高校系部辦公室工作人員能力建設問題

摘 要：隨著高等教育的發展，高校對辦公室工作人員的要求越來越高。文章在闡述高校系部辦公室工作特點的基礎上，分析了辦公室工作人員應具備的基本素質，總結出應從加強學習、鍛煉修養、強化服務和注重實踐四個方面提高辦公室工作人員的素質。

關鍵詞：高校 辦公室工作人員 素質培養

中圖分類號：G645

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）03-105-02

高等學校系部辦公室是高校內部設立的辦理行政性事務的工作機構，是展現學校風貌、聯系內外的一個窗口。辦公室工作人員的能力素質高低、執行力水平好壞將直接影響著整個學校管理工作的效率和效果，影響學校行政管理工作目標的控制和實現。隨著學校管理制度的不斷完善，如何在二級管理背景下更好地完成辦公室工作，辦公室工作人員應具備什么樣的基本能力及如何提高，是值得人們思考和探討的一個問題。

一、高校系部辦公室工作特點

1.綜合性。在高校管理體制中，學院的黨政機關、各職能部門的工作都必須與院系辦公室工作有機地融合起來，才能實現工作效能的最大化，從而保證學院各項工作有條不紊地運行。因此，辦公室必須配合好上下各部門的工作，高效及時地處理各類問題，扮演好“進口”和“出口”的角色。

2.服務性。系部辦公室工作的核心就是服務。服務領導、服務本單位教職工、服務各級職能部門。無論是協助領導作決策，或是接待來訪賓客，抑或是傳達教職工的訴求等等，每一件事都關乎大局，關乎形象，關乎身邊同事的切身利益。因此，辦公室工作人員的服務意識高低顯得尤其重要。

3.時效性。時效性是系部辦公室工作的另一個重要特點。在二級管理背景下，此方面問題尤為突出。各職能部門往往在同一時間段下達各種任務，要在短時間內妥善處理這些工作并順利完成本單位日常事務，這就給辦公室工作人員帶來一定的壓力和工作難度。能否保時保質保量地完成工作，將直接影響到各服務對象工作的有序進行，甚至影響到系部的穩定發展。

二、高校系部辦公室工作人員應具備的基本素質

高校系部辦公室的工作特點，決定了辦公室工作人員必須具備一定的基本素質，其能力的高低是辦公室能否發揮參謀助手、輔助決策、綜合協調以及信息溝通作用的關鍵。這些基本素質包括：

1.堅定的政治素養。政治素質是人的綜合素質的核心。高校辦公室是一個相對特殊的崗位，是溝通院系、服務領導、服務師生的重要樞紐，要求工作人員必須能夠又快又準確地領會領導決策的精神實質，并在此基礎上加以貫徹落實，這就要求辦公室工作人員必須具備較高的政治素養和領悟能力。此外，辦公室經常接觸到一些相對機密的信息，不論是上級下發的文件、同級部門的決策抑或是本單位內部發生的各類事件，都要求辦公室工作人員保持清醒的頭腦，堅定正確的政治方向，不能對外公開的信息絕不泄露。

2.扎實的業務能力。

第一，語言表達和文字表達能力。作為溝通上下、聯系內外的橋梁紐帶，良好的語言表達和文字表達能力至關重要。語言是交流的介質，語言能力的高低直接決定了溝通交流的效果，為實現與學院黨政機關、職能部門的有機融合，實現用語言和溝通去說服、感染他人，從而更好地完成本職工作，良好的溝通能力必不可少。這同時也是建立良好人際關系的基礎。語言表達和文字表達能力直接體現了系部辦公室的工作能力，也間接反映了整個單位的管理水平和工作成效。

第二，應急應變能力。應急應變能力是指面對意外事件，能迅速地作出反應，尋求合適的方法，使事情得到合理的解決。隨著社會的不斷發展，高校突發事件的發生率越來越高，形式也越來越多樣。作為行政秘書，往往最先接觸到這些事件，這就要求辦公室工作人員必須不斷提高自身的應急應變能力，不斷補充知識，靈活地處理各類問題，將危害減小到最低程度，維護好系部的形象及安全穩定。

第三，理解與領悟能力。所謂的理解與領悟，包含了兩層含義。第一層，就是要明白領導的字面要求是什么，完成這個任務的步驟是什么，該如何著手去做，即理解。第二層就是要弄懂領導的隱含要求是什么，布置這項任務實際上是為了達到什么效果。而通常，領導不會直接透露這些要求，那么就需要辦公室的工作人員自己去領悟。如果不具備理解與領悟能力，那么工作就不能照著領導決策的方向發展，也就無法實現學院行政管理的工作目標。

