企業(yè)外部招聘與入職流程設(shè)計(jì)

摘 要：通過(guò)外部招聘尋找和儲(chǔ)備優(yōu)秀人才，是企業(yè)吐故納新、注入“新鮮血液”的需要。面對(duì)各種各樣的外部招聘方式，除進(jìn)行人員招聘規(guī)劃、進(jìn)行招聘成本預(yù)核算和進(jìn)行招聘方式選擇外，每個(gè)企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)設(shè)計(jì)本企業(yè)的外部招聘與入職流程。科學(xué)的外部招聘與入職流程設(shè)計(jì)是關(guān)系企業(yè)人員補(bǔ)充效率、保障人力資本質(zhì)量、促進(jìn)人力資源管理體系順暢運(yùn)行等的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：招聘 外部招聘 入職 人力資源管理 流程設(shè)計(jì)

中圖分類(lèi)號(hào)：F240 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2013）03-233-02

外部招聘方法包括在報(bào)紙和雜志等媒體上刊登招聘廣告，并從外部尋找人員來(lái)填補(bǔ)職位空缺。企業(yè)從外部招聘人員的渠道很多。那些快速成長(zhǎng)的企業(yè)和需要大量技術(shù)工人或管理人員的企業(yè)就需要從外部招聘。外部招聘因其人員選擇范圍廣泛、有利于帶來(lái)新思想和新方法、大大節(jié)省培訓(xùn)費(fèi)用等特點(diǎn)，深受企業(yè)的青睞。本文以江蘇JX公司為例，對(duì)該企業(yè)目前人力資源管理中的外部招聘與入職流程設(shè)計(jì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并給出優(yōu)化方案。

一、JX公司簡(jiǎn)介和招聘入職管理現(xiàn)狀

JX公司是一家民營(yíng)生產(chǎn)性企業(yè)，主產(chǎn)高檔合成耐火原料系列產(chǎn)品，迄今已有30年歷史，是國(guó)內(nèi)耐火材料行業(yè)骨干企業(yè)之一。目前進(jìn)入新的發(fā)展階段，然而民營(yíng)企業(yè)傳統(tǒng)的管理模式，隨意性的工作作風(fēng)一直困擾著企業(yè)，成為制約企業(yè)快速發(fā)展的主要瓶頸，人力資源管理問(wèn)題更是十分突出。

該企業(yè)擁有員工330人，包括管理人員10人、技術(shù)人員9人、一般行政人員18人和車(chē)間普通操作工人293人。人力資源部剛成立不久，有2名成員。該企業(yè)人員招聘和入職管理都不規(guī)范。車(chē)間工人的招聘主要由辦公室主任在公司門(mén)口張貼招工啟事或偶爾設(shè)攤本市人才市場(chǎng)，或由部門(mén)負(fù)責(zé)人托熟人招工；技術(shù)人員的招聘主要通過(guò)到本市人才市場(chǎng)、相關(guān)高校對(duì)口專(zhuān)業(yè)、利用51job求職網(wǎng)站等方式進(jìn)行招聘；管理者的招聘主要是熟人推薦，由總經(jīng)理親自招聘面試；高級(jí)管理者的招聘則通過(guò)外部企業(yè)高薪挖人或內(nèi)部提拔。

二、對(duì)JX公司現(xiàn)行外部招聘與入職流程分析并診斷問(wèn)題

人力資源部只是負(fù)責(zé)利用51job求職網(wǎng)站進(jìn)行人員招聘和入職登記手續(xù)。

人員入職和離職很少及時(shí)到人力資源部門(mén)辦理相關(guān)手續(xù)，甚至出現(xiàn)某個(gè)員工已離廠一個(gè)月，新進(jìn)員工到崗很長(zhǎng)時(shí)間，人力資源部都不知道等不可思議的事情。

1.招聘采用了內(nèi)部招聘和外部招聘兩種方法。其中外部招聘采用的方法有：招聘廣告、各級(jí)各類(lèi)人才市場(chǎng)、校園招聘、互聯(lián)網(wǎng)、熟人推薦。

2.該企業(yè)整個(gè)管理體系的混亂，導(dǎo)致人力資源管理流程極不規(guī)范，造成該部門(mén)職能?chē)?yán)重喪失。人員招聘不是由人力資源部門(mén)專(zhuān)門(mén)集中管理，而是分散到各個(gè)部門(mén)，不僅招聘的質(zhì)量受到質(zhì)疑，使人力資源部不能及時(shí)掌握人員流動(dòng)狀態(tài)，同時(shí)造成了整個(gè)流程的極度混亂。

