檔案管理現代化淺析

摘要：實現檔案管理現代化是時代發(fā)展的要求。充分認識檔案管理現代化的特點及內容，是檔案管理現代化的基礎，制定加快檔案管理現代化的措施，是實現檔案管理現代化的重點。

關鍵詞：檔案管理；現代化；措施

隨著科學技術的不斷發(fā)展，社會信息化及電子政務的出現，實現檔案管理現代化是歷史發(fā)展的必然。檔案現代化管理相對傳統管理而言，是以系統理論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機數字通信等技術組成的最佳結構體系。它能充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對象在確定目標下其整體動態(tài)的最佳效果。

計算機數字通信的應用遍布社會生活的各個領域，它已經成為一種普遍存在的工作方式，檔案存取、辦公自動化、電子文件數量的增加，都對計算機提出了較高的要求。檔案數據處理的特點是數據量大、結構復雜、保管時間長，計算機要求被加工的檔案數據必須正確、完整和規(guī)范并可及時增加和修改，硬盤作為電子檔案的載體，發(fā)揮著不可替代的作用，它容量大、體積小，可以把大量檔案、文件的數據存儲在里面，并且可以隨時隨地修改，成為存放檔案較為理想的載體，大大節(jié)省了空間，使得查找和管理更為方便，從而提高了工作效率。

一、檔案管理現代化的特點及內容

1.檔案管理現代化的特點

一是數字化。借助各種現代高新技術，實現檔案資源數字化存儲、加工、流轉、利用與控制。包括檔案資源數字化整理、建設檔案數字化信息資源庫、建設檔案數字化信息網絡。二是網絡化。借助計算機與網絡技術，實現不同檔案保管單位之間以及用戶之間的信息檢索與共享。

2.檔案管理現代化的內容

一是管理思想的現代化。管理思想現代化，就是要更新觀念，提高對檔案管理現代化的認識。要實現檔案工作的最終目的，必須要有先進的管理思想和科學的管理方法，做到“洋為中用”。在認識上，要大力宣傳檔案現代化管理的重要性及優(yōu)越性。二是管理人才的現代化。它是檔案管理現代化的保證，應當有一批掌握現代化技術，具有管理才能和專業(yè)知識的人才。因為社會的需要，檔案工作者僅僅掌握專業(yè)知識是不夠的，還必須掌握各種相關的學科知識，特別是現代科學知識。另外，要重視新型人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)一批高級檔案管理專業(yè)人才，實現人才的更新。三是管理方法的現代化。它是檔aBkDpApP1cskCfGxzR2dGgpLxoRPUtzK+D3L3Tu1wHU=案管理現代化的體現，主要是運用現代化的管理。建立健全規(guī)章制度，是檔案管理方法現代化的一個重要部分。四是管理手段的現代化。它是檔案管理現代化的標志，它包括運用計算機等現代設備和手段對檔案進行管理。充分和利用現代化管理設備和保護措施，加大對檔案管理工作的投入，盡快實現檔案管理手段現代化。各級檔案部門要在檔案管理軟件和硬件建設上下本錢，充分使用現代化的管理手段，提升檔案管理工作科學化、信息化水平。

二、加快檔案管理現代化的有效措施

1.更新檔案管理觀念是前提

沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，也還是不能解決現有檔案管理觀念滯后性和檔案管理發(fā)展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統檔案管理觀念的基礎上構筑檔案管理現代化的大廈。

2.加強基礎工作是根本

加強基礎工作是檔案管理現代化的前提，要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。在檔案管理基礎工作的各大環(huán)節(jié)中，計算機數據的準備工作是一個大的工程，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案現代化的進程。

3.集中統一管理機制要健全

目前，檔案信息現代化的管理體制同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要是集中統一管理不力，應下決心解決這一問題，從管理制度上保證業(yè)務技術規(guī)范、標準，軟硬件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應納入統一的檔案信息現代化管理之中，以利于檔案的系統化查找利用，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。

4.抓好數據庫建設是關鍵

目前，檔案管理現代化從總體上看，仍處于由文件處理向信息管理的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發(fā)和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。當前若能把數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡連接形成開放的分布式數據庫群，將大大提高檔案管理現代化水平。

5.重視人才培養(yǎng)和引進是方向

推進檔案信息現代化的關鍵是人才，檔案信息現代化的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響現代化水平的提高。要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施加快現代化技術人才的引進和培養(yǎng)，抓好知識更新、引進、消化，使檔案人員掌握信息技術的新知識，以適應信息技術發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑，多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

6.集思廣益、科學決策是保證

目前，檔案工作改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務與推進現代化進行結合起來，正確的領導和協調起著重要的作用。因此，要提高行政決策的科學性和決策過程的民主性，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析、集思廣益，這樣才能避免失誤。要加強檔案信息現代化建設的協調工作，提出長期發(fā)展目標和指導方針，審定規(guī)范標準、實施方案，為提高新政決策水平建立制度保證。

檔案的現代化管理是一個系統性工程，需要各級檔案部門順應形勢，加強合作。從檔案管理現代化的基礎工作開始做起，樹立現代化管理意識，在廣泛采用先進技術基礎上，構筑網絡檔案管理平臺，促進檔案管理部門和檔案事業(yè)的科學發(fā)展。我們要抓住機遇，在現有基礎上積極采用先進的科技手段，努力實現檔案管理現代化，為檔案事業(yè)發(fā)展做出貢獻。

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