第四，指揮和激勵能力。領導制定的決策無論多么完美，如果不能被有效地執行，同樣達不到預期的效果。為了使系部師生朝著同一個目標去努力，就需要適當的指揮，而通常扮演這樣角色的人，就是辦公室管理人員。首先需要分清什么人能勝任什么工作，把任務分配好，同時要注意指揮的態度和語氣；其次要加以適度的激勵措施，以提高師生完成任務的積極性與使命感。

第五，控制協調能力。這里所謂的控制，即跟進任務的能力。領導的決策一旦形成指令下達，辦公室除了需要將工作分配給對應的人執行，還有一個更重要的任務就是跟進、追蹤甚至考核任務的完成情況，必須保證各項工作在規定的時間內保質保量地，有效圓滿地完成，這就是控制。而在執行決策的過程中，領導與領導之間、領導與職能部門之間、領導與普通教師之間，抑或是師生之間都可能針對某一問題產生意見分歧，那么這個時候就需要辦公室出面進行協調，正確處理師生員工之間的矛盾，共同推進工作的開展。

第六，抗挫抗壓和社會適應能力。辦公室工作與其他平行工作崗位相比，承擔著比他人更重的壓力和責任，甚至是挑戰，其受挫的幾率大大地提高。這些壓力除了來自繁重與緊張的工作，還來自于人際交往，和諧的人際關系是辦公室工作順利進行，減少挫傷的一個重要前提。因此，辦公室工作人員在提高思想覺悟和認識能力的基礎上，應注重培養人際交往的能力和社會適應能力，努力營造良好的人際關系氛圍，學會正確對待挫折與壓力，為其選擇恰當的發泄途徑，學會管理情緒。

3.積極的創新意識。現代辦公室人員正在面臨著日益復雜多變的事務，這就要求辦公室工作人員必須學會創造性地開展工作，不斷更新觀念，與時俱進，積極探索解決問題的新思路、新辦法。與此同時，還應加強學習，積極認識新生事物，培養開拓創新的工作意識。

4.健康的身心素質。高校管理人員除了應該具備較好的抗挫抗壓和社會適應能力之外，還應具備健康強健的體魄和樂觀向上的心態。俗話說，身體是革命的本錢，健康的身體是高質量完成工作的首要前提，辦公室人員應注重調節合理的作息時間，加強體育鍛煉，這樣才能保持精力充沛地投入到日常工作中。另外，良好的心理素質，健全的人格也是有效地開展工作的有力保障。

三、高校系部辦公室工作人員素質培養途徑

一般而言，高校院系辦公室工作人員素質越高，則辦公室管理工作的質量越高，反之則低。因此，辦公室工作人員應重視并不斷加強自身素質的培養，以適應社會發展的需要。

第一，加強學習。首先，積極主動地學習理論知識，關心時事政治，加強自身政治素養；其次，全面了解與高等教育相關的政策和發展趨勢，輔助領導做好決策；第三，掌握現代化辦公工具的使用方法，提高工作效率；第四、加強高等教育管理學和高校管理心理學等學科知識的學習。

第二，鍛煉修養。首先，培養高尚的道德情操。辦公室是學校對外的窗口，辦公室工作人員更應模范遵守社會公德與職業道德，堅持自重、自省、自警和自勵；其次，應加強文明禮儀的學習和應用。為人師表又肩負著聯系內外的使命，擁有優雅的談吐和脫俗的言行顯然是極其重要的。除此之外，職場禮儀也是辦公室工作人員的必修課之一。

第三，強化服務。服務性是辦公室工作的一大特點，尤其是在信息高速發展的今天，更需要辦公室工作人員深入各個環節，了解實際情況，積極主動地收集、掌握與整理有效信息，為領導決策提供可靠的依據。此外，辦公室工作人員還肩負著協調內外的重要使命，包括協調領導與本單位其他成員之間，任課教師之間，任課教師與行政人員之間，教師與學生之間，抑或領導與職能部門同事之間的關系。因此，良好的服務意識和積極主動的工作態度是處理好本單位大小事情的前提和保證。

第四，注重實踐。每一個人所擁有的能力都不是與生俱來的，而是需要經過后天的學習、體驗和沉淀慢慢培養鍛煉出來的。作為辦公室工作人員，更應該在實際工作中磨練自己，學會在失敗中不斷總結經驗教訓，不讓同一個錯誤兩次發生在自己身上。在工作過程中鍛煉自己靈活應變的思維，形成歸納、整理和總結的良好習慣，在實踐中獲取寶貴的工作常識和處事技能。

高校系部辦公室作為學校聯系內外的窗口，實現溝通的橋梁，其工作人員綜合素質的高低、服務意識的強弱將影響領導決策的執行效果，影響學校的聲譽以及持續發展。因此，高校應加強對系部辦公室工作人員素質的培養，為其搭建學習提升的平臺，以便更好地為廣大師生服務。

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4.周霞.淺談辦公室工作人員能力建設問題[J].科教文匯，2009（2）

（作者單位：長江職業學院 湖北武漢 430074）

（責編：若佳）