3.因部門(mén)負(fù)責(zé)人甚至總經(jīng)理對(duì)招聘親力親為，管理者陷于瑣碎的日常事務(wù)中，分散了管理精力。

4.沒(méi)有按照企業(yè)的中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際狀況制定一個(gè)完整的招聘計(jì)劃，隨意性太強(qiáng)，對(duì)于規(guī)范管理、合理配置各種資源、節(jié)約成本以及保證各項(xiàng)計(jì)劃工作的順利實(shí)施十分不利。

5.規(guī)范化的人力資源管理意識(shí)的普遍缺乏。

三、對(duì)JX公司現(xiàn)有外部招聘與入職流程設(shè)計(jì)的優(yōu)化設(shè)計(jì)

（一）人力資源部擴(kuò)建、人力資源管理意識(shí)培養(yǎng)和相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)

1.增加人力資源部人員配置，選用并任命有多年人力資源管理經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)經(jīng)理人1名，具備人力資源管理知識(shí)及工作經(jīng)驗(yàn)的人力資源主管1名，加上現(xiàn)有的2名人員，打造一個(gè)專(zhuān)業(yè)化的人力資源管理團(tuán)隊(duì)。

2.利用各種會(huì)議、宣傳欄、聚會(huì)、比賽、內(nèi)部刊物、內(nèi)部發(fā)文以及組織培訓(xùn)等方式，學(xué)習(xí)人力資源管理知識(shí)，提高管理意識(shí)，規(guī)范化運(yùn)作程序。

3.理順人力資源部和其他各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，明確各部門(mén)在人員招聘上應(yīng)履行的職責(zé)。由人力資源部門(mén)集中管理人員招聘。

（二）外部招聘與入職流程優(yōu)化設(shè)計(jì)（見(jiàn)上流程圖）

上流程圖左邊灰色列有▲1-▲8共有8個(gè)層級(jí)，分別根據(jù)每個(gè)層級(jí)解讀流程的含義和實(shí)際操作過(guò)程。

▲1制定人力計(jì)劃。（1）提出人力需求計(jì)劃：人事主管根據(jù)公司中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃及現(xiàn)實(shí)需求，制定人力資源規(guī)劃與招聘計(jì)劃。用人部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出用人計(jì)劃，并將用人計(jì)劃上報(bào)人事主管。（2）提出人力計(jì)劃：對(duì)各部門(mén)用人計(jì)劃?rùn)z查核實(shí)，制定臨時(shí)招聘計(jì)劃，將招聘計(jì)劃報(bào)人力資源部經(jīng)理審核。（3）計(jì)劃的各層領(lǐng)導(dǎo)審核：人力資源部經(jīng)理根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃、年度人力資源計(jì)劃及臨時(shí)用工計(jì)劃，對(duì)人事主管提交的人力計(jì)劃和招聘計(jì)劃進(jìn)行全面審核。人事主管審核的范圍包括計(jì)劃的真實(shí)性、可行性等，并結(jié)合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，以及市場(chǎng)人力資源供應(yīng)情況，匯總各方面意見(jiàn)進(jìn)行審核確認(rèn)，將審核后的人力需求計(jì)劃上報(bào)常務(wù)副總，再由常務(wù)副總根據(jù)管理權(quán)限對(duì)招聘計(jì)劃進(jìn)行審批，然后下發(fā)人力資源部，同時(shí)轉(zhuǎn)相關(guān)用人部門(mén)備案；對(duì)超出常務(wù)副總審批權(quán)限的人員招聘計(jì)劃（一般指骨干主管職位以上的人員錄用），及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理審批后將招聘計(jì)劃逐級(jí)下發(fā)、轉(zhuǎn)人力資源部門(mén)予以實(shí)施。

▲2招聘計(jì)劃。人力資源經(jīng)理根據(jù)批示、組織相關(guān)資源，制定出詳細(xì)招聘計(jì)劃和具體招聘實(shí)施方案。制定招聘方案包括：工作時(shí)間表、人員招聘渠道確定、費(fèi)用預(yù)算、職位名稱(chēng)、職位資格要求確認(rèn)、崗位薪酬以及崗位職業(yè)生涯初步確認(rèn)、參加招聘工作人員以及面試考官確認(rèn)等等，協(xié)調(diào)各方面資源開(kāi)展招聘工作。

▲3招聘實(shí)施。選擇利用招聘渠道：人事主管根據(jù)實(shí)際崗位需要人員情況、依據(jù)人員招聘計(jì)劃、選擇合適的招聘渠道、（學(xué)校、媒體、獵頭、推薦等）、進(jìn)行招聘。現(xiàn)場(chǎng)具體招聘各個(gè)崗位人員、匯總分類(lèi)整理各個(gè)崗位應(yīng)聘人員資料。根據(jù)各個(gè)崗位要求進(jìn)行人員初步篩選。根據(jù)計(jì)劃時(shí)間表通知應(yīng)聘者參加第一次初試（面試、筆試）。

