diǎn)和工作任務(wù)，能夠從細(xì)節(jié)抓起，通過強(qiáng)制性的合規(guī)操作，實(shí)現(xiàn)“依法治檔”，促進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)的科學(xué)性和完整性，推進(jìn)高校檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和檔案利用知識(shí)化進(jìn)程。另一方面，實(shí)施規(guī)范化管理，可以提高檔案管理人員工作的工作主動(dòng)性。檔案的規(guī)范化管理，能夠明確每個(gè)部門、每個(gè)檔案管理人員的工作責(zé)任，通過明確某一環(huán)節(jié)的目標(biāo)，使得每個(gè)部門、每位工作人員能夠各盡其職，工作職能上沒有沒有重疊和交叉，防止在檔案管理過程中的各部門間“推諉”、“扯皮”、“不作為”和“齊抓不共管”的現(xiàn)象發(fā)生。

2 高校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

高校檔案的規(guī)范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應(yīng)用等四大環(huán)節(jié)，只有做到每個(gè)環(huán)節(jié)既相互獨(dú)立又互相聯(lián)系，才能夠體現(xiàn)出規(guī)范化的集約與高效。

2.1 高校檔案的收集階段

收集階段是高校規(guī)范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對(duì)高校在教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、學(xué)生工作、招生就業(yè)等方面的工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的分析與嚴(yán)格的把關(guān)鑒定，并能夠及時(shí)的收集有保存價(jià)值的資料。在實(shí)際工作中，首先要明確相關(guān)部門的職責(zé)，依法治檔、依法管檔、“應(yīng)收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質(zhì)量保障。當(dāng)前，高校普通在學(xué)生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點(diǎn)放到教學(xué)與學(xué)術(shù)研究、教師檔案等方面。高校檔案必須以師生為本作為自己的發(fā)展方向，以“使用者至上，服務(wù)第一”的原則，收集、開發(fā)檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標(biāo)，在檔案的收集中體現(xiàn)人文關(guān)懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務(wù)理念，使檔案收集工作服務(wù)于學(xué)生。

2.2 高校檔案的分類整理階段

檔案的分類是高校檔案管理系統(tǒng)的第二階段工作，在這一環(huán)節(jié)中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)編目，明確檔案層級(jí)及信息間的邏輯關(guān)系。在分類階段，做好過程控制與監(jiān)督檢查，實(shí)現(xiàn)程序化分類控制是關(guān)鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標(biāo)準(zhǔn)，做到事前有依據(jù)、計(jì)劃與布置，事中有檢查、監(jiān)督，事后有驗(yàn)收、總結(jié)。要摒棄傳統(tǒng)的根據(jù)“歸檔時(shí)間”進(jìn)行分類的方法，大力實(shí)施“復(fù)合型”分類法。

2.3 高校檔案的保管階段

檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)，高校要盡最大的努力實(shí)現(xiàn)檔案的“無(wú)破損”、“零丟失”管理，延長(zhǎng)檔案保存的周期。對(duì)于數(shù)字化檔案，要引入穩(wěn)定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源的數(shù)字化、信息化進(jìn)程，做好日常的數(shù)據(jù)庫(kù)更新與維護(hù)，高校要指定專人進(jìn)行系統(tǒng)軟件硬件升級(jí)，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)備份與保密制度，購(gòu)置有效的防火墻，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，為數(shù)字檔案的管理與利用提供可靠的運(yùn)行平臺(tái)。要進(jìn)一步落實(shí)好檔案管理的相關(guān)“標(biāo)準(zhǔn)化”建設(shè)，根據(jù)學(xué)校自身實(shí)際，出臺(tái)《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管辦法》以及《檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施細(xì)則》、《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管考核規(guī)定》等規(guī)章制度，推進(jìn)檔案的“標(biāo)準(zhǔn)化”進(jìn)程。

2.4 高校檔案的利用階段

“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現(xiàn)代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)能夠確保檔案的“應(yīng)保盡保”和合理編排、安全保存，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標(biāo)。高校檔案管理部門要在合理設(shè)置密級(jí)，保證安全性的前提下，廣泛創(chuàng)新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴(kuò)大檔案利用的覆蓋面，增強(qiáng)檔案利用的服務(wù)效能。檔案管理部門可根據(jù)用戶的要求，為每個(gè)用戶建立“檔案數(shù)據(jù)包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務(wù)，主動(dòng)建立與檔案使用者的聯(lián)絡(luò)紐帶，為其查詢和導(dǎo)航檔案資料，使檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校的各個(gè)部門，為學(xué)術(shù)研究提供資源庫(kù)，為學(xué)生的成長(zhǎng)與發(fā)展提供參照物，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重大決策做好參謀。

總之，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高校基礎(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要的意義。實(shí)現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動(dòng)性。在未來的發(fā)展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責(zé)，做到“應(yīng)收盡收”，進(jìn)一步完善檔案管理結(jié)構(gòu)；在檔案的分類階段，要實(shí)現(xiàn)程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)；在檔案的利用階段，要體現(xiàn)人本理念與個(gè)性人服務(wù)；最終才能夠更好的實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。

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