▲4篩選。根據(jù)簡(jiǎn)歷進(jìn)行篩選，挑選出符合招聘初步要求的簡(jiǎn)歷。

▲5面試。（1）初試：人事主管根據(jù)招聘方案組織各項(xiàng)資源，做好人員初試的準(zhǔn)備工作。（考題、會(huì)場(chǎng)布置管理、接待時(shí)間和人員安排等）組織協(xié)調(diào)對(duì)初選人員甄選（面試、筆試），初試合格者進(jìn)入復(fù)試程序，對(duì)初試合格者進(jìn)行登記備案，同時(shí)組織各用人部門(mén)準(zhǔn)備進(jìn)行復(fù)試。（2）復(fù)試：用人部門(mén)對(duì)初試合格者進(jìn)行復(fù)試，用人部門(mén)將復(fù)試合格人員名單提交人力資源部。用人部門(mén)審核內(nèi)容主要為業(yè)務(wù)方面的各項(xiàng)條件是否符合崗位工作要求。人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)審核涉及人力資源方面（個(gè)人發(fā)展、薪酬談判、誠(chéng)信調(diào)查、背景調(diào)查、證件審核、勞動(dòng)關(guān)系等）的各項(xiàng)條件是否符合企業(yè)和部門(mén)整體工作要求。匯總甄選意見(jiàn)，決定錄用人選。人事主管與用人部門(mén)按相關(guān)要求共同決定復(fù)試合格者人員名單，由人事主管將擬錄用人員名單以及各方面資料匯總后提交上級(jí)。

▲6復(fù)試后多層次審核、審定、審批。（1）人力資源部經(jīng)理對(duì)提交上來(lái)的待錄用人員資料結(jié)合公司人力資源計(jì)劃，結(jié)合公司人力資源計(jì)劃和總體人力要求進(jìn)行審核，將審核合格的人員上報(bào)常務(wù)副總審定。對(duì)于沒(méi)有通過(guò)的人員需要注明意見(jiàn)反饋給人事主管并轉(zhuǎn)用人部門(mén)。（2）常務(wù)副總對(duì)上報(bào)的待錄用人員進(jìn)行審定，對(duì)管理權(quán)限內(nèi)的待錄用人員進(jìn)行審批，同時(shí)可以要求用人部門(mén)和人力資源部門(mén)進(jìn)一步甄選確認(rèn)，最后將決定錄用員工名單批件轉(zhuǎn)人力資源部通知錄用，錄用結(jié)果和審批意見(jiàn)備份送秘書(shū)處轉(zhuǎn)總經(jīng)理存檔審查。對(duì)超出常務(wù)副總審批權(quán)限的待錄用人員及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理審批，如有必要可參與人力資源部門(mén)的進(jìn)一步甄選，及時(shí)將審批結(jié)果逐級(jí)轉(zhuǎn)達(dá)到人事主管。

▲7人員錄用：所有員工的入職手續(xù)必須在人力資源部門(mén)辦理。（1）下錄用通知單：人事主管將錄用審批結(jié)果轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)部門(mén)（用人部門(mén)和行政財(cái)務(wù)部門(mén)），人事主管及時(shí)通知錄用人員并做好人員錄用的準(zhǔn)備工作。（2）辦理報(bào)到手續(xù)：由人事主管辦理被錄用人員的報(bào)到手續(xù)，填寫(xiě)職工登記表等個(gè)人資料，并通知用人部門(mén)。（3）辦理接收手續(xù)：各用人部門(mén)辦理被錄用人員的接收手續(xù)，人事主管與錄用人員簽訂勞動(dòng)合同，安排被錄用人員上崗。

▲8結(jié)束。

參考文獻(xiàn)：

1.張巖松.人力資源管理案例[M].北京：中國(guó)社會(huì)科學(xué)出版社，2006

2.羅伯特·L·馬西斯等.人力資源管理[M].北京：北京大學(xué)出版社，2003

（作者簡(jiǎn)介：張鳳武，教授、博士，研究方向：企業(yè)管理、國(guó)際貿(mào)易，黑龍江科技學(xué)院黨委常委、副校長(zhǎng)；樂(lè)正紅，碩士，研究方向：人力資源管理，黑龍江科技學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院；祁雅南，碩士，研究方向：企業(yè)投融資風(fēng)險(xiǎn)管理，黑龍江科技學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 黑龍江哈爾濱 150027）

（責(zé)編：賈偉）